Produktivitäts-Lexikon: E

Iss erst einmal einen Frosch oder besser – diesen Frosch – ist die absolute Power-Methode gegen das Prokrastinieren. Dafür musst Du nicht wirklich ein Amphibium verspeisen, sondern – wie man auf Deutsch sagt – die Kröte schlucken. Eine unangenehme Sache annehmen oder angehen.

Der Selbstmanagement-Coach Brian Tracy hat das Pronzip „Eat the Frog“ entwickelnt und ein Buch darüber geschrieben. Er meinte: Wer schon morgens einen Friosch gegessen hat, für den bringt der Tag nichts Schlimmeres mehr. Er kann den Tag also beruhigt angehen.

Warum hilft der Frosch gehen das Prokrastinieren?

Generell starten wir lieber sanft in unseren Arbeitstag: Wir lesen die E-Mails, checken Facebook oder holen uns erst mal einen Kaffee. Unsere wichtigste Aufgabe verschieben wir gerne auf danach. Meist ist diese Arbeit schwer umzusetzen, nervig oder langweilig. Wir tun sie aus unterschiedlichen Gründen einfach nicht gerne. Es kostet uns Überwindung, die anzugehen.

Wenn Du diese Sache allerdings gleich als Erste abarbeitest, hast Du den schwersten Teil des Tages schon geschafft. Danach kann es nur besser werden.

Erkenne Deinen Frosch

Meist ist es der Schritt, der ein wichtiges Projekt weiterbringt, an dem Du aber schon lange nichts mehr getan hast. Eben weil der nächste Schritt ein echter Frosch war: Glitschig und nicht zu fassen. Im besten Fall weißt Du schon selbst, welche Kröte Du heute schlucken solltest:

  • Sie bringt Dir entweder mehr Einkommen (das Kundenrpojekt)
  • oder zahlt auf Deine äußere Wahrnehmung ein (der nächste Blogartikel, der erste Schritt ins Fitness-Studio)
  • oder ist sehr wichtig für Deine persönliche Lage (Familie, Weiterbildung, endlich Geld anlegen)

Wenn er Dich nicht anspringt, finde Deinen Frosch durch Priorisieren Deiner Aufgaben. Hier hilft Dir die Eisenhower-Matrix weiter.

Was bringt es Dir?

Im einfachsten Fall findest Du mehr Power für Deinen Arbeitstag: Das Schlimmste auf Deiner ToDo-Liste liegt schließlich hinter Dir. Im  besten Fall gewinnst Du Schwung, um an dem Projekt, das bisher nicht vorangekommen ist, weiter zu arbeiten, es zum Abschluß zu bringen. Du kommst in den Flow.

Eisenhower-Matrix

Das bekannte Prinzip zur Entscheidungsfindung wird auch Eisenhower-Prinzip genannt. Es soll auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgehen.
Die vierteilige Matrix hilft Dir, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu bewerten.
  • Quadrant A: Wichtige und dringen Aufgaben, z.B. Deadlines und auftretende Krisen
  • Quadrant B: Wichtige, doch nicht dringen Aufgaben, z.B. Beziehungspflege, Projekte
  • Quadrant C: Unwichtige, jedoch dringende Aufgaben, z.B. Anrufe, Meetings
  • Quadrant D: Unwichtige, nicht dringende Aufgaben, z.B. Listenmails, gesammelte Artikel lesen
Umgehen mit A-Aufgaben:
Sie sind Chefsache und sollten sofort gemacht werden, da sie wichtig für Deine Ziele sind. Diesen Typ von Aufgaben solltet Ihr jedoch gering halten, da sie Stress verursachen.
Umgehen mit B-Aufgaben:
Diese Aufgaben bringen Dich Deinen Zielen näher, sollten aber terminiert oder regelmäßig eingeplant werden, damit sie nicht irgendwann in Quadrant 1 fallen und A-Aufgaben werden.
Umgehen mit C-Aufgaben:
Diese Aufgaben (oft Zuarbeit oder Routineaufgaben) bringen Dich Deinen Zielen nicht wirklich näher, sollten also also reduziert und möglichst delegiert werden (z.B. Belege einordnen, Anrufe annehmen).
Umgehen mit D-Aufgaben:
Überprüfe sie, bevor Du sie abarbeitest. Oft sind sie durch die Zeit überholt oder schlicht überflüssig. Hier ist der Papierkorb Dein Freund.
Die Matrix bringt Dich schnell ins Handeln. Du kannst sie beim Auftauchen einer neuen Aufgabe anwenden, aber auch bei der Durchsicht Deiner Hauptliste.
Bewertungshilfe (nach C. Nussbaum):
  • Wo bekomme ich den meisten Ärger, wenn ich es nicht rechtzeitig erledige?
  • Wo bekomme ich das meiste Lob, wenn ich es tue? Und das beflügelt mich damit die anderen Aufgaben besser flutschen …?
  • Wo ist der Gewinn (in Geld oder anderen Währungen) am höchsten?
  • Wo kann jemand anderes weiterarbeiten, wenn ich den nächsten Schritt mache?

Wem hilft die Eisenhower-Matrix?

Wenn Du zum Prokrastinieren tendierst, erkennst und benennst Du mit der Eisenhower-Matrix die wichtigsten Aufgaben; so fällt es Dir nicht so leicht,  Deine wertvollste Zeit mit Nebensächlichkeiten oder bequemen Routineaufgaben zu verschwenden.
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