Digitales entrümpeln: stumme To-dos auf Computer, Handy & mehr

Digitales entrümpeln hilft zu mehr Übersicht und vermeidet Ablenkung, weil die stumme To-do-Liste aus Teil 1 dieser Serie nicht bei Büromaterial, Möbeln und Kleidung endet: Browser-Tabs, ungelesene Mails, ein vollgestopfter Downloads-Ordner und Tausende unsortierte Fotos kosten Soloselbständige im Homeoffice genauso unbemerkt Zeit und Konzentration wie physischer Besitz. Der Artikel geht systematisch durch alle digitalen Bereiche, die im Alltag eines Ein-Personen-Unternehmens entstehen – vom Browser über E-Mail-Postfach, Kalender und Smartphone bis zum WordPress-Backend der eigenen Website – und liefert 20+ konkrete, direkt umsetzbare Schritte statt allgemeiner Aufräum-Appelle.

Auch Daten können dich von der Arbeit ablenken, Platz verbrauchen und unübersichtlich sein. Hier geht es also um deinen Rechner, dein Smartphone und mehr. Alles, mit dem du täglich zu tun hat und was sich oft still und leise in dein Leben schleicht. Der Haken dabei: Vieles ist gratis, aber nicht kostenlos – was deine Aufmerksamkeit und Produktivität betrifft. Aber du kannst hier Ordnung und Übersicht schaffen. Gehen wir mal deine digitalen Geräte, Software und Daten durch.

Im Browser

1. Browser-Tabs:

Gerade wenn du für die Arbeit einen großen Monitor benutzt und das Browserfenster über die volle Breite aufziehst: Achte darauf, nicht zu viele Tabs zur gleichen Zeit offen zu haben. So verlierst du den Überblick.

Mach konsequent zu, was du gerade nicht mehr brauchst.
Sammle thematisch verbundere Tabs zu Tab-Gruppen: In Firefox und Chrome klickst du den Tab mit der rechten Maustaste an und wählst „Tab zu neuer Gruppe hinzufügen“. Hier kannst du eine Gruppe erstellen und andere Tabs hineinverschieben. Das bringt mehr Übersicht im Browser
Oder öffne ein zweites Browserfenster für das nächste Thema, wenn du z.B. Websites entwickelst, Texte schreibst und deinen nächsten Urlaub recherchierst.

2. Lesezeichen aka Favoriten

Wie gut sind die heißen SEO-Tipps des Jahres 2010 heute noch? Oder die besten 5 Airfryer im Test – wenn du dir längst einen gekauft hast? Über Jahre gesammelte Links sind im besten Fall heute nutzlos, im Schlechtesten führen sie nirgendwo mehr hin.
Also lösch am besten alles, was nicht in deiner Lesezeichen-Symbolleiste bzw. Favoritenleiste steht. Die Links, die du täglich nutzt, haben ihren Platz verdient.

3. Browser-Erweiterungen

Was die App auf dem Smartphone ist, ist die Browser-Erweiterung bei Firefox, Chrome, … Eigentlich oft ganz nützliche Tools, gerade für dich als Webentwicklerin, SEO oder Barrierefrei-Expertin. Aber auch hier sammeln sich im Laufe der Zeit Tools an, die deine Symbolleiste im Firefox zumüllen. Im Firefox verwaltest du Erweiterungen und Themes, wenn du auf das Burger-Menü rechts oben anklickst und – du hast es sicher schon geahnt – „Erweiterungen und Themes“ aufrufst. Im Chrome findest du die Erweiterungen hinter den drei Punkten unter „Erweiterungen“. Wenn du also ein solches Helferlein nur einmal gebraucht hast: Räum hier auf und schaff dir mehr Übersicht.

Auf deinem Computer

4. Download-Ordner

Der Klassiker! Hier liegen mehrere Gigabytes an PDFs, Sicherheitsbackups, E-Books und Installer für Programme. Vieles davon hast du nie wieder angesehen: Das kann dann mal weg. Anderes (Rechnungen, Backups, Lesestoff für später …) verschiebst du besser dahin, wo du es bei Bedarf auch findest.

5. Desktop-Icons

Ich kenne Menschen, die Links zu all ihren Programmen auf dem Desktop ablegen. Aber: Jedes Icon auf der Arbeitsfläche ist ein visueller Reiz, der um deine Aufmerksamkeit konkurriert, bevor du überhaupt zu arbeiten beginnst – genau wie der vollgepackte Schreibtisch, auf dem dein Laptop gerade steht. Verschiebe am besten alles, was du regelmäßig brauchst, ins Dock (auf dem Mac) oder in die Taskleiste (bei Windows). Für Dateien, die ich neu speichere, habe ich einen eigenen Ordner „Inbox“, den ich regelmäßig durchgehe. Hier landet alles, was man sonst automatisch auf dem Desktop ablegen würde.

6. Desktop-Hintergrund

Hier begebe ich mich wahrscheinlich auf dünnes Eis, aber mein Desktop-Hintergrund ist einfach – grün! Kein Bild. Nur Farbe. Ein schönes Bild kann inspirieren. Manche schreiben auch ihr Jahresmotto, Mantra oder einen Motivationsspruch auf den Desktop. Aber all das kann statt zu inspirieren auch ablenken. Überlege also, was du dir jeden Tag ansehen willst.

7. Ordner- und Dateistruktur

Hier geht es nicht nur ums Löschen, sondern darum, alte Projektversionen, Duplikate und namenlose „Neuer Ordner (3)“ so aufzuräumen, dass du wiederfindest, was du brauchst. Eine gute Nameskonvention hilft dabei, sich auf der Festplatte (SSD) zurechtzufinden.

Ein Bonustipp, dessen Quelle ich leider nicht mehr nachverfolgen konnte: Wenn du dein Datei-System neu ordnen willst, verschiebe erst einmal alles, was du bisher gesammelt hast, in einen gemeinsamen Ordner „vor-2026-**-**“. Beginne dein neues System erst mal mit den ab jetzt hinzukommenden Dateien. Alles alte Material ist ja immer noch vorhanden. Aber du musst nicht gleich 10.000 Ordner und Dateien neu benennen und verschieben.

8. Abos

Ob Software-Abos oder Streaming-Dienste – hier entrümpelst du Testphasen, die sich stillschweigend in bezahlte Abos verwandeln können oder schon haben, und Tools, die du nie nutzt. Übersichtlichkeit ist der eine Vorteil – gespartes Geld der andere.

9. Cloudspeicher

Ob Drive, Dropbox, OneDrive oder Nextcloud. Synchronisierte Dateien und extern abgelegtes Material sind trotzdem Besitz. Auch hier entrümpelst du also am besten veraltete Backups, doppelt abgelegte Dateien und freigegebene Ordner aus längst beendeten Projekten.

Deine Kommunikation

10. E-Mails

Hier kommt jeden Tag mehr herein, als du verarbeiten kannst. Inbox Zero = das große Ziel, damit du die Übersicht behältst. Deshalb kannst du an der Stelle mit etwas Organisation viel erreichen:

Nutze Ordner für die Ablage und Zuordnung, z.B. für die Kommunikation mit einem Kunden.
Nutze Filter, um E-Mails aus deiner Inbox dahin zu verschieben, wo du sie brauchst.
Archiviere, was du aufheben musst.

11. Newsletter-Abos

Newsletter, die du abonniert hast, aber doch nicht (mehr) liest, sind ohne Mehrwert und gehören konsequent abbestellt. In der EU muss jeder Newsletter einen Link zum Abbestellen enthalten – such mal ganz unten in der E-Mail beim Kleingedruckten.

Reserviere dir am besten auch eine bestimmte E-Mail-Adresse nur für Newsletter, dann vermischen sie sich nicht mit anderen wichtigen Mails, die du gerne zeitnah bearbeiten willst. Und nimm dir ab und zu die Zeit, die Abomails durchzugehen und im Zweifelsfall abzubestellen.

12. Messenger-Dienste

Ob WhatsApp, Signal, Teams oder Slack: Entferne dich aus Gruppen, mit denen du nichts mehr zu tun hast. Schon die Ruhe, die du dann hast, weil keine Benachrichtigungen hereinkommen, ist viel Wert.

13. Feedreader

Wenn du aktuelles Nachrichten aus deinen Lieblingsblogs noch per Feedreader, z.B. Feedly, bekommst: Auch hier entfernst du am besten Feeds, die lange nicht aktualisiert wurden oder nicht mehr zu deinen Interessen passen.

14. Social Media

Welches System auch immer du nutzt: Überall siehst du mehr und anderes, als du gerne hättest. Übernimm hier die Kontrolle, soweit es dir möglich ist. Check z.B. mal, welchen Kanälen du auf YouTube folgst. Und entfolge die, die nichts mehr mit dir zu tun haben oder jetzt inaktiv sind. Wenn du dich dann auf deine Abos beschränkst, vermeidest du die von YouTube ausgewählten Vorschläge plus gesponserte Beiträge, die du nicht haben willst.

15. Kalender

Unterscheide hier genau zwischen deinen echten Terminen und den Timeslots, die du für bestimmte Arbeiten reservierst. Termine sind Pflicht und sollten deshalb nur wenige sein. Timeslots sind im Zweifelsfall verhandelbar und können z.B. um eine Stunde verschoben werden. Schaff dir also ein System – gerne auch mit mehreren Kalendern – um das eine nicht mit dem anderen zu verwechseln. Google Calendar, Thunderbird und Notion erlauben dir, mehrere Kalender in einer Übersicht zu verwalten und die Einträge farblich zu unterscheiden.

Dein Smartphone, dein Tablet

16. Smartphone-Homescreen und Apps

Wie auf dem Rechner besteht auch hier die Gefahr, dass du viele Apps heruntergeladen und mal ausprobiert, aber dann nie wieder benutzt hast. Weil sie kostenlos sind oder – wie die Edeka- oder Rossmann-Apps – beim Einkauf Geld sparen können. Geh also ab und zu mal deine Apps durch und entsorge, was du nicht mehr benutzt.

Aber Vorsicht: Lösche nur Apps, deren Wirkung du kennst. Manche stellen Funktionen zur Verfügung, die dein Betriebssystem braucht, sind aber trotzdem löschbar.

Und sortiere deinen Homescreen so, dass er dich nicht mit Reizen überflutet, sobald du das Display entsperrst:

Beschränke dich auf einen Homescreen. Die anderen Apps findest du über die App-Mediathek (iPhone) oder in einer alfabetisch sortierten Liste, wenn du auf dem Bildschirm nach oben wischst (Fairphone, And r oid)
Verstecke alles, was du nicht dauernd nutzt, in passend benannten, thematisch organisierten Ordnern.
Verzichte auf Widgets wie Wetter, wenn du sie nicht benötigst.

17. Fotos und Videos

Tausende unsortierte Videos, Bilder und Screenshots sind die digitale Version der Kiste im Keller: irgendwann willst du mal was draus machen, aber bis dahin kosten sie dich nur Platz in der Cloud oder auf dem Smartphone und du musst ewig scrollen, um das zu finden, was du gdir erade ansehen wolltest. Auch wenn der Platz in der Cloud teilweise kostenlos ist – verschaff dir die Übersicht und lösche, was du nicht mehr brauchst.

Moderne iPhones (iOS ab 16) unterstützen dich beim Aufräumen, indem sie dir Duplikate von Fotos und Videos zum Zusammenführen vorschlagen. Android hat eine ähnliche Funktion.

18. Benachrichtigungen

Welche Apps dürfen dir Nachrichten schicken und dich unterbrechen? Bei welchen Kanälen hast du auf YouTube die Glocke aktiviert, um dich über neue Videos informieren zu lassen? Wenn du zu oft erlebst, dass Nebensächlichkeiten deine Arbeit und Konzentration stören, solltest du die verantwortlichen Apps (und Kanäle) mit weniger Rechten ausstatten.

Deine Website

Wenn du oft an deiner Website arbeitest, vielleicht Beiträge schreibst und Galerien mit Bildern füllst, schätzt sicher auch hier eine übersichtliche Arbeitsumgebung. Deshalb habe ich diese Kategorie hier aufgenommen, um dich mit Tipps zur Einrichtung deiner WordPress-Website zu versorgen.

19. Ungeutzte Plugins und Themes

Wenn deine Website auf dem Content Management System WordPress läuft, sind praktisch alle Funktionen wie Kontaktformulare, Suchmaschinenoptimierung, Shop oder Lernplattform über spezielle Erweiterungen – Plugins – eingebunden.

Du bist Entwicklerin oder Webdesignerin und verwaltest deine Website komplett selbst? Dann hast du sehr wahrscheinlich einige Karteileichen: Plugins, die du getestet, aber deaktiviert hast. Themes, die mit neuen Versionen von WordPress in dein System einfließen. Schau immer mal wieder hin und lösch alles, was du nicht mehr brauchst. So wird deine Website im Backend nicht nur übersichtlicher, sondern auch sicherer und braucht weniger Wartung. Aber Achtung: Ein Standard-Theme sollte für Notfälle noch zur Verfügung stehen.

20. Backups und Revisionen

Eine Website kann auch ganz automatisch und mit bester Absicht Datenmüll ansammeln. Beschränke also von Anfang an, wie viele Backups und Revisionen von Artikeln du aufheben willst.

Bei Backup-Plugins für WordPress kannst du einstellen, wie oft deine Daten und die Datenbank gesichert werden und wie viele Sicherungen du behalten willst. Wenn dein Provider dir automatische Backups anbietet, triff auch dort deine Wahl.

Verwendest du das Plugin BackWPup, kannst du die Anzahl der Backups hier einstellen:
Klick bei dem geplanten Backup den Link „Speicher“ an und das Radsymbol neben dem von dir gewählten Speicherort. Dort kannst du die maximale Anzahl zu behaltender Backups konfigurieren.

Bei UpdraftPlus findest du diese Einstellung unter „Einstellungen“ und kannst den Rhythmus der Datensicherung und die Zahl der aufbewahrten Sicherungen einstellen.

Was die Revisionen von Artikeln in WordPress angeht: Mit diesem Eintrag in der wp-config.php beschränkst du sie auf 5 pro Artikel:

define('WP_POST_REVISIONS', 5);

Wenn du alte Revisionen entfernen und Zukünftige mit mehr Optionen beschränken willst, kannst du das auch über dieses Plugin erledigen: https://wordpress.org/plugins/simple-revision-control/

21. Mediathek und Bilder

WordPress erzeugt von jedem Bild nach dem Upload in die Mediathek von Haus aus drei Formate: Vorschaubild, Mittelgroß und Groß. Wie diese Formate bemessen sind, kannst du in den Einstellungen unter „Medien“ festlegen. Themes und Plugins legen aber oft zusätzliche Bildformate an. Die dann ebenfalls bei jedem Upload erzeugt werden. Damit müllst du dir nicht nur den Webspeicher voll, sondern erweiterst auch die Größen-Optionen und Formate, die dir eim Einbinden eines Bildes in deinen Text vorgeschlagen werden. Übersichtlich ist etwas anderes!

Wenn du dich auf einige gängige Formate beschränken willst, kannst du vorab mit einem Plugin Disable Media Sizes alles entfernen, was du nicht brauchst.

Außerdem kannst du deine Mediathek von Zeit zu Zeit aufräumen und Bilder entfernen, die du nicht mehr brauchst. In der Listenansicht kannst du in der Spalte „Hochgeladen zu“ sehen, ob ein Bild zu einem Beitrag hochgeladen wurde. Das gibt dir einen Hinweis, ob es verwendet wird, aber keine Sicherheit. Auch Plugins, die ungenutzte Bilder herausfiltern und löschen, würde ich persönlich mit Vorsicht benutzen. Verlass dich beim Ausmisten in der Mediathek also lieber auf deine Kenntnis deiner inhalte.

Digitales Entrümpeln – ein Fazit

Auch wenn man Dateien, Apps und Icons nicht anfassen kann: Wenn du als Wissensarbeiterin in deinem Homeoffice arbeitest, sind sie allgegenwärtig und können deine Konzentration stören, dich ablenken. Wenn du hier ab und zu etwas ausmistest, wirst du ganz automatisch belohnt durch

weniger Suchzeit
visuelle Ruhe bei der Arbeit
weniger Ablenkung durch viele Reize auf engem Raum direkt in deinem Blickfeld

Auch Zeit, die du einmal in ein durchdachtes System zur Organisation deiner Dateien steckst, macht sich vielfach bezahlt. Ich wünsche dir viel Erfolg beim digitalen Entrümpeln!

Bild: fancycrave1digitales-entruempeln