So werden deine Meetings produktiv

Mit Besprechungen, Zoom-Konferenzen, Telefonaten und Meetings kann man ganz schön viel Zeit verballern. Oft ohne ein konkretes Ergebnis zu erzielen.

Ein paar persönliche Worte, etwas Smalltalk davor und danach sind das, was uns einander näher bringt und das gegenseitige Verständnis fördert. Dagegen ist nichts zu sagen. Im Gegenteil. Allerdings ist es wichtig, den fachlichen Teil genau davon abzugrenzen und so zu gestalten, dass er nicht ausufert. Dann sind am Ende alle zufrieden – und haben jede Mange wertvolle Zeit gespart!

Warum Meetings gerne mal etwas länger dauern

Kennst du auch diesen lieben Kollegen, der eine Teambesprechung regelmäßig zu rhetorisch ausgefeilter Selbstbeweihräucherung nutzt? Oder die Kollegin, die einfach nicht auf den Punkt kommt und sich lieber in Details verliert? Und hast du auch schon öfter erlebt, dass wichtige Entscheidungen zerredet und immer wieder vertagt wurden, weil es keine klaren Vorschläge zur Abstimmung gab?

Bei Meetings kann es ohne ein Ziel und klare Vorgaben keine Ergebnisse in optimaler Zeit geben. So geht es besser:

Das beste Meeting ist – kein Meeting!

Wenn du mit deinem Kunden oder deinen Kolleginnen einen Jour fixe ausgemacht hast, um sie wöchentlich über das Projekt auf dem Laufenden zu halten, wird es Treffen geben, an denen es nichts Konkretes zu besprechen gibt. Kein Meilenstein wurde erreicht, es gibt keine offenen Fragen zum nächsten Schritt. Dann sollte das Meeting vorab abgesagt werden.

Das gilt auch, wenn ein Projektabschnitt wie geplant erreicht wurde, keine Freigaben anstehen und die nächsten Schritte klar sind. Mit einem Wort: Kein Thema – kein Meeting. Eine kurze Mail zur Info reicht.

So viel Information vorab wie möglich

Hast du auch schon mal in einer Runde gesessen, die im letzten Moment eine Tischvorlage erhalten hat? Die erste Viertelstunde geht dafür drauf, dass alle sich durch den Text wühlen, um auf den gleichen Stand zu kommen. Und sich dann zum ersten Mal mit dem Thema des Meetings zu beschäftigen. Oder alle lesen noch und konzentrieren sich nicht auf die ersten Redebeiträge. Nein, danke!

Maile die Agenda also schon mit mindestens einem Tag Vorlaufzeit (besser: Mit der Einladung) an die Teilnehmerinnen und bitte um Feedback: Wurde etwas vergessen? Was hätten andere noch gerne auf der Tagesordnung, weil es zum Thema gehört? Ist etwas vielleicht inzwischen obsolet und kann gestrichen werden?

Kein Meeting ohne Zeitfenster

Das gilt für das gesamte Meeting, aber auch für die einzelnen Punkte der Agenda. Je besser sie vorbereitet sind, desto kürzer kann die Diskussion oder die Entscheidungsfindung ausfallen. In den meisten Fällen reichen 5-10 Minuten, um eine Frage zu klären und eine Entscheidung zu treffen. Aber überdenke vorher, welche Themen einen größeren Diskussionsbedarf haben, weil sie neu oder voraussichtlich kontrovers sind.

Meetings, die über eineinhalb Stunde dauern, sollten mit einer kurzen Pause unterbrochen werden, da die Konzentration schnell nachlässt. Erwachsene Menschen können sich über 90 Minuten konzentrieren, aber besser ist es, zwischendurch 10 Minuten durchzuatmen und den Kaffeetopf aufzufüllen .

Natürlich können nicht alle Themen vorab festgelegt werden. Manches ergibt sich erst aus dem Tagesgeschäft. Reserviere dafür 10 Minuten am Schluss, damit nichts unbesprochen bleibt. Aber wirklich nur 10 Minuten.

So bereitest du dein Meeting optimal vor

Die Teilnehmerinnen

Je weniger Teilnehmerinnen, desto kürzer und effizienter das Meeting. Man spricht sich schneller ab, wenn weniger Stimmen beteiligt sind. Das betrifft nicht nur dich als Organisatorin, sondern besonders alle, die nicht dabei sein müssen. Respektiere also die Zeit deiner Kundinnen (oder Team-Mitglieder) und erwähne schon in der Einladung, wer vom Meeting profitiert oder wer dabei sein muss. Hier geht es meist um thematisch betroffene Team-Mitglieder oder – beim Kunden – die Entscheidungsträgerinnen, die eine Freigabe wirklich aussprechen dürfen.

Die Einladung

Wenn nicht sowieso klar ist, dass ihr euch jeden Dienstag um 10 Uhr auf Zoom trefft, verschickst du die Einladung am besten mit einem gewissen Vorlauf. Am besten unter Angabe des Themas und mit der angehängten Agenda. Besser noch: Mit einem Link auf die Agenda in eurem Kooperations-Tool, damit Änderungen gleich sichtbar werden. Wir verwenden dafür Trello. Dazu unten mehr.

Ist nicht automatisch klar, wann der Termin sein muss, bewährt sich für eine Terminabsprache Nuudel. Hier kannst du Zeit-Vorschläge für das Meeting einstellen und gemeinsam mit den anderen Teilnehmerinnen ein Zeitfenster finden, das allen passt. Der Vorteil von Nuudel: Es trackt keine Daten und ist kostenlos. Ganz wichtig: Mach nicht zu viele Zeitvorschläge, das erschwert die Terminfindung. Zwei, höchstens drei reichen!

Die Agenda

• Stecke etwas Zeit in die Agenda. Gerade wenn du als Selbständige Meetings mit deinen Kunden vorbereitest, gib ihm die nötigen Detailinformationen zum Projekt. Wir programmieren Webanwendungen – ein eher technisch ausgerichtetes Produkt mit hohem Erklärungsbedarf beim Kunden. Umso wichtiger ist es, die Agenda mit verständlichen Informationen und entscheidungsfähigen Daten anzureichern, die hinterher in kurzer Zeit zu qualifizierten Beschlüssen führen können. Gib deinen Kunden so die Chance, vorab schon ihre Fragen zu jedem Punkt zu formulieren. Das spart Zeit und ist nachhaltiger.
• Sammle vorab Daten ein und verteile ggf. Aufgaben. Wenn du wichtige Informationen, die für das Meeting vorliegen müssen, nicht hast, bitte die Teilnehmerin, die darauf Zugriff hat, sie mitzubringen. Oder besser: Sievorab zu verteilen.
• Nochmal: Steck genug Zeit in deine Agenda. Denn sie dient gleichzeitig als Grundlage für das Protokoll. Alle Themen, die besprochen werden, sind zielführend und beschlussfertig ausformuliert. Im Idealfall schreibst du hinter eine offene Frage nur noch ein knackiges Ja oder Nein. So vermeidest du die leidige Frage, wer Protokoll schreibt ;) Wenn es dein Kunden-Projekt ist, liegt es sowieso an dir, dich um die Nachhaltigkeit des Meeting zu kümmern und Freigaben deiner Vorschläge durch den Kunden zu dokumentieren.
• Mach es einfach und verständlich. Gerade wenn du z.B. als Designerin dem Kunden mehrere Optionen zur Entscheidung vorlegst: Überflute ihn nicht mit 10 Entwürfen, sondern wähle 2-3 aus. Sonst greift das „Paradox of Choice“ (Auswahl-Paradox). Die Psychologin Sheena Iyengar zeigt mit einem Experiment, dass zu viele Optionen Entscheidungen blockieren. Die Angst, sich falsch zu entscheiden, überwiegt den Vorteil, viele Wahlmöglichkeiten zu haben.

So planst du dein Meeting mit Trello

Trello ist ein Online-Tool, mit dem du Projekte und ToDos managen kannst. Auch für die organisation von Meetings ist es eine schlanke und nützliche Lösung.

Schon in der kostenlosen Version kannst du eine Karte für das Meeting anlegen und mit einem Ablauftermin (= dem Termin des Meetings) versehen. Du kannst Entwürfe oder andere Unterlagen als Dateien anhängen und die Agenda als Checkliste anlegen.

Wenn du die Teilnehmerinnen zu deinem Arbeitsbereich eingeladen hast (Abb. 1, rechts: Zur Karte hinzufügen: Mitglieder), kannst du sie hier zur Karte hinzufügen. Dann werden sie vor dem Ablauftermin benachrichtigt und können die Agenda einsehen und bearbeiten. Zu weiteren Vorteilen dieser Trello-Karte komme ich noch.

Der Ablauf

Meeting ist nicht gleich Meeting. Bei einem Projekt-Start (Kickoff-Meeting) kann es passieren, dass sich einige Teilnehmerinnen zum ersten Mal treffen. Eine Vorstellungsrunde oder etwas Zeit vorab macht es leichter, sich gegenseitig einzuschätzen und dann in die Agenda einzusteigen. Beim wöchentlichen Jour fixe wäre das nur Zeitverschwendung.

• Bestimme eine Moderatorin. Sie achtet auf die vorgesehenen Zeitfenster der Agenda und bremst Vielrednerinnen notfalls diplomatisch aus. Bei größeren Runden steuert sie die Reihenfolge der Redebeiträge. Und achtet darauf, dass auch „leisere“ Teilnehmerinnen zu Wort kommen. Sie führt immer wieder auf das Thema zurück. So bleibt ihr im Zeitplan und bekommt Ergebnisse.
• Schreib das Ergebnisprotokoll gleich live in die Agenda. Das funktioniert am besten, wenn sie nicht als Tischvorlage, sondern digital vorliegt und per Beamer (oder Screensharing, wenn ihr euch auf Zoom trefft) von allen gesehen wird. Das vermeidet Missverständnisse, Korrekturen können gleich eingebracht werden.
• Mach aus jedem Punkt der Agenda ein ToDo. Was passiert als Nächstes und wer erledigt es bis wann?
  Meetings sind eine Durchgangsstation, die hilft, die nächsten Schritte im Projekt zu klären. Wenn z.B. das Design für eine Broschüre freigegeben wird, muss klar sein, was der nächste Schritt ist. Ich sag mal: Druckvorlage erstellen. Und wer es macht – vermutlich die Designerin, die den Entwurf vorgestellt hat. Auch gut zu wissen, bis dass sie bis nächsten Donnerstag liefern soll ;). Und leg, wenn möglich, auch gleich einen Termin fürs nächste Meeting fest.

Wenn du mit Trello arbeitest, ist das Ergebnisprotokoll ganz einfach. In der kostenlosen Version erweiterst du den Eintrag in der Checkliste um die gewünschten Informationen.

Wenn du einen kostenpflichtigen Trello-Account hast, kannst Du

• Den Checklisten-Eintrag einem Team-Mitglied zuweisen
• weitere Team-Mitglieder im Text erwähnen, z.B. wenn zusätzliche Aufgaben anfallen.
• Eine Frist für jedes ToDo setzen

Was immer geht: Du erstellst aus dem Checklisten-Eintrag eine neue Karte. Sie erscheint dann in derselben Liste wie die Karte mit der Agenda.

• Lass allen, die vom Ergebnis betroffen sind, das Protokoll zukommen. Bei Trello kannst du den Teammitgliedern den Link zur Karte noch einmal zuschicken. Sonst exportierst du die Karte so: Teilen >> Drucken >> und dann als Option PDF auswählen.

Bitte kein Blindflug: Wenn du das Meeting nicht selbst einberufen hast

Nicht immer organisierst du das Meeting, weil es in den Projektablauf passt und du gerne Entscheidungen herbeiführen möchtest. Wenn dein Kunde dich um ein Treffen (Zoom, Telefonat) bittet, solltest du dich vorab informieren was er bei diesem Termin besprechen oder erreichen will. Frage also konkret nach, worum es gehen soll, welche Punkte auf dem Programm stehen. Im besten Fall informiert dein Kunde dich natürlich selbst darüber, was er auf dem Herzen hat.

So kannst du dich auch auf ungewöhnliche oder nicht in deinem direkten Arbeitsfeld verortete Themen vorbereiten. Wir werden z.B. oft zu Funktionen von E-Mail-Programmen oder Problemen mit dem Mailversand befragt (eigentlich nicht unsere Baustelle). Mit etwas Vorab-Information können wir dem Kunden beim Termin dann qualifiziert helfen. Dann wird ein produktives Meeting daraus.

Persönlichkeit vs. Effizienz: Manchmal ist Tempo nicht alles

Wir hätten alle gerne ideale Teilnehmerinnen an unseren Meetings: Gut vorbereitet die Tagesordnung im Kopf und auf Ergebnisse fokussiert. Leider siehr die Realität anders aus.

Eben habe ich die Vielrednerin und den Selbstdarsteller unter den Teilnehmerinnen als Bremsen des Meetings genannt. Natürlich ganz aus der Sicht, dass ein effektives und effizientes Treffen sich auf die Sachebene und auf Ergebnisse konzentrieren sollte. Manchmal geht das aber nicht, weil Teilnehmerinnen ihre eigene Agenda und ihr eigenes Tempo haben.

Dann ist es sinnlos und auch wenig ethisch, sie einfach abzubügeln. Eine (ernst gemeinte) wertschätzende Würdigung ihres Beitrags und ihrer Bedenken kann dazu beitragen, dass sie sich dem Zeitplan des Meetings wieder verpflichten können.

Auf der Sachebene sieht das anders aus: Wenn jemand (oder gerade die Kundin) in den verfügbaren Optionen keine findet, mit der sie leben kann, muss der Punkt auf der Agenda eben noch einmal zurück ans Team. Und ist kein Thema mehr für ein größeres Meeting, sondern für ein 1:1-Gespräch der Beteiligten.

Bild im Header: Alexandra_Koch auf Pixabay