Die fünf Produktivitätsbücher, die du gelesen haben musst

Mein Bücherregal sieht aus wie eine Selbsthilfe-Bibliothek. Jede Menge Bücher über Produktivität, Zeitmanagement, Organisation und besseres Arbeiten. Ich habe für dich mal die fünf Bücher zusammengestellt, mit denen du alle wichtigen Bereiche abdecken kannst, um als Soloselbständige und Feierabend-Unternehmerin jede Menge Zeit und Umwege zu sparen. Mit denen du dich auf das Wesentliche konzentrierst, erfolgreiche Tricks und Techniken lernst und dich besser entscheiden kannst, was dir wirklich etwas bringt. Legen wir mal los!

Buch 1: „Getting Things Done“ – David Allen

Es war mein erstes Buch zum Thema – und ist die Basis für dein eigenes System zum Selbstmanagement. Alles, was du brauchst, um deine Ziele, deinen Alltag und deine verschiedenen Rollen zu organisieren. Getting Things Done (aka GTD) funktioniert wie ein Filter, mit dem du alles erfasst, was du im Griff behalten willst: ToDos, Termine, Ziele, Projekte. Du bekommst ein Schema der Organisation und Abläufe, mit denen du gewohnheitsmäßig Aufgaben und Termine bewertest und ihrer Umsetzung zuführst.

Wobei hilft es dir?

• Der Ausweg, wenn du als Soloselbständige in endlosen ToDo-Listen ertrinkst, die sich automatisch mit allem füllen, was dir als Berufstätige, Mutter, Vereinsvorstand bei den lokalen Unternehmerinnen begegnet.
• Denn: Dein Kopf ist zum Denken da, nicht zum Erinnern an all diese Termine und Aufgaben
• Ab jetzt durchläuft alles, was dir begegnet, diese 5 Stufen der Filterung und Auswertung:
  • Erfassen: Aufschreiben, was du tun willst. Immer an einer Stelle, damit nichts verloren geht oder vergessen wird. Wie du deine Inboxen organisierst, erfährst du hier.
  • Klären: Was habe ich da? Kann ich das umsetzen oder ist es eine Information, etwas, was ich nicht wirklich tun kann, aber aufheben sollte?
  • Organisieren: Wo gehört es hin? In den Terminkalender, in einen Projektplan, in die Ablage oder in eine Liste der nächsten ToDos, die ich anpacke?
  • Durchsehen: regelmäßige Bearbeitung aller Listen danach, was du z.B. heute im Büro tun oder nachmittags in der Stadt erledigen kannst.
  • Erledigen!

Warum gerade David Allens Buch?

Er hat das Framework erstellt, auf dem viele andere Autoren aufbauen. Und: GTD funktioniert mit jedem Tool, das du gerne benutzt. Digital und analog. Zum Beispiel Notion, Todoist, Obsidian, Excel oder einfach auf auf Papier im Notizbuch.

Wenn du Lust auf eine moderne Variante hast, die sich stark auf die technische Umsetzung konzentriert: Carl Pullein, Your Time, your Way.

Wie du GTD in nur einer Woche umsetzt

• Tag 1: Nimm dir das Tool deiner Wahl und mach dort einen Brain Dump. Erfasse alles, was ansteht oder wichtig sein könnte.
• Tag 2: Arbeite alles durch und lege es an passenden Orten in deinem System ab (Aufgaben, Material und Ideen für später)
• Tag 3: Filtere deine Projekte heraus und lege die Projektverwaltung an
• Tag 4-5: Implementiere deine Abläufe (z.B. Wochenübersicht, Tagesplanung) und teste sie

Und was dir das ganz konkret bringt

• Die Sicherheit, alles im Griff zu haben
• Ein System, das dir alles dann zeigt, wenn du es brauchst
• Und das beliebig skalierbar ist

Link zum Buch (und Hörbuch)

Buch 2: „Deep Work“ – Cal Newport

Das ist die Bibel für die produktive Wissensarbeiterin im Homeoffice, die 8 Stunden „arbeitet“, aber nichts fertigbekommt! Du erhältst eine tiefen Einblick in die Probleme, die durch Ablenkung und reine Beschäftigung statt ergebnisorientierter Arbeit entstehen. Und natürlich auch langfristige Lösungen, die dir mehr Ergebnisse pro Zeit bringen.

Wie es funktioniert

• Lass dich nicht ablenken und verwechsle „shallow work“ wie ziellose Recherche, Schreibtisch aufräumen und E-Mails durchsehen nicht mit Produktivität.
• Vermeide Arbeit, gegen die du den geringsten Widerstand verspürst.
• Organisiere deine Arbeitsumgebung so, dass du Ablenkungen vermeidest.
• Und schaff dir eine Routine von festen Deep Work Arbeitszeiten, in denen du konzentriert an dem arbeitest, was dich deinem Ziel näher bringt. Oder was dir Geld in die Kasse spült!

Warum gerade dieses Buch über konzentriertes Arbeiten?

Cal Newport verbindet Erkenntnisse der Neurowissenschaft mit praktischen Strategien, die du gleich umsetzen kannst. Kein esoterisches Blabla, sondern konkrete Wege zu mehr Produktivität im Wechsel mit der nötigen Entspannung. Du kannst Abends wirklich reuelos Feierabend machen, weil du geschafft hast, was du wolltest.

Teste die Umsetzung eine Woche lang:

• Finde deine Prime Time und reserviere dir dort ein tägliches Zeitfenster. Fang mit 90 Minuten an, später werden 4 Stunden daraus.
• Schaffe deinen „Deep Work“-Raum: Keine externe Ablenkung, alles Material griffbereit.
• Etabliere dein Start-Ritual, mit dem du dich einstimmst: die Tasse Kaffee, die Arbeits-Playlist, Tür zu.
• Loslegen und in den Flow kommen!

Link zum Buch (und Hörbuch)

Buch 3: „Atomic Habits“ – James Clear

Wer sich auf seine Selbstdisziplin verlässt hat schon verloren. Heute klappt es vielleicht mit dem guten Vorsatz, um 6 Uhr am Schreibtisch zu sitzen und eine Stunde zu schreiben, bevor du zur Arbeit musst (oder die Kinder auf der Matte stehen) – aber morgen reicht deine Energie und Willenskraft nicht dafür aus. Die Erfahrung zeigt, dass große Anstrengungen nicht zum Ziel führen, sondern am Alltag scheitern.

Hier helfen Habits, also Gewohnheiten. Am besten am Anfang so klein, dass sie dich mental fast nichts kosten. So verweigert dein Gehirn auch nicht die Mitarbeit, weil es Angst vor Überforderung hat. James Clears 4 Regeln für erfolgreiche Verhaltensänderung sind:

1. Mach es offensichtlich: Deine neue Gewohnheit muss sich dir richtig aufdrängen. Leg. z.B. deine Traiingsklamotten abends raus, wenn du morgens gleich auf die Piste gehen willst.
2. Mach es attraktiv: Damit du aus dem Bett kommst, erwartet dich deine Lieblings-Playlist beim Laufen. Denn was dir keinen Spaß macht, wird auch nicht zur Gewohnheit.
3. Mach es einfach: Du darfst dich nicht gleich zu hart fordern, denn sonst endet die neue Gewohnheit wie der übliche Neujahrsvorsatz. In der Tonne. Zuerst beginnst du also mit 5 Minuten vor der Tür, und dann erst steigerst du dich.
4. Mach es befriedigend: Nach dem Laufen wartet eine heiße Dusche auf dich. Oder der Kaffee. Eben eine wirkliche schnelle Belohnung. Weil deine bessere Gesundheit in ein paar Monaten heute morgen nicht wirklich ausreicht, um dich zu motivieren.

Dein Vorteil, wenn du klein anfängst

• 1% besser jeden Tag = viel besser nach einem Jahr. Damit nutzt du einen Zinseszins-Effekt beim Aufbau deiner Gewohnheiten, statt dich zu überfordern.
• Der Trick überhaupt: Die 4 Gesetze der Verhaltensänderung funktionieren bei allem, was du dir angewöhnen willst – und auch dann, wenn du dir etwas abgewöhnst.
• Mit Habit Stacking, der Verknüpfung von Gewohnheiten an etwas, was du sowieso schon tust, machst du dir die Umsetzung noch leichter.

Versuche Habit Stacking mal eine Woche

• Wähle nur eine Gewohnheit, die du gerne entwickeln würdest (z.B. „täglich 30 Minuten Akquise auf LinkedIn“)
• Dann suchst du dir einen Auslöser dafür. Z.B. mit der Regel: „Sofort nach dem Frühstück gehe ich auf LinkedIn…“
• Und so garantierst du dir eine Belohnung, um immer motiviert zu bleiben und diese Gewohnheit zu etablieren: Tracke die nächsten 7 Tage, wenn du es getan hast. Mach ein Kreuz im Kalender oder bau dir einen Habit Tracker. So machst du den Erfolg sichtbar.

Link zum Buch (und Hörbuch)

Buch 4: „Essentialism“ – Greg McKeown

Mit Buch 1-3 weißt du jetzt, wie du dich optimal organisierst und besser und effektiver arbeitest. Buch Nr. 4 hilft dir, Klarheit über deine Optionen zu gewinnen und dich noch mehr auf das zu konzentrieren, was du wirklich erreichen willst. Man könnte es auf diese Lebensregel zusammenfassen: „Wenn es kein klares Ja ist, sagst du einfach Nein.“ Es schützt dich vor allem, was du ungeprüft und halbherzig in dein Leben lässt. Alles, was dich mehr kostet als es bringt oder dich von deinen Zielen ablenkt.

Warum du dir die Erlaubnis geben solltest, öfter Nein zu sagen

Gerade wenn du selbständig bist und / oder viele Rollen ausfüllst, brauchst du einen klaren Kompass, der dir hilft, das Wichtige vom Unergiebigen zu trennen. Grenzen zu setzen ist für dich überlebenswichtig. McKeown gibt dir diese Tipps an die Hand:

• Was nicht du nicht mit wenigstens 90 von 100 Punkten bewertest, lehnst du ab. So schützt du dich auch vor Aufträgen, die dich mehr kosten als sie bringen.
• Hüte dich vor FOMO, Fear of Missing Out. Die Angst, etwas zu verpassen, ist kein Grund, mitzumachen.
• Sei dir bewußt, dass man schnell Opfer der sunk cost fallacy wird, also etwas nur abschließt, weil man es mal angefangen hat. Also verabschiede dich von einem Hobby, das dir nichts mehr bringt.

Dein Plan für eine Woche

• Überprüfe deine Projekte, Kunden, Aufträge: Halten sie der 90-Punkte-Regel Stand?
• Bewerte sie: Passen sie zu deinen Zielen? Bringen sie dich weiter?
• Streiche alles, was du streichen kannst.

Link zum Buch

Buch 5: „Make Time“ – Jake Knapp und John Zeratsky

Jetzt wird es praktisch: Dieses Buch ist eine Sammlung von umsetzbaren Tipps und Tricks, um die Produktivitätsprobleme des Alltags zu lösen. Wenn du also GTD zu kompliziert findest und dir Deep Work zu idealistisch für dein Leben ist: Es geht einfacher und richtig Hands On. Wenn du also mehr der praktische Typ bist, ist dieses Buch dein bester Start zu mehr Produktivität.

Die Regeln sind richtig minimalistisch:

• Definiere jeden Tag nur ein Highlight, die wichtige Aufgabe, die du unbedingt schaffen willst.
• Versetz dich in einen Laserstrahl-Modus, mit dem du das konzentriert schaffst.
• Vergiss dabei nicht, dass du auch Energie tanken musst, um das zu können.
• Und überprüfe am Schluss, wie es geklappt hat, was du besser machen könntest.

Dazwischen findest du jede Menge Taktiken, wie du dein Highlight des Tages findest, konzentriert im Flow bleibst und alle Ablenkungen beseitigst.

Probiere es einfach mal aus

• Such dir das Highlight des Tages aus: Was wäre besonders dringend, verschafft dir die größte Zufriedenheit, wenn du es erledigst, oder macht einfach Spaß? Und sorg dafür, dass die Aufgabe nicht zu groß ist, um sie heute zu erledigen.
• Blockiere dir Zeit dafür und entferne alle Ablenkungen, z.B. pack dein Smartphone weg und mach dir Bürotür zu. Im Buch findest du noch viel mehr Infos, was du dafür tun kannst.
• Sorge für (sportlichen) Ausgleich, um Energie zu tanken.
• Analysiere danach: Wie ist es gelaufen? Und was könntest du morgen anders machen?

Link zum Buch

Und was jetzt?

Am besten funktionieren diese fünf Bücher, wenn du sie alle liest. Oder manche als Hörbuch hörst (die Links sind übrigens keine Affilites!) Aber das hier kannst du auf jeden Fall mitnehmen:

• Getting Things Done: Dein System der umfassenden Selbstorganisation. Du musst nicht alles umsetzen, aber wenn du dich von der einen langen ToDo-Liste verabschiedest und dafür sorgst, dass alle Termine und Aufgaben dann verfügbar sind, wenn du sie brauchst, hast du schon viel gewonnen.
• Deep Work: Nimm das als Anregung, dass nicht alle Arbeit gleich viel wert ist. Beschäftigung mit E-Mails ist nur verkappte Prokrastination.
• Atomic Habits: Unterschätze nicht die kleinen Schritte zum Ziel. Sie funktionieren besser als einmalige Hauruck-Aktionen.
• Essentialism: Bewerte deine Energie und Zeit hoch und kurartiere, was in dein Leben darf.
• Make Time: Wenn es eine einzige Aufgabe gibt, die deinen Tag zum Erfolg macht: Stelle fest, welche das ist, und sorge dafür, dass du sie auch schaffst.

Bild: StockSnap