In den Fokus kommen und deine beste Zeit konzentriert starten.

Wenn du als selbständige Designerin, Programmiererin, Beraterin oder in einem anderen anspruchsvollen Wissensberuf arbeitest und gleichzeitig Familie und Haushalt organisierst, kennst du das Problem: Deine Arbeitszeit besteht selten aus langen, ungestörten Blöcken in voller Konzentration. Stattdessen wechselst du ständig zwischen beruflichen Aufgaben, Kinderbetreuung und Alltagsorganisation.

Umso wichtiger ist es, deine persönliche Fokuszeit und auch alle anderen Zeitfenster, die dir zur Verfügung stehen, optimal zu nutzen. Doch genau das fällt oft schwer. Die eigentliche Herausforderung ist nicht der Mangel an Zeit, sondern der schnelle Wechsel zwischen privaten Aufgaben und konzentriertem Arbeiten für deine Kunden.

In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Aufmerksamkeit gezielt einsetzt, Ablenkungen gekonnt blockierst und schneller in den Flow kommst, damit aus einem Mosaik verfügbarer Stunden echte Ergebnisse entstehen.

Inhalt

Der perfekte Einstieg in deine Fokuszeit

Eine der wichtigsten Fragen, die du für deine kostbare Arbeitszeit vorab lösen solltest: Wie gehst du mit Ablenkungen so um, dass sie möglichst garnicht erst auftreten? Wie schützt du deine Konzentration vor inneren und äußeren Einflüssen?

Sorge also schon bei der Vorbereitung deiner Arbeits-Sitzung dafür, dass

dein Handy auf lautlos steht oder möglichst nicht am Schreibtisch liegt (wenn du dir das beruflich leisten kannst und auch die Lehrer deiner Kinder nicht anrufen werden…)
dein Telefon auf den AB läuft (Wieder: wenn sich das mit deinem Berufsbild verträgt)
auf deinem Bildschirm nur die Programme / Apps sichtbar sind, die du für diese Arbeit gerade brauchst (nein, dein E-Mail-Client gehört wahrscheinlich nicht dazu)
Messenger wie WhatsApp, Signal oder Slack nicht gestartet sind (dito: Wenn das zu deinem Beruf passt)
ein Notizbuch darauf wartet, deine spontanen Ideen und ToDos aufzufangen (Wäsche aufhängen, Arzttermin machen, Buch bestellen…)
alle Materialien, die du gleich brauchen wirst, bereit liegen. Dazu gehört auch dein Kaffee, Tee, Wasser oder was immer deine Lebensgeister wach hält.
die Tür zu ist. Ein gutes Signal für Mitbewohner aller Altersstufen, dass du jetzt was Wichtiges tust. Auch hier: Tu das, wenn deine familiäre Situation oder die Sitten an deinem Arbeitsplatz das erlauben.

Aber warum ist das so wichtig?

Was Unterbrechungen mit deiner Konzentration anstellen

Erinnerst du dich noch daran, wie du dich das letzte Mal gefühlt hast, als dich jemand aus der Arbeit gerissen hat? Dein kleiner Sohn, der mit seiner Zeichnung für dich aus der Kita kam, der Kunde, der unbedingt gleich wissen musste, wie weit du mit dem Entwurf bist, oder einfach ein Callcenter-Mitarbeiter, der dich per Telefon zum Wechsel deines Stromanbieters überreden wollte?

Eigentlich nur ganz kurze Unterbrechungen, aber:

du hast komplett den Faden verloren
und es dauert laut Studien über 20 Minuten, bis du ihn wiederfindest

Das Phänomen nennt sich attention residue, Aufwerksamkeitsrückstand. Die Organisationsforscherin Sophie Leroy stellte fest, dass der Wechsel zwischen unfertigen Aufgaben die Leistungsfähigkeit senkt. Die kleine Unterbrechung kostet dich also nicht dur die 5 Minuten, die sie eigentlich dauert.

Lege vorab fest, wie du mit Ablenkungen umgehst

Viele dieser Unterbrechungen kosten unsere volle Aufmerksamkeit, weil wir jedes Mal neu entscheiden müssen, wie wir darauf reagieren. Das Konzept der Implementation Intentions (Wenn-dann-Pläne) empfiehlt deshalb, typische weil voraussehbare Ablenkungen bereits im Voraus zu berücksichtigen. Formuliere dafür konkrete Regeln wie: „Wenn während meiner Fokuszeit eine neue Idee auftaucht, dann notiere ich sie auf meiner Ideenliste.“ Oder: „Wenn eine Nachricht eingeht, dann lese ich sie erst nach Ende des Arbeitsblocks.“ Solche Wenn-dann-Pläne reduzieren spontane Entscheidungen und helfen deinem Gehirn, die Aufmerksamkeit bei der aktuellen Aufgabe zu halten.

Du siehst: Gute Vorbereitung und Schutz deiner Prime Time sind der halbe Erfolg.

Schaffe einen klaren Übergang in deine Fokuszeit

Gerade wenn du die Dinge, die deine beste gezielte Aufmerksamkeit benötigen, gerne immer wieder aufschiebst: Mach dir den Einstieg in die Arbeit so leicht wie möglich. Vielleicht brauchst du einen gezielten Übergangsritus, um morgens aus dem Bett an den Schreibtisch zu finden. Oder dich nach Telefonaten und Meetings auf die produktive Prime Time an deinem Arbeitstag einzustimmen.

Hier hilft ein kleines Ritual, das du regelmäßig zum Einstieg nutzt und ganz auf dich abstimmst. Zum Beispiel:

Mach ein paar tiefe Atemzüge
Überblicke deinen Schreibtisch: Ist alles am Platz? Auch der Kaffee (siehe oben: Vorbereitung)
Schau auf dein Vision Board: Mach dir bewußt, warum du das alles tust
Starte bewußt (!) deinen Rechner
Setz dich nur fertig angezogen an den Schreibtisch (wenn du gleich nach dem Aufstehen an deiner nebenberuflichen Selbständigkeit arbeiten willst)

Du siehst schon: Es gibt viele Möglichkeiten, sich auf eine wichtigste Arbeit des Tages einzustimmen. Hauptsache, dein Einstieg wird ein richtiges Ritual, das dir sagt: Gleich geht es los, aber so richtig!

Definiere nur eine Aufgabe für die nächste Fokus-Sitzung

Noch eine Bitte: Wenn du deine Fokus-Sitzung planst: Kipp nicht deine gesamte ToDo-Liste hinein. So ist Frustration vorprogrammiert. Nimm dir am besten nur eine einzige Sache vor, auf die du dich voll konzentrierst. Frag dich mit Gary Keller: “Welche EINE Sache kannst du heute erledigen, deren Vollendung alle anderen Aufgaben einfacher oder sogar überflüssig macht?”

Welche das sein kann, weißt du am besten:

was ist besonders wichtig oder dringend (oder beides)?
was bringt dich deinem Ziel näher?
wofür reicht die verfügbare Zeit?
wofür reicht deine aktuelle Energie?
wofür hast du alles verfügbar, was du brauchst?

Auch die Formulierung dieser Aufgabe spielt eine Rolle. Das Ergebnis muss sonnenklar sein. Keine Frage offen, was du von deiner Sitzung erwartest. Also verzichte lieber auf lasche Formulierungen wie „Entwurf XYZ“. Wähle lieber

ein Ergebnis: „Layout Landingpage Website XYZ als PDF fertigstellen“
und formuliere es so umsetzbar und detailliert wie nötig.

Je erfahrener du in deinem Job bist, desto genauer gelingt dir die Zeitschätzung. Aber sei lieber etwas großzügiger als zu knapp, um dir Stress zu sparen. Wenn du schon mit einem straffen Zeitplan in deine Sitzung gehst, ist der nämlich vorprogrammiert.

Wenn dir der Start schwerfällt: Sorg für einen leichten Einstieg

Wenn du jetzt am Schreibtisch sitzt und auf die Motivation wartest, loszulegen: Vergiss es! Nicht jede von uns lebt nach der Maxime „Iss den fettesten Frosch zuerst!“ Motivation ist kein verlässlicher Partner für deinen Erfolg. Unser Gehirn hasst Herausforderungen und Veränderung, weil sie viel Energie kosten, und bevorzugt dann eine einfachere, bekannte Aufgabe. Es signalisiert dir Überforderung, Unsicherheit oder Widerstand. Was du dann tust: Du weichst lieber auf einfache Aufgaben aus, die dir zwar für deine Ziele nicht gleich viel bringen, aber dich auch nicht in Stress stürzen.

Du hast zwar dein Ritual für den Beginn der Fokuszeit, aber jetzt brauchst du einen kleinen ersten Schritt, um anzufangen. Ein Detail, das dir fast nichts abfordert, aber zu deiner wichtigsten Aufgabe gehört. Und die natürlichen Abwehrmechanismen deines Gehirns (aka Amygdala) unterläuft. Gib dir 5 Minuten auf deinem Timer, um den ersten Schritt zu tun:

öffne schon einmal das Dokument, das du bearbeiten willst
beginn die Gliederung
schreib ein paar Stichworte in dein Notizbuch
füll den Mantelbogen deiner Steuererklärung aus
recherchiere ein Bild für deinen Blogartikel
…

Du weißt sicher, was dir den Einstieg zu genau dieser deiner Aufgabe erleichtern kann.

So kommst du in den Flow statt nur in die Arbeit

Deine beste Zeit, deine Prime Time, ist die knappe Zeit, die dir die besten Ergebnisse bringen soll. Du willst optimal arbeiten, dabei deine kreativste und erfolgreichste Phase erleben und deinen Zielen näher kommen. Tu also alles dafür, dass du diese Zeit im Flow erlebst. Wenn wir so arbeiten, vergeht die Zeit wie im Flug. Der Psychologe Mihály Csíkszentmihályi hat dieses Phänomen entdeckt. Was du dafür brauchst:

eine Aufgabe, die du schaffen kannst, die aber nicht langweilig oder zu einfach ist
die klar umrissen ist (Umfang und Ergebnis hast du ja schon im letzten Abschnitt festgelegt)
und bei der du in Echtzeit verfolgen kannst, wie deine Fortschritte laufen (wenn du programmierst: wenn alles klappt oder dir die Logfiles klar sagen, welchen Fehler dein Code prodiziert hat)
und eben eine Aufgabe, die in deinem Zeitfenster machbar ist

Nach Unterbrechungen schneller wieder fokussiert arbeiten

Wenn es doch passiert: So nimmst du den Gedanken deiner wichtigen Aufgabe nach einer Unterbrechung wieder auf.

notiere dir sofort den letzten Gedanken, den du zu deiner Aufgabe hattest – oder markiere die Stelle im Text, an der du gearbeitet hast. So kommst du nachher wieder hinein.
Mach dir deine Prioritäten klar: Die Arbeit, die du gerade unterbrochen hattest, ist das Wichtigste, was du heute schaffen wolltest. So lässt du dich nicht verleiten, der Unterbrechung nachzugehen und andere Dinge zu verfolgen.
unterstütze dich durch eine kleine Routine für den Wiedereinstieg, z.B. „Weiter geht’s“.

Fazit

Deine Fokuszeit ist dein wichtigstes Kapital, um mit deinen Projekten voran zu kommen und wirkliche Ergebnisse zu generieren. Ob du morgens um 5 Uhr dein Side Huste anschiebst oder deinen ganzen Homeoffice Tag selbst organiseren und möglichst effizinet gestalten willst: Tu alles, um deine beste Zeit gut vorzubereiten und zu schützen. Viel Erfolg!

Bild: Mr Ha