Produktivitäts-Lexikon: A

Mit einer zur Gewohnheit gewordenen Abendroutine erleichtertst Du Dir den Wechel von einer Phase des Tages in die Nächste. Die Abendroutine kann zweierlei bedeuten: Mit einer Reihe von immer gleichen Aktionen stimmst Du Dich auf den Übergang in den Feierabend oder in eine gesunde Nachtruhe ein. In beiden Fällen erleichtert sie Dir einen Wechsel von einer zur anderen Umgebung oder Aktivität.

Die Abendliste fürs Büro hilft Dir:

  • mit der Tagesarbeit wirklich abzuschließen und in den Feierabend-Modus zu wechseln
  • Dich gerade an Deinem Home-Office-Arbeitsplatz ohne größere räumliche Trennung auf  Dein Privatleben umzustellen
  • einen augeräumten Arbeitsplatz zu hinterlassen und für den nächsten Arbeitstag bereit zu sein

Die Abendroutine vor dem Schlafengehen ist eher privater Natur. Sie hilft Dir, herunterzukommen, soll Dich durch eine Reihe entschleunigender Aktivitäten vom Tag in eine erholsame Nacht führen. Diese Aktivitäten könnten z.B. sein:

  • Meditation
  • Tagebuch schreiben
  • ASMR Videos anschauen
  • Handy und Fernseher ausschalten
  • Duschen
  • Lesen
  • Krätertee trinken

Lothar J. Seiwert entwickelte die ALPEN-Methode als einfaches Mittel zur Tagesplanung. Mit diesen 5 Punkten strukturierst Du Deinen Arbeitstag:

  1. Aufgaben notieren
  2. Länge schätzen
  3. Pufferzeiten einplanen
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle durchführen

Die ALPEN-Methode setzt darauf, dass Du alles schriftlich machst: So erhältst Du gleichzeitig eine Dokumentation über Deine Arbeit und durch die Phase der Nachkontrolle bessere Werte für die nächste Schätzung.

A wie Aufgaben notieren

Liste alle Termine und Aufgaben, die Du für Dir den Tag vornimmst, auf. Das machst Du idealerweise am Vorabend: So startest Du gleich am Morgen voll durch und verwendest den ersten Schwung nicht auf die Planung.

L wie Länge schätzen

Ordne jeder Aufgabe einen Zeitrahmen zu. Dabei greifst Du auf Deine Erfahrungswerte zurück (wie lange dauert ein normales Meeting? Wie lange ein Kundengespräch?). Vielleicht hast Du ja auch Aufzeichnungen aus der letzten Zeit, die Dir Genaueres zeigen.
Also:

  • Kunde A anrufen: 30 Minten
  • Team-Meeting: 45 Minuten
  • E-Mails beantworten: 30 Minuten
  • …

Idealerweise legst Du auch gleich die Uhrzeit fest, zu der Du die Dinge erledigst. Das ergibt Verbindlichkeit und unterstützt Dich, wenn Du zum Prokrastinieren neigst.

P wie Pufferzeit einplanen

Da Du nicht im luftleeren Raum arbeitest, kannst Du davon ausgehen, dass Due immer wieder einmal gestört wirst – oder aber, dass eine Sache länger dauert als vorgesehen. Das Meeting war doch nicht nach 45 Minuten vorbei, ein Kunde ruft an und braucht sofort eine Lösung … Deshalb verplanst Du auch nicht Deine ganze Arbeitszeit. Eine gute Fausteregel ist: 60% geplant, 40% Puffer für Unvorhergesehenes.

E wie Entscheidungen treffen

Jetzt zähle einmal die geschätzten Zeiten plus Puffer zusammen: Wahrscheinlich hast Du Dir schon zu viel auf den Teller gepackt. Wenn alles zusammen mehr als Deine Arbeitszeit umfasst, solltest Du Entscheidungen treffen:

  • Was muss heute erledigt werden?
  • Was kannst Du verschieben?
  • Was kannst Du delegieren?
  • Und was ist doch nicht nötig – Du kannst es streichen

Für diesen Vorgang kannst Du die Eisenhower-Matrix zu Hilfe nehmen.

N wie Nachkontrolle durchführen

Am Feierabend prüfen gönnst Du Dir dann eine Feedback-Runde mit Dir selbst. Sie dient Deiner persönlichen Qualitätssicherung. Beantworte Dir also diese Fragen zum Tag:

  • Habe ich alles auf meiner Liste geschafft? Mit anderen Worten: Habe ich realistisch oder zu optimistisch geschätzt?
  • Wie lange hat jede Aufgabe gedauert? Hat die veranschlagte Zeit gereicht oder wäre es sogar auch in einem kürzeren Zeitraum gegangen? Nach Parkinsons Gesetzt dehnt sich ja eine Arbeit so lange aus, wie man ihr Zeit zur Verfügung stellt.
    Dokumentiere das auf Deiner Liste: So entsteht eine tragfähige Grundlage, die Du schon für die Planung des nächsten Tages nutzen kannst.

Was bringt Dir die ALPEN-Methode?

Sie schafft ein verbindliches Gerüst für einen großen Teil Deines Arbeitstages. Verbindlichkeit ist ein starkes Mittel gegen das lästige gegen Prokrastinieren: Du hältst Dich an Deine Liste und die darauf festgelegten Termine, statt sie zu verschieben. Damit werden Dir im Laufe des Tages viele Entscheidungen abgenommen. Willenskraft für sinnvolle Entscheidungen steht einem aber nicht endlos zur Verfügung. Mit der ALPEN-Methode kannst Du Deine Willenskraft auf das verwenden, was ungeplant hereinkommt.

Feste Zeiten für jede Aufgabe helfen, Aufgaben nicht endlos auszudehnen (siehe oben: Parkinsons Gesetz). Das macht Dich produktiver. Durch Erfahrungswerte aus der Nachkontrolle-Phase wird Deine Planung auch immer präziser. Und Du siehst, wo Deine Zeit bleibt.

Was die ALPEN-Methode nicht leistet

Manchmal enthält ein Arbeitstag zu wenig schätzbare Aufgaben bzw. der Anteil an Ungeplantem ist sehr hoch. Wer flexibler arbeiten will – oder muss – ist mit einer agilen Methode wie Personal Kanban besser bedient.

Außerdem ist der Übersichtszeitraum – ein Tag – zu kurz für eine mittelfristige Planung. Als Ergänzung zum Wochenplan ist die ALPEN-Methode dann wieder sinnvoll.