Produktivitäts-Lexikon: G

David Allen präsentierte seine Selbstmanagement-Technik „Getting Things Done“ (kurz GTD, „Wie ich die Dinge geregelt kriege“) 2001, als Buch, eine deutsch Übersetzung erschien 2004.

Er hatte beobachtet, dass man sich schnell zwischen Projekten, Terminen, Aufgaben und Prioritäten verzettelt. Sein Ansatz:

• sammle alles in einem einzigen, (narren)sicheren System
• trenne zwischen Phasen des Sammelns, des Entscheidens bzw. Sortierens und der Umsetzung von Aufgaben
• verzeichne nur einzelne Aufgaben, die in sich umsetzbar sind: Was mehrere Schritte umfasst, ist keine Aufgabe, sondern ein Projekt
• führe Listen nach dem Kontext, in dem die darin enthaltenen Aufgaben umgesetzt werden können

Sammeln

Bringe regelmäßig alles, was Du tun willst, aufs Papier bzw. in Deine Inbox (Mindsweep – alles muss raus). Je nach der Art Deiner Beschäftigung hast Du auch mehrere Eingangskörbe: real auf dem Schreibtisch, als E-Mail-Inbox und daheim als Pinnwand. Beschränke sie möglichst auf ein Minimum.

Hier wird nichts bewertet, sondern nur gesammelt. Deine Belohnung ist ein freier Kopf (mind like water). Tu es regelmäßig täglich.

Sortieren und bewerten

In dieser Phase untersuchst Du Deine Inbox-Inhalte auf die Fragen hin:

• kann die Aufgabe bearbeitet werden?
• geht das in einem Schritt?
• und wie lange dauert die Bearbeitung?

Was nicht bearbeitet werden kann oder muss, wandert weiter:

• in den Papierkorb, wenn es überflüssig ist
• in eine Liste „für später“, wenn es einmal interessant oder wichtig werden könnte (Spanisch lernen)
• in die Wiedervorlage, wenn es zu einem späteren Termin interessant wird (Ideen für Weihnachtsgeschenke…)
• in Ordner für Information und Materialien für den Zugriff bei Bedarf (Anleitung für das Telefon)

Was bearbeitet werden muss, wird weiter spezifiziert:

• besteht es aus mehreren Schritten? Dann ist es ein Projekt und wir notieren den nächst möglichen Schritt (next action), z.B. den Projektplan zu schreiben.
• Ist es eine einzelne, abgeschlossene Aufgabe?

Umsetzung

Eine einzelne Aufgabe ist durchführbar, ein Projekt als solches nicht. Untersuchen wir also diese einzelne Aufgabe und führen sie ihrem Ziel zu:

• Wenn sie weniger als 2 Minuten zur Umsetzung braucht, tun wir es jetzt gleich.
• Bei längeren Arbeiten überlegen wir, ob wir sie delegieren können.
• Wenn nicht: terminieren wir sie in unserem Kalender oder legen wir sie in einer Liste der nächsten Schritte ab.

Die Struktur, in der GTD lebt

Wir führen analog oder digital Listen und Ordner, die wir regelmäßig durchsehen, z.B. für

• Projekte
• Termine
• „für später“
• Infomaterial
• next action

Die next action-Listen lassen sich weiter aufteilen nach

• Verwendungsort (@Büro, @Home)
• benötigtem Tool (@Computer, @Telefon)
• beteiligter Person

Wichtig ist die regelmäßige Überprüfung der Listen, um sie im Griff zu behalten. Bei der Bewertung, Priorisierung und Umsetzung der Arbeiten solltet Ihr Eure Ziele im Blick haben.

Für wen ist GTD?

Ihr sucht ein sicheres System, das Euch mit seinem Workflow bei der Verwaltung und Priorisierung Eurer Aufgaben hilft? Ihr scheut eine gewisse Einarbeitungszeit nicht und haltet Euch an die Regeln? Dann ist GTD Euer Zeitmanagements-System.

Wem der Aufwand, der zwangsläufig mit der Einrichtung der Listen und Ordner verbunden ist, zuviel ist, wer fürchtet, das es mehr Zeit kostst als es bringt, sollte seit Zeitmanagement intuitiver und weniger detailliert umsetzen, z.B. mit einem Bullet Journal.

Links:

• Website von David Allen