Dein Kopf ist keine ToDo-Liste – das Inbox-System für Soloselbständige

Wer hatte nicht schon einmal unterwegs in der U-Bahn die geniale Idee für den nächsten Blogartikel. Und sie prompt vergessen, als er wieder am Schreibtisch saß? Oder wußte auf einmal, was er seiner Tochter zum Geburtstag schenken wollte (das ist mir gerade passiert!). Auch viele Probleme lösen sich gerade dann, wenn man nicht mehr darüber brütet. Spontan und immer dann, wenn man eben nicht im Büro ist.

Problem Nr. 1: Der bloße Wille, sich den Geistesblitz zu merken, bis man das Geschenk kaufen, die Zeilen Code schreiben oder den Blogartikel verfassen kann, reicht leider nicht! Kaum schießt uns ein neuer Gedanke durchs Hirn (wieder so etwas total Geniales, natürlich) oder jemand ruft uns an, ist alles vergessen, was man unbedingt behalten wollte.

Problem Nr. 2: Und es wird noch gemeiner! Während der Arbeit kreisen die Gedanken um das, was man sich da merken wollte – und lenken dich von der Arbeit ab. Nachts suchen dich die nicht erledigten Dinge, die weder abgeschlossen sind noch irgendwo ein verlässliches Zuhause gefunden haben, als Grübelei heim. Was wollte ich nochmal tun, schreiben, kaufen, erledigen?

Die Lösung: Alles und jedes landet zuerst und immer (!) an einem Ort, an dem du es garantiert wiederfindest. In einer Art Eingangskorb, der Inbox.

Nach diesem Artikel weißt du, wie viele Eingangskörbe du wirklich brauchst, wie du sie einrichtest – und warum du ab heute nichts Wichtiges mehr vergisst.

Problem Nr. 1: Du arbeitest an deinem Gehirn vorbei

Gerade, wenn du eine Soloselbständige bist, jonglierst du nicht nur deine Ideen, sondern jede Menge andere Dinge. Und die kommen aus unterschiedlichen Quellen:

• Digitale Quellen: E-Mail, Messenger, Browser-Tabs, Voice Memos
• Physische Quellen: Briefe, Notizzettel, Visitenkarten, Prospekte, Steuerbescheide
• Der unsichtbare Kanal: Aufgaben, die in Meetings oder Telefonaten entstehen

Versuch besser garnicht erst, dir all das zu merken! David Allen, der Autor von “Wie ich die Dinge geregelt kriege (Getting Things Done)”, stellte fest, dass “The mind is for having ideas, not holding them “. Mit anderen Worten: Benutze dein Gehirn nur zu dem, wofür es geeignet ist: Kreativität, Produktion von Ergebnissen, Organisieren … Das Speichern von Ideen gehört nicht dazu.

Problem Nr. 2: Der Zeigarnik-Effekt – dein permanenter Störfaktor

Die Psychologin Bljuma Zeigarnik beobachtete Servicepersonal im Café und stellte fest: Der Kellner merkte sich mit bewunderungswürdiger Genauigkeit, wer was bestellt hatte. Bis er den Kunden bedient hatte. Danach verschwanden die Details aus seinem Gedächtnis. Dieses Phänomen kennt man heute als Zeigarnik-Effekt.

Für dich heißt das: Was du nicht erledigt hast, geistert in deinem Kopf herum. Stört dich bei der Arbeit und hindert dich am verdienten Schönheitsschlaf.

Außerdem weiß man, dass schon das Einplanen einer Sache dafür sorgt, dass dein Gehirn sie als erledigt ansieht und sie aus dem Arbeitsspeicher löscht.

Du brauchst also einen Ort, an dem alles, was dir einfällt (oder was man dir zuschiebt), zuverlässig gesammelt ist. Bis du Zeit hast, darüber zu entscheiden, was damit geschehen wird. Erst, wenn du ein System hast, das 100% aller Ideen, Lösungen, ToDos und Aufträge zuverlässig erfasst, kannst du dich wieder konzentrieren bzw. entspannen und ruhig schlafen.

Hier kommt: Die Inbox!

Was muss die Inbox leisten – und wie sieht sie aus?

Wann immer dir eine Aufgabe per E-Mail zugeht, du dir etwas vornehmen willst (”Kauf endlich mal die Regentonne für den Garten!”) oder du telefonisch eine Info erhältst: Du wirst oder kannst all das nicht sofort verarbeiten, aber willst es auf keinen Fall vergessen. Der altbekannte Eingangskorb (wer hat sowas noch?), heute die Inbox ist also der erste Schritt deines Produktivitätssystems, ob Du nun David Allen oder Carl Pullein oder wem auch immer folgst.

Sie muss dafür sorgen, dass

• dir nichts mehr verloren geht, was du noch erledigen oder benutzen willst
• das Aufnehmen schnell und reibungslos geht: Kein langes Suchen nach dem richtigen Tool.
• der Übergang von der ersten Idee zur Umsetzung, von der Aufgabe zur Bewertung, ob und wann du sie tun musst, leicht fällt
• du konzentriert arbeiten und nachts ruhig schlafen kannst, weil alles erst einmal aufgefangen ist!

Und das kann nur funktionieren, wenn du dir sicher bist, wirklich alles erfasst zu haben, was hereinkommt. Du siehst, die Inbox ist ein Ganz-oder-garnicht-Prinzip.

Die Inbox? Die Inboxen!

Wenn du unsere drei Quellen von eingehenden Informationen kennst, ist klar: Die Aufgaben, Termine, Ideen und Materialien sind so unterschiedlich, dass man sie nicht sicher an einer Stelle erfassen kann. Schon der Unterschied zwischen digitalen und physischen Materialien (aka Papierkram) führt zu mindestens zwei Orten, wo man sie sammelt.

Auf der anderen Seite ist ein System nur so gut, wie es sich benutzen lässt: Wer unterwegs Notizen in eine Handy-App spricht, am Schreibtisch Todoist oder Apple Notes verwendet und Schriftliches wahlweise in einem Notizbuch auf dem Nachttisch oder mit Klebezetteln am Küchen-Whiteboard hinterlässt, der verliert schnell den Überblick. Denn eine Inbox ist nur der erste Schritt für alles, was hereinkommt, und sie sollte regelmäßig geleert werden. Das kann nur funktionieren, wenn man die Zahl der möglichen Inboxen radikal beschränkt.

Ich persönlich halte es möglichst minimalistisch und habe diese drei Inboxen:

1. Mein Notizbuch – für alles, was man aufschreibt, und mit Tasche für Kleinkram unterwegs
2. Der klassische Eingangskorb – für alles, was als Papier hereinkommt
3. Die E-Mail-Inbox – ohne geht es nicht

Warum ist das so? Und warum kann das bei dir ganz anders sein und für dich noch besser funktionieren?

Deine persönliche Wahl entscheidet

Ja, die meisten Inboxen sind systemunabhängig. Statt mit der Hand zu schreiben tippst oder diktierst du vielleicht lieber eine Notiz in Apple Notes oder eine andere App. Oder du hast keinen Ablagekorb neben dem Schreibtisch, sondern einen Hängeordner oder eine Klarsichthülle, in der erst einmal alles Papier landet. Wichtig ist allein, dass du die Inboxen

• immer greifbar hast
• zahlenmäßig einschränkst
• gerne benutzt, weil du es sonst garnicht tust
• regelmäßig leerst!

Du siehst: Deine Inbox ist eine ganz persönliche Wahl. Im besten Fall macht es dir Spaß, sie zu benutzen. Das geht mir mit meinem Notizbuch jedenfalls so.

Die Rolle der Inbox im Workflow

Wenn du alles erfasst hast, was hereinkommt, bist du erst einmal auf der sicheren Seite. Aber: Eine Inbox ist keine ToDo-Liste. Oder arbeitest du E-Mails nach der Reihenfolge ihres Eintreffens ab? Die Inbox gibt dir vielmehr die Möglichkeit, in einem nächsten Schritt zu sortieren und zu priorisieren. Denn

• eine Aufgabe (”Kauf eine Regentonne!”) ist nicht dasselbe wie
• das Infomaterial, das du für ein Projekt brauchst (Liste der Pflanzen, die ich für den Garten kaufen will) oder
• ein Termin (”1.4. 10:00 Uhr Unser Garten – Messe besuchen”)

Nicht alles ist gleich wichtig oder kann gleich umgesetzt, benutzt werden. Das ist übrigens der Hauptgrund, warum ToDo-Listen scheitern: Sie sind vermischtes Zeug, das sich dir aufdrängt und immer ein schlechtes Gewissen macht, weil du nie alles abarbeiten kannst. Nein, danke!

In einem nächsten Schritt sorgst du dafür, dass alles dahin kommt, wo es umgesetzt oder benutzt werden kann – dein Produktivitätssystem. Ohne hier auf die Details einzugehen, sieht es grob so aus:

• Alles, was du in wirklich nur 2 Minuten erledigen kannst, gleich erledigen!
• Termine kommen in den Kalender
• Aufgaben und neue Projekte in deinen Taskmanager (wo immer du Projekte und Aufgaben bereit hältst)
• Materialien wie die Pflanzenliste oder Links zu Baumärkten in deine Materialsammlung (digital oder der gute alte Aktenordner)
• Alles, was du doch nicht brauchst oder tun willst: durchstreichen, löschen und sich gut fühlen!

Damit ist alles bereit für dich. Dort, wo du es anpacken kannst!

Inbox FAQ

Wenn du Fragen hast: Hier sind ein paar, die mir immer wieder gestellt werden.

Soll ich meine Inboxen nach beruflich und privat trennen?

Wenn du kannst, tu es nicht! Du bist ein Mensch, auch wenn du verschiedene Rollen einnimmst. Du musst es dir also nicht unnötig kompliziert machen.

Aber: vielleicht sind dir die Hände gebunden, weil du angestellt bist und dein Arbeitgeber eine strikte Trennung von beruflich und privat einfordert, du also z.B. mit dem privaten Laptop nicht ins Intranet mit Kalender und Projektmanagement kommst und eigene Tools im Büro nicht verwenden darfst. Dann hast du zwangsläufig mehrere Inboxen und Produktivitätssysteme.

Solltest du aber soloselbständig sein oder abends an einem zweiten Standbein oder Nebenberuf arbeiten, profitierst du von einem System, das alle deine Rollen integriert: Designerin, Mutter, Vereinsvorstand und was du sonst noch so bist.

Welches Notiz-Tools soll ich verwenden?

Kurz gesagt: Das, was du am liebsten benutzt und was dich ständig begleiten kann. Manche Tools lassen sich über Geräte hinweg synchronisieren und sind auch als Taskmanager geeignet (OneNote, Apple Notes, Todoist, Notion umd viele andere mehr). Wenn du sie schon für deine Notizen als Inbox benutzt, kommst du um das Übertragen von Notizen in Aufgaben oder Projekte herum.

Du bezahlst dafür aber mit der Verwaltung deiner Daten auf einem externen Server, der oft in USA steht. Deine Daten sind also nicht wirklich privat. Das ist also eine Ermessensfrage.

Was ist ein Braindump – und was bringt er mir?

Wenn du wirklich sicher gehen willst, nichts zu übersehen, machst du regelmäßig (am besten abends) einen Braindump. Du setzt dich vor deine App oder dein Notizbuch und lässt deine Gedanken wandern. Schreib alle Anregungen, Ideen, Aufgaben auf, die dir durch den Kopf gehen. Keine Denkverbote, keine Selbstzensur: Du weißt jetzt noch nicht, ob das, was du da aufschreibst., wichtig oder umsetzbar oder nötig ist. Hauptsache, du hast alles, was du im Kopf hattest, in deine Inbox geleert. Danach schläft man besser!

Brauche ich auch im Büro ein Notizbuch (oder meine App)?

Eigentlich könntest du die Idee, die dir während der Steuererklärung (dem Manuskript, der Zeitplanung) kommt, gleich in dein Produktivitätssystem einpflegen. Aber: Wenn du dich sofort näher mit der direkten Auswertung (Termin, ToDo oder was?) beschäftigst, verlässt du die Gedankenwelt deiner Aufgabe, an der du gerade sitzt. Nach einer solchen Unterbrechung kommt man nur schwer wieder in den Flow. Also schreib dir nur einfach auf, worum du dich später kümmern willst. Dann hast du den Kopf frei für die Arbeit, an der du gerade sitzt. Und die hoffentlich deine Prio 1 ist.

Wie gehe ich am effizientesten mit E-Mails um?

Diese Inbox (oder Inboxen, wenn du mehrere E-Mail-Adressen hast) suchst du dir nicht aus. Und sie füllt sich mit schöner Regelmäßigkeit von allein. Der Übergang von E-Mails in dein Produktivitätssystem ist meist nicht nahtlos. Notion z.B. bietet die Möglichkeit, dein Gmail-Konto mit deinem Notion-Account zu verbinden, so dass du alles im Blick hast. Aber wer nutzt schon im Geschäftsverkehr Gmail.

Wer sein System mit Microsoft Office aufsetzt, kann dagegen in Outlook E-Mails in ToDos verwandeln. Ich habe das aber nicht ausprobiert.

Für mich nutze ich das System von Carl Pullein: Inbox Zero 2.0. Mit dem Mailclient Thunderbird, der auch ein Kalender-Plugin hat. So, wie ich die E-Mail-Inbox durchgehe, sortiere ich den Inhalt nach:

• Überflüssig (Spam, Unwichtiges) ⇒ ab in den Papierkorb
• Materialien (z.B. auftragsbezogen) ⇒ in einen passenden Unterordner, Anhänge in den Ordner auf meinem Rechner speichern
• Termine ⇒ Terminanfragen, die als solche formatiert sind, übernehme ich direkt in den Kalender, andere übertrage ich manuell
• Alles andere (Aufgaben, Vorschläge, Anfragen, Ideen …) ⇒ Unterordner “ToDo”, den ich täglich durchgehe und Dinge abarbeite oder – wenn das nicht gleich möglich ist – in mein System übernehme. Eine komplexe Angebotsanfrage lässt sich schließlich nicht in 5 Minuten erledigen.

Bild: Engin Aykurt