Als Einzelunternehmerin gut vorbereitet für den Krisenfall

Kurz zusammengefasst: Wenn du als Solo-Selbstständige ausfällst, fällt dein Betrieb aus – es gibt keine Vertretung und ohne Krankentagegeld auch keine Lohnfortzahlung. Vorsorge ist deshalb keine Selbstfürsorge-Frage, sondern Teil deiner Betriebsvoraussetzungen. Statt mit Optimalwerten zu arbeiten, legst du pro Bereich vier Dinge fest: eine Zielgröße (was du erreichen willst), eine Aktion (das Einzige, was du wirklich beeinflussen kannst), eine Untergrenze (die kleine Version, die auch bei wenig Energie noch klappt) und einen Frühindikator – ein Signal, das anschlägt, bevor Erschöpfung, Zeitknappheit oder Liquiditätsdruck messbar sind. Erschöpfung und leeres Konto sind Spätindikatoren: Wenn du sie spürst, ist die Sache gelaufen. Angewendet wird das auf fünf Bereiche: Schlaf, Körper, Freizeit und seelische Belastbarkeit, Arbeitsumgebung und finanzieller Puffer.

Dienstagmorgen, 39,2 Grad

Du liegst im Bett und rechnest. Nicht wie lange es dauert, bis du wieder fit bist – sondern was jetzt alles liegen bleibt.

Das Angebot, das heute eigentlich rausgehen sollte. Vielleicht sogar noch der Kundentermin am Donnerstag. Natürlich der geplante Projektfortschritt. Und die Rechnungen für diese Woche müssen auch geschrieben werden, wenn das Geld auf deinem Konto ankommenkann.

Du bist Solopreneurin, One Woman Show – es gibt niemanden, an den du die Arbeit jetzt übergeben kannst. Und keine Lohnfortzahlung, wenn du nicht für ein Krankentagegeld versichert bist.

Du wirst dich also vermutlich krank an dem Schreibtisch schleppen. Aber das sollte nicht sein! Wenn du diese Herausforderung voraussiehst, kannst du dir vieles erleichtern.

Vorsorge – unsexy, aber der einfachste Weg zu mehr Entspannung im Krisenfall

Nein, es geht nicht um Work-Life-Balance, sondern um ein paar Dinge, auf die du als Selbständige oder Feierabend-Businessfrau achten kannst, um die besten Voraussetzungen zu schaffen, dass du

• möglichst wenig ausfällst
• ausgeruhter und effektiver arbeitest und
• im Fall des Falles nicht die totale Katastrophe erlebst.

In einem Unternehmen sorgt man dafür, dass die gesetzlichen Regeln zum Arbeitsschutz eingehalten werden, damit sich niemand verletzt. Ruhezeiten sind Pflicht. Auch ein Mausarm oder ein Rückenproblem werden mit der richtigen Arbeitsplatzausstattung verhindert oder behandelt,

Du hast dieselben Anforderungen. Aber weil du es „nur“ für dich selbst machst, klingt es plötzlich nach Wellness, Work-Life-Balance – und rutscht bei den meisten von uns auf der Prioritätenliste nach hinten, hinter alles, was direkt mit unseren Aufträgen und Kunden zu tun hat. Es geht hier aber darum, wie du deinen Betrieb am Laufen halten kannst.

Also: Was passiert wenn du ausfällst? Und wie baust du Problemen vor?

Stell dir diese Fragen am besten lange bevor du krank wirst. Wenn du das nicht beantworten kannst, hast du kein Produktivitätsproblem. Du hast ein Risikoproblem – und dagegen helfen Produktivitätstechniken nicht.

Nein, du musst nicht alle Fragen geklärt haben, bevor du mit deinem Unternehmen überhaupt startest. Auch im laufenden Betrieb treten Probleme oft neu auf, an die wir vorher garnicht gedacht haben. Wenn du schon mal schlaflose Monate mit einem Neugeborenen durchgemacht hast, weißt du: Keiner sagt dir vorher, wie es wirklich ist. Und was du tun kannst, um diese Zeit besser durchzustehen.

Hier wie da geht es darum, handlungsfähig zu bleiben, obwohl es gerade schwer fällt. Die fünf Bereiche, die jetzt kommen, sind deshalb keine Selbstfürsorge-Checkliste für tiefenentspanntes Arbeiten. Sie sind Teil der Betriebsvoraussetzungen deines Ein-Personen-Unternehmens.

First things first: Halte es so, dass es für dich machbar ist

Die meisten schlauen Ratgeber für die Hartgesottenen unter uns gehen von der optimalen Situation aus: Jeden Tag acht Stunden Schlaf, regelmäßige Morgenroutine mit Meditation und Training. Für eine gute finanzielle Sicherheit sechs Monate Rücklagen. Und natürlich das ideal ein gerichtete Büro, in dem du jeden Tag deine Produktivität voll ausleben kannst.

Und es gibt jede Menge Tipps und Routinemaßnahmen, mit denen du dahin kommst.

Das Problem: Es funktioniert nur so lange, wie die Bedingungen optimal sind, wie alles gut läuft. Du brauchst aber eher eine Lösung für Zeiten, wo es nicht so gut aussieht. Denn dann weichen wir oft von unserer zu optimistischen Planung ab und lassen gleich das ganze Projekts fallen.

Deshalb: Definiere für jeden Bereich, in dem du besser aufgestellt sein willst, nicht nur eine Zielmarke und die Aktion, mit der du sie erreichst, sondern eine Untergrenze. Eine Zahl oder eine Regel, die du auch bei wenig Energie und Kapazität einhalten kannst.

Die fünf Bereiche, auf die es ankommt

Für jeden Bereich brauchst du also drei Dinge:

• deine Zielgröße (was genau willst du erreichen)
• deine Aktion, mit der du sie erreichst
• und ein Fallback, wenn es nicht so gut läuft

Deine Aktion ist das Wichtigste, weil du hier die Möglichkeit hast, gezielt auf das gewünschte Ergebnis Einfluß zu nehmen. Wer schon einmal Diät gemacht hat, weiß: Die Gewichtsabnahme kannst du nicht kontrollieren, nur dein Eßverhalten.

Um die Lage schneller abschätzen zu können, beobachtest du am besten zusätzlich einen Frühindikator. Einen Wert oder eine Erfahrung, die dir möglichst früh zeigen, dass es (noch oder gerade) nicht so läuft wie geplant.

Der Frühindikator ist wichtiger, als er klingt. Körperliche oder seelische Erschöpfung, enge Finanzen und Zeitknappheit sind leider nur Spätindikatoren: Wenn du sie spürst oder messen kannst, ist die Sache schon gelaufen. Was du brauchst, ist das Signal, das vielleicht drei Wochen früher auftritt.

Lass jetzt mal die für deine Leistungsfähigkeit und Sicherheit wichtigen fünf Bereiche durchgehen!

1. Dein Schlaf

Ausreichender, guter Schlaf ist ein Faktor, der so vieles beeinflußt. Er kann Entscheidungsqualität, Fehlerquote und Stimmung fördern.

Erwachsene sollten regelmäßig sieben oder mehr Stunden Schlaf haben. Wie viel jemand wirklich braucht, schwankt allerdings. Regelmäßig weniger Ruhe ist aber sogar mit einer Reihe negativer Folgen verbunden. Im krassesten Fall reagierst du nach massivem Schlafmangel, als hättest du Alkohol getrunken. So arbeitet es sich nicht optimal.

Deine Zielgröße: Wenn du weißt, nach wie vielen Stunden Schlaf du am Sonntag normalerweise von alleine aufwachst, wenn kein Wecker klingelt, kennst du deinen persönlichen Schlafbedarf.

Deine Aktion: Weil du das Ergebnis (x Stunden gesunder Schlaf) nicht wirklich sicherstellen kannst, tust du alles dafür, was du beeinflussen kannst. Du gehst von deiner normalen (oder geplanten) Aufwachzeit aus und rechnest diese Stunden zurück. Daraus gewinnst du die Regel, nach der du dich richten kannst, z.B. „Ich bin zwischen 21 und 21:30 Uhr im Bett“.

Dein Fallback: Stell morgens den Wecker aus, wenn du keinen fixen Termin hast. Und versuch, abends noch etwas früher ins Bett zu gehen. Sorg für eine entspannte Schlafumgebung frei von Ablenkung.

Dein Frühindikator: Du hast mehrere Tage hinter einander weniger geschlafen als für dich gut war. Oder: Du kommst morgens nicht so leicht aus dem Bett und deine Morgenroutine (oder ihre anspruchsvollen Teile, die über das Kaffeekochen hinausgehen) fällst meist weg, weil du nicht die Energie dafür hast.

2. Dein Körper

Außer genügend Schlaf profitiert dein Körper auch von weiteren Maßnahmen, um deine Gesundheit zu fördern. Bewegung, Sport, gesunde Ernährung und Vorsorge sind hier ein wichtiger Pfeiler deiner Leistungsfähigkeit. Was ich tue, um möglichst nicht auszufallen: ich habe ein paar nützliche Gewohnheiten entwickelt, um täglich aktiv zu sein. Und ich ernähre mich so, dass Essen mich mit wichtigen Nährstoffen versorgt, aber auch nicht zu viel Zeit bei der Zubereitung kostet. Und schmecken darf es natürlich auch … Gesundheitsvorsorge ist sowieso klar, weil sie einfach am billigsten ist (vergleiche mal den Preis deiner Zahnbürste plus Zahnpasta und Zahnseite mit dem einer Zahnarztbehandlung!).

Deine Zielgröße: Wie es zu deinem Leben passt! Finde die Dinge, die du in deinem Leben gerne umsetzen willst, um fit und gesund zu bleiben. Und wähle aus, was für dich den meisten Effekt hat. Deine Zieldauer beim Joggen, dein Gewicht, die Stunden, die du am Tag ohne Probleme leistungsfähig bist. Du weißt das am besten!

Deine Aktion: Alles, was du tun willst, um diese Zeile erreichen zu können. Denn nur das kannst du beeinflussen. Es sind Gewohnheiten, die dich bei deiner Fitness unterstützen.

Zum Beispiel:

• Morgens 30 Minuten laufen
• 1 Glas Wasser trinken, um hydriert zu bleiben
• 3 vollwertige Mahlzeiten am Tag
• 2mal im Jahr zum Zahnarzt zur Vorsorge
• …

Du weiß sicher besser, wie dieser Plan für dich aussieht!

Dein Fallback: Wenn du neue Gewohnheiten wie das Training am Morgen aufnehmen willst, brauchst du ganz besonders eine minimale Version der Ausgabe. Ich nenne das die „kleine Münze“. Etwas, womit du die neu auszubildende Gewohnheit gerade in der Anfangszeit mit den Mitteln aufrecht erhältst, die dir zur Verfügung stehen.

Aber auch sonst ist es gut, für einen guten Vorsatz eine kleine Version zu haben, die auf jeden Fall klappt, damit die Kette deiner erfolgreichen Umsetzung nicht abreißt. Einfach, damit du stärker wirst, weil du doch drangeblieben bist. Obwohl die Bedingungen gerade nicht optimal waren.

Also, um bei unserem Beispiel zu bleiben:

• Morgens 5 Minuten Stretching oder irgend ein anderes Bewegungsmuster, das zu dir passt.
• Statt Kaffee den Rest in der Wasserflasche austrinken, die gerade herumsteht.
• Auf Snacks verzichten und essen, was an gesunden Dingen im Kühlschrank schon bereit ist.
• Sofort den nächsten Termin für eine ausstehende Vorsorge ausmachen.

Dein Frühindikator: Da es sich um Gewohnheiten handelt, sind dein Habit-Tracker und dein Kalender hier deine besten Informationsquellen, bevor du zugenommen hast oder deine Zeiten beim Laufen nicht mehr erreichst.

• dreimal in der letzten Woche kein Training gemacht
• keine gesunden Lebensmittel mehr im Kühlschrank oder Vorrat
• die letzte Vorsorgeuntersuchung ist 2 Jahre her

3. Deine Freizeit und seelische Belastbarkeit

Zeit für Hobbies oder Entspannung darf keine Belohnung sein, die du erst nach getaner Arbeit bekommst. Sie ist vielmehr die Voraussetzung dafür, dass du die nötige Energie für deine Aufträge, Akquise und kreativer Weiterentwicklung deines Unternehmens hast. Auch menschlicher Kontakt, der im Homeoffice oft fehlt, gehört dazu. Plane genug Möglichkeiten dafür ein.

Deine Zielgröße: 3 feste Blöcke für Entspannung, Hobbies, oder fixe Termine für den Yogakurs, den Buchclub oder den Sportverein. Also auch für Dinge, bei denen du andere Menschen triffst.

Deine Aktion: Trag dir diese Blöcke gleich bei deiner Wochenplanung ein. Reserviere die Zeit fix und nimm die Termine dann auch wahr. Wer sich darauf verlässt, dass noch Zeit bleibt, wenn alles erledigt ist, schafft es nie zum Training oder zu den Stricknadeln aufs Sofa. Wenn du deine Freizeit-Blöcke einträgst, bevor andere Termine deinen Kalender füllen, hast du eine gute Chance, dass es klappt!

Dein Fallback: Wenn es mal wieder hektisch wird: Mindestens ein Freizeit-Termin pro Woche, den du wirklich wahrnimmst.

Der Frühindikator: Wenn du beim Wochenrückblick schon die dritte Woche in Folge feststellst, dass du maximal den einen Termin mit dir selbst geschafft hast. Eine Woche ohne Freizeit kann schon mal passieren, drei Wochen sind eine Aussage über deine Prioritäten: Deine Freizeit kommt meist zuletzt.

4. Deine Umgebung

Eine sinnvoll und mit Bedacht eingerichtete Umgebung trifft vorab gute Entscheidungen für dich, damit du sie nicht täglich selbst treffen musst. Entscheidungen, die dich bei der Erhaltung deiner seelischen und körperlichen Gesundheit unterstützen können. Das spart deine Energie für die wichtigen Entscheidungen des Tages auf.

Eine gut vorbereitete Umgebung: Da denke ich an Dinge wie

• ein Kühlschrank, der vorgeschnittenes Obst, Gemüsestücke und Yoghurt enthält statt Schokolade
• ein Schreibtisch, den du abends aufgeräumt hinterlassen hast, statt morgens vor dem Chaos zu stehen
• die ausgerollte Trainingsmatte im Wohnzimmer, die dich nach dem Aufstehen erwartet
• ein Timer für deine Smartphone, dein Tablet, der zu einer festen Zeit die Beleuchtung wärmer einstellt, um dich auf den Schlaf einzustimmen

Wenn du mehr darüber wissen willst, warum diese kleinen Hinweise und Vorbereitungen so gut funktionieren, lies dieses Buch.

Deine Aktion: Überprüfe deine Umgebung: Wo gibt es Möglichkeiten, sie so zu gestalten, dass sie dich aktiv mit guten Vorab-Entscheidungen unterstützt? Sammle Ideen, probiere sie in der Praxis aus und übernimm das, was dir wirklich im Alltag hilft.

Dein Fallback: Fang mit einer einzigen Sache an: Was auf deiner Liste, meinst du, bringt dir das Meiste? Oder was lässt sich gleich jetzt in 5 Minuten umsetzen?

Der Frühindikator: Dir fallen immer wieder dieselben Dinge auf, die dich nerven. Und die du dir so einrichten könntest, dass sie dir Entscheidungen abnehmen oder einfach – wie gesunde Snacks im Kühlschrank – bereit sind, wenn du sie brauchst.

5. Ein finanzieller Puffer

Wenn du doch einmal krank wirst oder es gerade nicht so gut läuft: Ein finanzielles Polster nimmt dir hier eine große Sorge ab. Wer nicht liquide ist und dann noch krank wird, hat doppelten Druck auf sich lasten. Auch wenn du gesund bist, aber keine Rücklagen hast, kann dich das dazu bringen, aus Sorge um dein Einkommen unterfinanzierte oder aufwändige Aufträge anzunehmen. Die rechnen sich dann leider nicht, kosten mehr Zeit als geplant und zusätzlich deine Nerven.

Betrachte ein gut gefülltes Konto also als eine Art Backup, um das du dich natürlich vorab kümmern must.

Für so ein finanzielles Polster solltest du vorab deine Fixkosten kennen und deinen monatlichen Bedarf schätzen. Dann kannst du aktiv werden und deine Reserve gezielt aufbauen.

Deine Zielgröße: Wenn du Vollzeit in deinem Business selbständig bist, sollten es 6 Monate deines finanziellen Bedarfs als Puffer sein. Denk auch daran, dass du Rücklagen für die Steuer brauchst. Wenn du noch andere Einkommen hast, beurteile das nach deinen gesamten Einkünften: Ein festes Monatsgehalt für deine Halbtagstätigkeit verringert die Summe, die du vorrätig haben solltest.

Deine Aktion: Richte dir gemäß dem 3-Kontent-Modell ein Rücklagen-Konto ein, auf das du dein finanzielles Polster einzahlst. Manche Banken bieten eine Funktion an, mit der du innerhalb deines Girokontos Bereiche für diesen Zweck anlegen kannst. Stell dann fest,

• wie hoch dein monatlicher Bedarf ist, und lege eine monatliche Sparrate fest, die für dich machbar ist. Sorg dann dafür, dass du beispielsweise von jeder Rechnung einen festen Prozentsatz abzweigst.
• wie hoch voraussichtlich die Steuern sein werden, die du zahlen musst. Das kommt ebenfalls auf (d)ein Rücklagen-Konto.

Lass dich am besten auch in Sachen Altersvorsorge beraten und plane hier Sparraten und ggf. Geldanlagen ein.

Dein Fallback: Wenn du nicht den vollen Betrag auf dein Extra-Konto einzahlen kannst, sind die voraussichtlich fälligen Steuern das absolute Minimum, um ruhig schlafen zu können.

Frühindikator: Du hast schon mehrmals die geplante Rücklage nicht eingezahlt und nimmst einen Auftrag an, der sich nicht rechnen wird, um liquide zu bleiben.

Was du schon diese Woche für deine Stabilität tun kannst

Solltest du gerade nicht mit Fieber im Bett liegen, ist jetzt vielleicht der beste Zeitpunkt, um mal zu überprüfen: Wie gut bist du in den fünf Bereichen, die deine körperliche und seelische Gesundheit unterstützen können, aufgestellt? Frag dich zu jedem Bereich einmal:

1. Wo stehe ich jeweils: Bin ich generell zufrieden mit dem, was ich sehe?
2. Meldet sich hier regelmäßig der Frühindikator und weist darauf hin, dass ich etwas verbessern sollte?
3. Womit kann ich anfangen, um bald weniger leicht auszufallen und eine Krise entspannter durchstehen zu können?

Ich wünsche dir von Herzen viel Erfolg – und eine stabile Gesundheit!