Produktivitäts-Lexikon: R

Mit der Technik der Rückwärtsterminierung plant Ihr Euer Projekt von seiner Deadline aus bis zum Start – von hinten nach vorne. Ihr geht vom festgelegten Endtermin aus und ermittelt die Teilaufgaben, die zu diesem Ziel führen, am besten zuerst in ihrer natürlichen Reihenfolge. Ein Beispiel: Die Weihnachtsfeier Eures Unternehmens für Angestellte und Kunden.

Zuerst die Schritte – in der natürlichen Reihenfolge

So könnte die Planung für Deine Weihnachtsfeier aussehen. Zuerst notierst Du die Schritte ohne Zeitvorgaben:

  1. Location anfragen und mieten
  2. Personal für den Termin organisieren
  3. Gästeliste erstellen
  4. Einladungen texten
  5. Einladungen drucken lassen
  6. Einladungen verschicken
  7. Einladung im Intranet veröffentlichen
  8. Catering bestellen
  9. Deko besorgen
  10. Location herrichten
  11. Weihnachtsfeier!

Bisher steht nur der Termin selbst fest: Ein Tag vor Heiligabend. Überlege jetzt:

  • wie lange die Aufgaben jeweils dauern
  • welche Aufgaben von einander abhängen
  • welche Aufgaben einen Vorlauf haben, den Du nicht beeinflussen kannst

Dreh die Reihenfolge um und versieh die Aufgaben mit einem passenden Termin. Dabei sollten großzügige Pufferzeiten eingerechnet werden.

Jetzt das Ganze rückwärts geplant

  1. 23.12.: Weihnachtsfeier. Der Endtermin, daran gibt es nichts zu rütteln ;)
  2. 23.12. vormittags: Location herrichten. Viel früher ist der Raum nicht frei, also herrichten und Catering liefern am selben Tag.
  3. 12.10. Deko besorgen: Im Internet bestellt – 1 Tag
  4. 1.10. Catering bestellen: Speiseplan aufstellen, an Allergien und Vegetarier denken, Angebote einholen und bestellen: 1 Woche
  5. 23.9.: Einladung im Intranet veröffentlichen. Jetzt werden Eure Kollegen über das Intranet ebenfalls eingeladen und können sich den Termin rechtzeitig vormerken.
  6. 23.9.: Einladungen verschicken: Die Einladungskarten sind da und können kuvertiert und frankiert werden. 2 Tage?
  7. 14.9.: Einladungen drucken lassen. Ihr schickt die Einaldungen zur Online-Druckerei Eures Vertrauens und denkt daran, dass Ihr einen Proof bestellt habt: 1 Woche
  8. 5.9.: Einladungen texten: Ihr schreibt den Einladungstext und macht das Layout. Da der Entwurf erst von der Chefin genehmigt werden muss, rechnet Ihr Zeit für Eure Kreativität und die Abstimmung ein. 1 Woche
  9. 3.9.: Gästeliste erstellen: Wenn alle aus den Ferien zurück sind, beginnt die Planung für das Jahresende. Jetzt sollte man die Gäste möglichst bald einladen. Liste im CRM zusammenstellen dauert aus Eurer Erfahrung 1 Tag.
  10. 1.9.: Personal für den Termin organisieren: Für Anfragen plant Ihr 2 Tage ein, weil man nicht gleich beim ersten Anruf Glück hat.
  11. 1.1.: Location anfragen und mieten: Aus Erfahrung wißt Ihr, dass man am besten früh anfängt, weil geeignete Räume für Feiern im Dezember schnell ausgebucht sind. Für Recherche und Anfragen kalkuliert Ihr 1 Woche ein.

So entwickelt sich Euer Projektplan natürlich vom Bekannten (dem Termin der Weihnachtsfeier) zum Unbekannten (wann musst Du wirklich an fangen, um im Zeitplan zu bleiben.

Für wen eignet sich die Rückwärtsplanung?

Wenn Du ein Dir in der Art neues Projekt planen musst, dessen Schritte und ihre Dauer Dir nicht automatisch vertraut sind, bewährt sich die Rückwärtsplanung. Du erschließt aus dem gewünschten Ziel die Aufgaben, die auf dem Weg dahin gelöst werden müssen, und erkennst Abhängigkeiten. Daraus kannst Du die benötigte Zeit schätzen. Großzügige Puffer sind Dein Freund!

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