Das Notion-Dashboard für dein Produktivitätssystem: Nutz das Prinzip Schreibtisch – Regal – Keller

Die Frage „Welches ist das beste Produktivitätstool?“ ist eigentlich falsch gestellt. Die richtige Frage lautet: Welches Tool öffnest du jeden Morgen gerne und fast automatisch, um deinen Arbeitstag mit dem vollen Überblick über deine Aufgaben zu beginnen? Welches System ist übersichtlich und ablenkungsfrei, damit du wirklich produktiv werden kannst?

Was muss ein Dashboard für dein Selbstmanagement leisten?

Du hast sicher schon so einige Systeme (z.B. Gettings Things Done) ausprobiert, die dir deine Arbeit fest strukturieren. Oder Tools, die dir eine Struktur schon durch ihre verfügbaren Funktionen vorgeben (z.B. Evernote, das Inhalte in Notizen, Schlagwörter und Notizbücher organisiert).

Was du wirklich brauchst, ist aber ein Dashboard, das dir morgens gleich zeigt, was heute Sache ist. Und dich von Ablenkungen befreit.

Deshalb lohnt sich ein Reverse Engineering: Statt bei den Funktionen einer App oder eines Systems anzufangen, fragst du dich erst einmal selbst.

„Was willst du morgens als Erstes sehen, um deinen Tag in den Griff zu bekommen?“ Die Antwort darauf ist der Bauplan für dein Dashboard – unabhängig davon, ob du Notion, Obsidian oder ein anderes Tool nutzt.

Ich zeige dir hier am Beispiel von Notion, wie ich es heute mache.

Das dreiteilige Prinzip hinter meinem Notion-Dashboard

Wie organisiert man klassischerweise seine Arbeitsmaterialien in einem physischen Büro? Nach der Häufigkeit ihrer Verwendung! Also:

1. Auf dem Schreibtisch liegt alles, was du täglich brauchst: der Stift, der Notizblock, die Unterlagen für heute. Und natürlich der Laptop.
2. Im Regal hinter dir stehen Ordner, die du wöchentlich oder monatlich brauchst. Hier legst du z.B. die Rechnungen für die Umsatzsteuer ab. Oder du findest hier deinen aktuellen beruflichen Lesestoff.
3. Im Archivschrank im Keller liegt, was du selten, aber irgendwann doch noch einmal brauchst. Bei mir ist das alles, was eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist oder langfristige Wirkung hat. Z.B. Steuerunterlagen der vergangenen Jahre und der Mietvertrag fürs Büro.

Das ist das Prinzip, nach dem sich ein gutes Dashboard organisiert: Häufigkeit bestimmt Nähe. Was du täglich brauchst, liegt oben, auf der Oberfläche, greifbar und im Blick. Was seltener gebraucht wird, rückt eine Ebene tiefer – erreichbar, aber nicht im Weg. Und der Rest wandert ins Archiv.

Das ist auch der Grund, warum viele Produktivitätssysteme scheitern: Sie behandeln alle Informationen gleich. Eine Datenbank mit hundert Einträgen, in der das heutige ToDo genauso sichtbar ist wie deine Jahresziele, überfordert dich und schafft Unruhe, wo du konzentriert arbeiten willst. Ein Dashboard nach dem Büro-Prinzip löst das, indem es dir erlaubt, in Ruhe genau das zu sehen, was du jetzt wissen musst – und nur bei Bedarf tiefer zu gehen.

Warum ein Notion-Dashboard nach diesem Prinzip deine Produktivität steigert

Der Effekt dieses Prinzips ist vor allem einer: Es reduziert deinen Entscheidungsaufwand durch maximale Übersicht. Wenn du morgens dein Dashboard öffnest und sofort siehst, was heute ansteht, musst du nicht erst überlegen, wo du suchen sollst. Du triffst keine Meta-Entscheidung („Wo finde ich jetzt meine Aufgaben für heute?“), sondern kannst direkt in die eigentliche Entscheidung gehen („Was mache ich zuerst?“).

Im Idealfall siehst du sogar nur die drei Aufgaben, die du heute unbedingt erledigen musst, weil du gestern abend schon deine Prioritäten für heute festgelegt hast.

Das klingt banal, ist aber der entscheidende Unterschied zwischen einem System, das du täglich nutzt, und einem, das du nach zwei Wochen wieder aufgibst. Jede zusätzliche Sekunde des Suchens, jeder zusätzliche Klick in ein anderes Tool erzeugt eine kleine Reibung. Reibung summiert sich und ist irgendwann größer als der Nutzen, den du aus dem System ziehst. Dann legst du es beiseite.

Ein gut sortiertes Dashboard macht genau das Gegenteil: Es senkt die Einstiegshürde so weit, dass die tägliche Nutzung fast automatisch passiert.

Mein Notion-Dashboard als Beispiel

Ich zeige dir jetzt, wie ich dieses Prinzip in meinem Notion-Dashboard umgesetzt habe – nicht, damit du es kopierst, sondern damit du die Logik dahinter siehst. Ich nenne das System, nach dem ich vorgehe, MyKaizen. Das besondere dabei: Alle Inhalte befinden sich auf einer Seite, deinem Dashboard eben.

Was du vom Dashboard immer sehen willst

Ganz oben findest du das, was ich immer im Blick behalten möchte: Meine drei Hashtags fürs Jahr. Danach richte ich meine Entscheidungen über Projekte und Aufgaben aus. Sie beantworten täglich die Frage: Unterstützt das, was ich mir für heute (oder die kommende Woche) vornehme, meine persönliche Ausrichtung, die das Jahr nehmen soll?

Was hier steht, kann bei dir ganz anders aussehen:

• deine drei konkreten Jahresziele
• eine kurze Beschreibung deiner neuen Identität („Ich bin Unternehmerin und betreibe einen umsatzstarken Online-Shop für XY.“)
• das Motto, unter das du dieses Jahr stellen willst („Meine Familie und Freunde sind das Wichtigste in meinem Leben.“)

Du wirst schon wissen, was du hierhin schreibst und jeden Morgen lesen willst, um deinen Tag neu auszurichten.

Ein motivierendes Bild als Einleitung zu deinem Dashboard ist auch nicht verkehrt. Es kann dich emotional einstimmen und unterstützen.

Der Überblick über diesen Tag

Ganz oben, ohne Scrollen sichtbar – stehen bei mir fünf Dinge:

1. die ToDos, die für heute geplant sind, mit einer Priorisierung und der geschätzten Dauer in Klammern dahinter.
2. meine drei Wochenziele zum Abhaken
3. ein Feld für Schnellnotizen. Diese Notizen sind bewusst niedrigschwellig gehalten: Kleinkram, den ich heute nicht vergessen will, der aber keinen vollwertigen Eintrag im System verdient, weil er zu klein oder zu ephemer ist.
4. Die ToDos für morgen, damit ich bei Bedarf einen Blick in die Zukunft tun kann und entweder Aufgaben von heute nach morgen verschieben kann, wenn es heute eng wird. Oder Dinge, die für morgen auf dem Plan stehen, heute vorziehen kann, wenn ich schneller war als geplant.
5. wöchentliche Admin-Tasks: All das, was jede Woche getan werden muss, aber ebenfalls nicht das System verstopfen soll. Bei mir sind das z.B. zwei (!) Termine zur Pflege meiner Zimmerpflanzen, um sie optimal zu bewässern, düngen und zurückzuschneiden. Ist mein Hobby 😉

Eine technische Info zu Notion

Du hast vielleicht gesehen, dass die fünf Blöcke

• farblich hinterlegt sind. Das kannst du mit Notion einfach machen, indem du eine Hintergrundfarbe oder Schriftfarbe pro Element definierst. Damit kannst du deine Dashboard-Blöcke auch farbcodieren.
• kleine Dreiecke neben der Überschrift haben. Bei Notion nennt sich das „Aufklappbare Überschrift“. Alles, was du in den Block unterhalb dieser Überschrift packst, wird erst mit dem Klick auf das kleine Dreieck sichtbar. Diese Funktion macht ein übersichtliches Dashboard überhaupt erst möglich!
• mehrteilige Listen von Einträgen („Heute erledigen“), einfach Überschriften, Texte und Checklisten zum Abhaken enthalten. Das ist nur ein kleiner Einblick in die Formate, die Notion zur Verfügung stellt, um deine Notizen und ToDos zu erfassen und bei Bedarf bereitzustellen.

Hinter den Blöcken stehen zwei unterschiedliche Modelle:

„Heute erledigen“ und „Morgen“ sind Einträge aus Datenbanken, die nur über das Datum, an dem sie fällig sind, automatisch für dich ausgewählt werden. Zusätzlich kannst du im Dashboard direkt steuern,

• welche Priorität du der Aufgabe zuweist
• ob sie erledigt ist (oder nur teilweise)
• oder ob du sie lieber auf morgen verschiebst (der Button „morgen“)

Alle Blöcke in der rechten Spalte enthalten nur statische Einträge. Du kannst z.B. deine drei Wochenziele bei der nächsten Wochenplanung einfach überschreiben und die Checkboxen wieder leeren. Das ist maximale Flexibilität plus Automatisierung von allem, was du in der Umsetzung verfolgen willst.

Der zweite Teil des Dashboards: Alle Bereiche nach Zugriffshäufigkeit sortiert

Unterhalb des Tagesüberblicks finde ich alle anderen Inhalte nach der Häufigkeit sortiert, in der ich auf sie zugreife. Auch sie sind in Blöcken hinter aufklappbaren Überschriften versteckt und werden nur bei Bedarf aufgeklappt. Ganz wie im physischen Büro kommt das zuerst, was ich oft sehen will. Gehen wir das mal durch.

Eine Ebene tiefer: Was diese Woche wichtig ist

Wie im physischen Büro im Regal direkt hinter dir, hast du hier den Zugriff auf alles, was diese Woche aktiv ist:

• eine Wochenansicht meiner ToDos als Kalender, damit ich den Überblick über alles Verpflichtungen dieser Woche habe – und unerledigte Aufgaben einfach auf einen anderen Tag verschieben kann, wenn es heute nicht mehr alles klappt. Oder die Woche neu organisieren kann, wenn etwas Unvorhergesehenes meine Planung beeinflusst.
• ein Habit-Tracker als Wochentabelle, der mir auf einen Blick zeigt, wie konsequent ich bei meinen Routinen war.
• Der Wochenrückblick: Dazu später mehr!

Der mittelfristige Überblick

Wenn ich über den Zeithorizont der Woche hinausgehen, sehe ich hier

• Eine Monatsansicht meiner Aufgaben – auch als Kalenderansicht – für den größeren Überblick.
• Alle offenen Aufgaben, die noch nicht berücksichtigt und einer Deadline zugeordnet wurden.
• Meine Projekte: Laufende Projekte, deren Zustand ich überprüfe, aber auch Projekte, die gerade ruhen, weil keine Zeit dafür war oder wichtige Ressourcen („Mach ich im Urlaub, wenn ich Ruhe und Zeit dafür habe.“) gerade nicht verfügbar sind.
• Meine Bereiche und Ziele: alles, was meine drei Hashtags (ganz oben auf dem Dashboard, du erinnerst dich?) unterstützt.

Diese Bereiche schaue ich mir mindestens einmal im Monat an, die Projekte natürlich öfter. Sie sind die Basis, auf die man immer wieder seine tägliche Planung ausrichtet.

Wissensmanagement: Das Material, das Second Brain

Ganz im System, sozusagen im Keller, liegt mein Second Brain: Exzerpte aus Büchern und Videos, SOPs, Ideen – das gesamte Wissensmanagement an einem Ort.

Wichtig ist hier: Das ist kein zweites System neben dem Dashboard, sondern Teil desselben. Alles Material, das ich sammle, verwalte ich in an dieser Stelle. Nur Termine laufen bewusst separat in einem klassischen Kalender, weil Terminplanung eine andere Logik hat als Aufgaben- und Wissensmanagement.

Was Datenstruktur und Suche in Notion leisten

Das Dashboard erlaubt gefilterte, vorgeplante Blicke auf alles, was ich notiere: Aufgaben, Projekte, eine Notiz, die nur heute wichtig ist, und meine große Ziele. Derzeit befinden sich alle Informationen in 5 Tabellen (bei Notion heißen sie Datenbanken)

• Aufgaben
• Projekte
• Materialien
• Bereiche
• Wochenrückblicke

Diese Tabellen lassen sich in Notion sehr einfach verbinden: Z.B.

• eine Aufgabe kann einem Projekt zugeordnet werden – und ein Projekt kann alle ihm zugeordneten Aufgaben anzeigen
• eine SOP (Wie plane ich einen Blogartikel?) kannst du einem Bereich (Content Creation) zuweisen.

Das erlaubt dir, deine täglichen ToDos beispielsweise nach dem laufenden Projekt, das du gerade fertigstellen willst, auszuwählen. Und du findest alle SOPs, die du für einen Bereich benötigst, hier aufgelistet.

Aber was, wenn du

• jetzt gerade die Voraussetzungen für eine Aufgabe vorfindest (du bist gerade in der Stadt und erledigst Besorgungen), aber nicht mehr weißt, was du jetzt optimal auch noch tun könntest (Geschenk für Bruder einkaufen)?
• Etwas tun willst, wofür du schon einmal eine wichtige Vorinformation hattest, die du aber im Projekt nicht findest?

Notion hat eine sehr mächtige Suchfunktion, mit der du alle Inhalte durchforsten kannst, auch wenn dir die Verbindung zu dem, was du gerade tun willst, gerade nicht einfällt. Oder sie in deinem System noch nicht vorhanden ist.

Wochenrückblick und Ziele im Notion-Dashboard: Die Reflexionsebene

Ein Punkt fehlt noch, und der ist vielleicht der am meisten unterschätzte: eine Art Journal. Bei mir gibt es derzeit Wochen- und bald auch Monatsberichte, in deren Template erledigte, nicht erledigte ToDos und jeweils auch der Habit-Tracker der entsprechenden Periode eingebettet sind.

Das ist kein Zufall. Ein Dashboard, das nur nach vorne blickt – ToDos für heute, morgen und was diese Woche fällig ist –, liefert nur die Hälfte des Nutzens, den es für dich bringen kann. Der kritische, analytische Rückblick macht erst aus einem reinen Aufgaben-Tool ein wirkliches Produktivitätssystem.

Im Wochenbericht sehe ich nicht nur, was ich erledigt habe, sondern auch, wie konsequent meine Habits liefen. Und ich beantworte mir ein paar ganz persönliche Fragen, die mir zeigen, ob ich meinen Zielen näher gekommen bin und meine Vision für dieses Jahr ein wenig mehr verwirklichen konnte.

So sehe ich, ob ich auf Kurs bin und die Woche als Gewinn verbuchen kann. Aber ich kann auch abschätzen, was kommende Woche besser anders laufen sollte, wo ich z.B. Zeiten falsch eingeschätzt oder Dinge immer wieder verschoben statt erledigt habe.

Ein Fehler, den ich an dieser Stelle nicht mehr mache: Die Kritik an meiner Konsequenz in der letzten Woche in Verurteilung, negative Selbstgespräche und Gedanken zu verwandeln. Ein Wochenrückblick dient rein dem Erkenntnisgewinn, wie es besser gehen kann. Und gut ist!

Fazit: Baue dein eigenes Notion-Dashboard, nicht meine Kopie

Mein Dashboard funktioniert für mich, weil es aus meinem eigenen Reverse Engineering meiner Anforderungen an ein Produktivitätssystem entstanden ist. Deins wird sicher anders aussehen, wenn deine Anforderungen an ein solches System andere sind und du morgens beim Blick darauf andere Informationen erwartest.

Nimm dir deshalb etwas Zeit und überlege, was du morgens als Erstes sehen willst. Und wie die Hierarchie deiner Informationen ausfällt. Sortiere danach dein eigenes System – vom Schreibtisch übers Regal bis in den Keller. Welches Tool du benutzt, ist nicht so wichtig. Was zählt, ist, dass Häufigkeit und Nähe zueinander passen – dann wird aus der Idee ein Produktivitätssystem, das du auch in ein paar Monaten noch gerne benutzt.

Bild: NoName_13