MyKaizen: Auch im Homeoffice alles im Griff behalten

Zwischen Kundenterminen, Wäschebergen, unbeantworteten Nachrichten, Content-Ideen und dem Gedanken „Ich darf den Zahnarzttermin morgen auf keinen Fall vergessen“ fühlen sich viele Soloselbständige im Homeoffice selbst wie das Betriebssystem für alles und jeden.

Gerade als Frau hast du traditionell schon mehrere Rollen quasi fest gebucht: Unternehmerin (oder deine Rolle im angestellten Beruf), Mutter, Partnerin, erste Ansprechpartnerin für die Familie und ihren Alltag. Und selbst wenn deine Selbständigkeit noch „nebenbei“ entsteht, läuft im Kopf bereits permanent deine angestellte Arbeitswelt mit. Aber wie organisierst du dich so, dass du alles im Griff hast und die Übersicht behältst?

Inhalt

Hier kommt das Konzept des „Life OS“ ins Spiel!

Ein Life Operating System (=OS) soll nicht etwa dein Leben perfektionieren oder dich in eine Maschine verwandeln, die nur automatisch alles abarbeitet, was sie tun soll. Es geht vielmehr darum, einen einfachen, zentralen Ort zu schaffen, an dem dein Alltag, dein Business und deine persönlichen Aufgaben zusammenlaufen. Ein System, das dich mental entlastet, deine Prioritäten deutlich sichtbar macht und dir hilft, trotz Unterbrechungen, Homeoffice-Chaos und vollem Kalender den Überblick zu behalten. Weil die Basis einfach stimmt!

Was ist ein Life OS überhaupt?

Zuerst einmal: Nein, kein neues fancy Tool, das du erst langwierig lernen und für deine speziellen Lebensumstände anpassen musst. Es ist vielmehr ein Konzept, mit dem du dein Leben in den Griff bekommst. Und das du problemlos analog in deinem Notizbuch, aber auch mit Obsidian, Notion, Trello, Todoist, … (you name it) online oder ausschließlich lokal auf deinem Rechner umsetzen kannst.

Und doch kommt dieses Konzept aus der Welt der Produktivitäts-Gurus, die oft gerne mit Notion arbeiten, weil man hier Abläufe programmieren kann, ohne sich mit Datenbanken auszukennen: Ali Abdaal, Tiago Forte und August Bradley.

Kurz zusammengefasst: Es

berücksichtigt all deine Rollen, Lebensbereiche, Ziele und Verantwortlichkeiten, mti denen du umgehen musst.
organisiert deine Projekte, Termine und Aufgaben
sorgt für Zeiten in deinem Kalender, in denen du sie umsetzen kannst
verwaltet dein Wissen, deine Unterlagen und all die Materialien, die du für die Arbeit brauchst
und sammelt alles, was wichtig sein könnte, so, dass du es zum richtigen Zeitpunkt vor dir siehst
mit Workflows, die du automatisch umsetzt

Hier lernst du meine Version kennen, die ich schon lange nutze und immer wieder verbesser. Ich nenne sie MyKaizen. Dazu später mehr.

Das sind die sechs Kern-Komponenten von MyKaizen

Sie bilden die verschiedenen Ebenen deines Selbstmanagements ab. Vom großen Überblick über deine Ziele über tägliche Todos und Termine bis zu Materialien, Unterlagen, die du brauchen wirst. All das verbindet sich durch einfache Workflows, mit denen du dein System bereit für deinen. Tag hältst. Starten wir von ganz oben:

1. Deine Ziele und Visionen

Das ist der Kompass, nach dem du dein Leben täglich ausrichtest. Oder – wie man heute oft sagt – dein Leuchtturm, dein Polarstern. Hier findest du den Überblick über all deine Ziele, die du in deinen Lebensbereichen anstrebst. Alles, was deine neue produktive Identität ausmacht.

Natürlich übersichtlich gegliedert nach dem Zeitraum, für den du dir etwas vornimmst. Und eine gesunde Mischung aus Ergebniszielen vs. Handlungszielen. Zum Beispiel:

„Bis zum Jahresende habe ich 12.000 € gespart“. Ein Ergebnisziel mit dem Termin zum Jahresende
„Jeden 1. des Monats überweise ich mir 1.000 € auf mein Tagesgeldkonto.“ Hier ein monatliches Handlungsziel, was das Ergebnisziel am einfachsten möglich macht.
„Bis zum Ende des 1. Quartals habe ich ein Tagensgeldkonto gefunden, das mir den besten Zins anbietet, und bin mit meinem Spargeld dahin umgezogen.“ Noch Ergebnisziel, diesmal für das erste Quartal.

Oder: Wenn du eine YouTube-Bloggerin sein willst (hallo, hier kommt deine neue Identität im Bereich Business!)

„Bis Jahresende läuft mein YouTube-Kanal regelmäßig und ich habe 1000 Abonnenten.“ – das Ergebnisziel.
„Bis zum 31.3. habe ich meinen Kanal eingerichtet und meinen Redaktionsplan für 2 Monate erstellt.“ Das Quartalsziel.
„Ich poste jede Woche ein Video.“ Dein wichtigstes Handlungsziel.

Du verstehst schon, worauf ich hinaus will: Hier ist die Steuerungszentrale deines Selbstmanagements.

2. Die Projekt-Übersicht

Geh von deinen Zielen und Visionen mal eine Schritt weiter ins Detail. Wann immer du eine Aufgabe einplanen willst, die nicht einfach in einem Schritt erledigt werden kann, hast du ein Projekt vor dir. Es steht in der Struktur zwischen einem Monats-(Quartals-, Wochen-)Ziel und deinen großen Zielen. Projekte sind die messbaren Schritte, die du auf deine Ziele, deine neue Identität hin unternimmst. Und sie erlauben dir, deine täglich umsetzbaren Aktionen auf ein Ergebnis hin zu bündeln. Das schafft dir den Überblick, den du brauchst.

Ein Beispiel: Dein Quartalsziel „Bis zum 31.3. habe ich meinen YouTube-Kanal eingerichtet und meinen Redaktionsplan für 2 Monate erstellt.“ Das kannst du natürlich so nicht umsetzen, weil schon die Einrichtung deines Kanals aus mehreren Schritten besteht. Du brauchst hier

abgeschlossene Projekte, die dein Quartalsziel erreichen
mit Aufgaben, die du an einem Tag umsetzen kannst
und das Ergebnis irgendwann sicher erreicht ist. Das Ende ist absehbar.

Wie könnten die Projekte aussehen, die du für dieses Quartalsziel umsetzen wirst?

Finde einen Namen für den Kanal
Richte den Kanal auf Youtube ein
Mach einen Redaktionsplan mit 1 Video pro Woche für 2 Monate

Nr. 1: Wenn der Kanal so heißen wird wie dein Blog, ist die Sache klar: Nur ein Schritt und du weißt Bescheid. Dann ist das eine Aufgabe. Fertig. Wenn nicht, brauchst du gute Ideen und einen Prozess, um sie zu qualifizieren => ein Projekt eben.

Nr. 2: Für den YouTube-Kanal brauchst du schon einmal eine Gmail-Adresse. Und du musst dich anmelden. Und, und , und … Das ist ein Projekt! Notiere dir also die verschiedenen Schritte, die du für einen voll eingerichteten YouTubekanal brauchst.

Nr. 3: Jetzt du: Wie gehst du vor, um aus dem Projekt Redaktionsplan Aufgaben zu ziehen, die du wirklich täglich einplanen und dann auch umsetzen kannst? Vielleicht beginnst du mit einem Excel-File für deine ersten Ideen … Bau dein erstes Projekt auf.

Du siehst, Projekte sind die Bausteine, aus denen deine Ziele entstehen. Mit der Projekt-Übersicht hast du sie immer im Griff.

3. Das Task-Management

Das ist das andere „Ende“ des Systems. Es sorgt dafür, dass deine tägliche Arbeit klappt und du deine Ziele effizient ansteuern und deine anstehenden Projekte Schritt für Schritt umsetzen kannst. Du siehst hier all die ToDos und Termine, die wirklich heute erledigt werden müssen und für die du auch Zeit oder Gelegenheit hast. Und natürlich an anderer Stelle all die anderen, die auf dich warten, aber deinen täglichen Überblick nicht stören sollen.

Hier reicht eben keine klassische ToDo-Liste, weil sie nicht zeigt, was genau heute fällig und möglich ist. Außerdem neigen klassische ToDo-Listen dazu, unkontrolliert zu wachsen. Das willst du nicht!

Was du brauchst ist ein genauer Überblick, welche Aufgaben und Termine du genau heute in dein Leben lässt. Und wann die Zeit frei ist, um sie umzusetzen. Plane also nicht nur deine Aufgaben, sondern reserviere zwischen den festen Terminen Zeitblöcke für besonders fokussierte Arbeit ein, in denen du sie umsetzt. Zum Beispiel:

Tagesplanung, Zeit für dich: 6:00 bis 7:00
Frühstück machen, Kinder in die Kita bringen: Zwischen 7:00 und 8:30 (klar, weil es jeden Tag passiert)
Friseur um 9:00 Uhr (war ausgemacht, also weißt du aus deinem Kalender, dass es heute sein wird)
Ein Block Fokusarbeit von 10:30 bis 12:30 (für heute geplant: Angebot für Kunde XY schreiben und schicken, Design für Website Kunde AB verfeinern)
12:30 bis 13:30 Mittagspause
Noch ein Fokusblock: 14:00 bis 16:00 (wieder genau das, was du für heute geplant hast: Design finalisieren, Redaktionsplan Blog für den kommenden Monat machen)
Kinder abholen + Familienzeit: 16:30 bis 19:00
Abendrunde durchs Haus um 20:00 Uhr (Küche aufräumen, Wäsche einsammeln, bewußt vor der Tür Luft schnappen … eben deine persönliche Routine, die jeden Abend stattfindet)
Feierabend (oder doch noch ein Fokusblock für die Fortbildung?)

Bei dir siehst das wahrscheinlich ganz anders aus, aber du verstehst schon: Eine Mischung aus Terminen, festen Routineabläufen und Zeitblöcken für deine geplanten 3 bis maximal 5 Tagesaufgaben. Die du vorab auswählst und dann auch umsetzt (vorausgesetzt, du hast dich mit der Dauer der Aufgaben nicht verschätzt. Dann musst du den Rest eben auf morgen verschieben).

Wenn du dein Business morgens vor und / oder abends nach dem Job umsetzt, sieht dein Task Management und die Einplanung deiner Fokusblöcke sicher ganz anders aus. Aber die Idee bleibt dieselbe:

nur 3-5 Aufgaben einplanen
weil sie sowieso immer länger dauern als gedacht
und nur die Wichtigsten auswählen.
Und dann in den Fokusblöcken genau das tun, was du geplant hast.
Bonus-Tipp: Social Media checken, ungeplante „Recherche“ und Schreibtisch aufräumen sind keine Alternative.

4. Das Wissensmanagement

Du bekommst jeden Tag jede Menge Zeug herein, mit dem du umgehen musst. Und das du auch meist nicht verlieren willst. David Allen unterscheidet bei seinem Produktivitätssystem Getting Things Done (GTD) zwischen Dingen, die man tun kann, und solchen, die man eben nicht tun kann. Ziele, Projekte, Aufgaben: All das kann man umsetzen oder Wirklichkeit werden lassen. Aber da ist mehr:

Die E-Mal mit den Zugangsdaten deines Kunden zu seiner Website
Die Telefonliste aller Freunde deiner Kinder
Die Mitschrift aus deinem Seminar zu …
Das kostenlose PDF-Buch über XYZ
Deine Versicherungspolicen
… (you name it)

All das sind keine Projekte, weil es eigentlich nichts gibt, was du damit tun kannst. Es ist Referenzmaterial, auf das du von Fall zu Fall zugreifen willst. Oder – im Fall der Steuererklärung oder der schnellen Hilfsaktion, die die Website deines Kunden wieder flott macht – zugreifen musst. Du willst dir das alles nicht merken müssen.

Deshalb brauchst du ein Second Brain, ein zweites Gehirn. Eben einen Bereich in deinem System, der dein Wissen und alles Material so aufnimmt und verwaltet, dass du es immer findest, wenn du es brauchst.

5. Deine Gewohnheiten, Checklisten und SOPs

Hier kommt der Trick, mit dem du dein System zu Höchstleistungen bringst. Denn wer hätte nicht gerne einen Mitarbeiter, der ihm zuverlässig Dinge erledigt? Wenn du Solounternehmerin bist oder dir nebenberuflich etwas aufbaust, ist das meist eine Wunschvorstellung. Aber es gibt Alternativen, die dich bei deiner Arbeit effektiv unterstützen. Denn das Problem besteht meist darin, dass du:

Dinge aufschiebst, weil du dich erst dazu entscheiden musst, sie anzupacken
oder weil du dich nicht erinnern kannst, wie du sie tun sollst, weil du sie das letzte Mal vor 2 Monaten getan hast

Ich baue MyKaizen also auf Gewohnheiten, Checklisten und SOPs, denn:

alles, was du gewöhnlich tust, kostet dich keine Entscheidung mehr (oder wie schwer ist es dir gefallen, heute morgen Kaffee zu kochen?)
alles, für das es dir bekannte Regeln gibt, kann ohne viel Aufwand und sicher umgesetzt oder – wenn du weiter denkst – einmal delegiert werden.

Also identifiziere mal:

Was könnte eine deiner Gewohnheiten werden, die dich persönlich unterstützt, weil du nicht mehr darüber nachdenken, dich nicht mehr dazu entscheiden musst?
Welchen Aufgaben machst du selten, aber sie müssen immer korrekt ablaufen?
Welchen Aufgaben sind wichtig für dein Unternehmen und du würdest sie gerne delegieren?

Nr. 1: Das könnten Gewohnheiten sein, deren Ergebnis du brauchst und mit denen du dich von Entscheidungen freimachst: Tagesplanung am Abend vorher? Morgens um 5 Uhr austehen? Abends ein bewußter Shutdown für Büro und Küche?

Nr. 2: Mein absoluter „Liebling“: Die jährliche private Steuererklärung. Auch wenn sich immer wieder Dinge ändern – ich habe eine Checkliste für die Daten, die ich bereit haben muss. Damit die Steuererklärung ohne Probleme in möglichst kurzer Zeit vom Tisch ist.

Nr. 3: Für alles, was ich (noch) selber tue und asap outsourcen werde, gibt eine SOP Standard Operating Procedure. All die Schritte, die man bis zum Ergebnis gehen muss. Das könnte zum Beispiel sein, wie ich ein Thema für ein YouTube Video im Detail finde, validiere und die wichtigsten Aussagen formuliere. Und wann ich KI einbinde.

Du siehst, hier baust du dir eine Basis auf, die dir so manchen Mitarbeiter ersetzt, wenn du dein Business anschieben willst.

6. Regelmäßige Planungszeiten

Hier kommt der Baustein, der all das zusammenhält. Nimm dir regelmäßig die Zeit für etwas Planung. So richtest du deinen Tag, deine Woche, dein Quartal, dein Jahr (oder wie immer du die Zeit in deinem Leben taktest) auf deine Ziele, deine Identität aus. Und hier liegt der große Unterschied zu einer endlosen ToDo-Liste: Du bleibst die Chefin deiner Zeit, weil du dir mit etwas Übung nie mehr vornimmst, als du in einer Einheit schaffen kannst.

Also setz dich z.B. jeden Freitag für 10-15 Minuten hin und überprüfe deine Listen:

welche Zeiten sind in deinem Kalender fest verplant? Am besten mit einem Polster für Anfahrt, Abfahrt oder Vorbereitung rund um den eigentlichen Termin.
welche Einzelaufgaben kannst du kommende Woche erledigen? Das sind Aufgaben, die keinem Projekt dienen, sondern so wie sie sind umgesetzt werden können (z.B. Telefonat mit Kunde XY, Dinge zum Wertstoffhof bringen, …)
wo stehen deine Projekte gerade, was sind die nächsten Aufgaben, die du in der verbleibenden Zeit der nächsten Woche schaffen kannst?
welche Projekte willst du diese Woche angehen? Was ist der erste Schritt dafür?

In kürzester Zeit weißt du, wie realisterscherweise deine kommende Woche aussieht. Wenn sich dann Änderungen ergeben, kannst du mit informierten Entscheidungen reagieren, statt dich einfach überrollen zu lassen.

Ich schließe auch jeden Tag damit ab, dass ich für 5 Minuten einplane, welche ToDos aus meiner Wochenliste morgen erledigt werden könnten. Das gibt mir einen ruhigen Start in den nächsten Tag.

Wie baust du jetzt dein eigenes System mit MyKaizen auf?

Das ist das Gute: Es ist total egal, wie du dich organiserst! Was du wirklich brauchst:

irgendeinen Kalender für deine Termine (und für deine täglichen Fokus-Zeiten, wenn du das so machst)
irgendein Tool, mit dem du deine Struktur in Listen oder Ordnern abbilden kannst und täglich den Überblick hast.

Du lebst lieber analog

Du hast keine Lust, immer dein Smartphone dabei zu haben, und dein Business ist auch eher von Mensch zu Mensch: Es geht auch komplett analog! Das hier reicht schon:

Ein Taschenkalender mit allen Terminen
Ein Notizbuch. Am besten schaust du dir jetzt mal das System Bullet Journal an, mit dem du alles abbilden kannst. Du erstellst für all deine Bereiche einfach Listen.
Unterstütze dein Wissensmanagement und dein Termine mit dem 43-Ordner-System. Lege alle alalogen Informationen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auftauchen sollen, in einem Ordnersystem ab.
Sorge zusätzlich dafür, dass dein analoges Wissensmanagement funktioniert. Der gute, alte Leitz-Ordner sind dein Freund.

Oder doch digital und auf allen Geräten verfügbar

Jetzt wird es (hier in der EU) kompliziert: Willst du alle (für einzelne Anwender meist kostenlosen) Tools nutzen, die dich dein System umsetzen lassen? Auch wenn du dann die Nutzung deiner Daten nicht mehr wirklich kontrollieren kannst? Wenn ja – hier meine Liste

Notion: Der Ursprung des Life Os-Konzepts. Hier kannst du ohne Wissen um Datenbanken, Tabellen und Normaliserung dein SYstem aufsetzen.
Was sowieso geht: Die Synchronisation mit deinen anderen Geräten über Apps. Notion ist sehr mächtig und bildet praktisch alles ab, was du haben willst. Aber (keine Rechtsberatung, aber mein Eindruck):
- Trotz Datenschutzerrichtlinien von Notion reicht dir das eventuell nicht aus, weil Daten standardmässig in den USA gespeichert werden.
- Ich nutze es selbst, aber nie für personalisierte Daten. Wenn du also als Teil deines Projektmanagements auch eine Kundentabelle pflegen willst: Ich mach das nicht!
Todoist: Ein vielversprechender Kandidat, auf den ich über Carl Pullein gekommen bin.
Für Termine: Der Google Kalender ist mit den meisten Systemen vereinbar, aber das muss man aus Sicht des Datenschutzes mögen.

Oder nur auf deinem Rechner

Wenn du nicht analog lebst, aber eher auf Sicherheit und Privatsphäre achtest:

Dein Kalender ist nur der, den dein (Rechner, Smartphone, was immer deine Single Source of Truth …) anbietet. Es gibt keine Synchronisierung mit Google, Apple usw.
Dein lokales System bildet dein System ab

Das könnte z.B. Obsidian sein, aber auch ganz einfach die Notes App deines Betriebssystems (wenn sie sich nicht mit der Cloud verbindet) – Check das mal.

Wie fängst du jetzt einfach mal an?

Wenn du dir MyKaizen einrichten willst, schaffst du das am besten mit diesen einfachen Schritten:

Wähle deine wichtigsten beiden Tools nach deinen Vorgaben: Den Kalender und das eigentliche Planungs-Tool. Analog oder digital? Lokal oder in der Cloud?
Wähle nur, was verbreitet ist und zu dem du für deine Umsetzung auf gute Informationen zurückgreifen kannst. Eine gute Doku und eine aktive Community sind nicht schlecht.
Fang klein an und erstelle zuerst, was du sofort brauchst:
- Termine und ToDos für heute und die laufende Woche
- Laufende Projekte
- Deine Inbox für alles, was hereinkommt

So hast du gleich nach wenigen Minuten den Überblick über alles, was gerade aktiv ist. Und nichts geht verloren. Aber versuche jetzt nicht gleich, perfekt zu sein. Jedes System wächst mit der Nutzung im Alltag. Nicht jede Kategorie für Aufgaben oder Bereiche, die du so gut findest, bewährt sich im Alltag.

Gib dir Zeit, mit deinem neuen System zu arbeiten. Vertraue auf die Philosophie der stetigen Verbesserung, die aus der aufmerksamen Arbeit damit erwächst. Deshalb nenne ich mein System auch lieber MyKaizen, weil der japanische Begriff Kaizen – die stetige Verbesserung – ist.

Diese Stolperfallen kannst du vermeiden

Es soll gleich perfekt sein
Wie soll das gehen? Du verbindest gerade deine eigenen Bedürfnisse und Ziele mit einem Tool, dass sie abbilden kann. Gib dir zwei Wochen Zeit, um das neue Tool im Alltag zu testen, bevor du dein System damit komplatt aufbaust. Wie fühlt es sich täglich bei der Benutzung an? So kannst du entscheiden, ob es dir etwas bringt.
Du gönnst dir eine lange Testphase für die Auswahl der Tools
Wenn du weißt, wo und wie du mit deinem Tool arbeiten wirst, hast du schon eine gute Vorauswahl. Wenn der Laptop dein Freund ist, brauchst du kein Notizbuch. Wenn Datenschutz deine Prio 1 ist und du sowieso nur am heimischen Rechner sitzt, sind Cloud-Apps schon mal ausgeschlossen. Wenn du soweit bist, steck etwas (!) Recherche in die Auswahl und gib dir dann 2 Wochen Zeit, um ein erstes System zu testen, statt Tool-Hopping zu betreiben. Gut genug ist manchmal die beste Wahl.
Ich suche das EINE Tool, das alles kann
Mach das lieber nicht, weil du sonst zu viele Kompromisse eingehen musst. Zwei Tools – Kalender und Listenverwaltung – sind ein Minimum, das aber fast immer ausreicht. Bei mir sind das Notion und der Google Kalender. Also fang erst einmal mit zwei Tools an und erweitere erst, wenn du an deine Grenzen stößt.
Das alte System kann ja dann weg …
Nein. Das, womit du bisher gearbeitet hast, ist zwar nicht perfekt, aber vertraut. Also betreibe es weiter parallel. Und prüfe, ob du für wichtige Daten (z.B. deine Materialien.) eine Möglichkeit findest, sie in dein neues System zu importieren. Schalte das alte System erst ab, wenn du mit dem Neuen wirklich arbeiten kannst.

Jetzt wünsche ich dir viel Erfolg mit deinem eigenen MyKaizen, wie immer das für dich persönlich dan aussieht!
Bild: Pixabay