Produktivitäts-Lexikon: P

Das Pareto-Prinzip wird auch 80-20-Regel benannt. Sie beruht auf Untersuchungen des Ingenieurs und Ökonoms Vilfredo Pareto zur Einkommensverteilung in Italien im frühen 20. Jahrhundert. Das Pareto-Prinzip beschreibt eine Ungleichverteilung, die grob besagt:
  • 20% der eingesetzten Werte tragen zu 80% des Ergebnisses bei,
  • während 80% der eingesetzten Werte die restlichen 20% des Ergebnisses beisteuern.

Eine vergleichbare Verteilung läßt sich in vielen Bereichen feststellen. So liefern bei manchen Unternehmen  20% der Kunden 80% des Umsatzes. Die vielen kleineren Kunden liefern dagegen nur 20%.

Das bringt das Pareto-Prinzip für das Selbstmanagement

Für uns ist interessant, dass es auch bei vielen beruflichen Aktivitäten gilt und sich damit auf unser Zeitmanagement und unsere Prioritäten auswirkt:
  • 20% der eingesetzten Zeit bringen 80% der gewünschten Ergebnisse. Und umgekehrt:
  • 80% unserer Zeit verwenden wir für nur 20% dessen, was wir erreichen wollen.
  • 20% unserer Aktivitäten bringen und 80% des gewünschten Erfolgs,
  • 80% der Dinge, die wir täglich tun, nur 20% des Erfolgs.
Für unser Zeitmanagement bedeutet das:
  • alle Tätigkeiten, die Du ausführst, haben mehr oder weniger Bezug zu Deinem Ziel, zu Deinem Erfolg, zu Deinem Einkommen
  • identifiziere die ertragreichsten Arbeiten und konzentriere Dich auf sie
  • automatisiere die unproduktiven Zeitfresser oder delegiere sie
  • schütze Deine produktivste Arbeitszeit und verwende sie auf die Tätigkeiten mit der größten Aussicht auf ihren Beitrag zum Erfolg
Identifiziere also Deine ertragreichsten Tätigkeiten, z.B. mit der Eisenhower-Matrix. Im Fall von Kunden, die Du betreust, gruppiere sie nach A, B und C-Kunden und konzentriere Dich bei der Gestaltung Deines Angebots, bei Kundengewinnung und -betreuung auf die A-Kunden.

Da war doch noch was …

Ja, die 80% (oder mehr) Dinge, die auch noch erledigt werden müssen. Im realen Leben lassen sich gerade die Aufgaben, die nicht direkt oder nicht viel zur Zielerreichung beitragen, nicht immer aus der Welt schaffen. Wichtig ist nur, dass Du sie
  • genau von den Tätigkeiten mit Prio 1 unterscheidest
  • nach Möglichkeit bündelst oder delegierst
  • an ihren Platz verweist, z.B. in der unproduktiven Zeit direkt nach der Mittagspause

Brauchen wir die 100%?

Auch im Kleinen, bei einer einzelnen Aufgabe, unterstützt uns das Pareto-Prinzip: Meist haben wir mit den ersten 20% der Zeit, die wir ihr widmen, schon 80% des Ergebnisses erzielt. Normalerweise ist das gut genug. Wir müssen eine E-Mail an einen Kollegen nicht noch perfekt formatieren. Wir brauchen nicht noch einen optischen Korrekturlauf, bevor wir das Angebot abschicken. Perfektionismus, der bei jeder noch so kleinen Aufgabe nach den 100% strebt, kostet unverhältnismäßig viel Zeit, die uns bei den Prio 1-Aufgaben fehlt.

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Jim Benson und Tonianne deMaria Barry entwickelten dieses System zum Aufgabenmanagement 2011 auf der Basis von Kanban. Kanban kommt ursprünglich aus der Industrie (es ist Teil des TPS, Toyota Production System) und basiert auf dem Gedanken des Lean Management.

Benson und deMaria Barry extrahierten hier das Prinzip Pull statt Push. Wenn Ihr bisher Eure Aufgaben mit einer ToDo-Liste organisiert habt, so funktioniert sie mit Push: Sie treibt Euch quasi vor sich her, drückt Euch die Arbeiten auf. Personal Kanban funktioniert genau anders herum: Ihr zieht Euch nur so viele Aufgaben in Euren Arbeitsbereich, wie Ihr bewältigen könnt. Jeder Task durchläuft einen durchdachten Lebenszyklus auf dem Kanban-Board.

Ziel ist es, so vorhersehbare Abläufe, Routinen zu schaffen und möglichst viele wirklich fertige Aufgaben zu erhalten. Das Kanban-Board unterstützt Euch durch die Visualisierung Eurer Arbeit und der Abläufe.

Wie funktioniert ein Kanban-Board?

Ihr könnt Euer Kanban-Board auf einem Din A4-Blatt, einer Whiteboard, einer Pappe oder gleich digital in einem Programm wie Trello anlegen. Es besteht aus mehreren Spalten, die jeweils einen Zustand der Aufgabe beschreiben. Im einfachsten Fall wären das drei Spalten:

  1. Bereit zur Bearbeitung
  2. In Arbeit
  3. Erledigt

Als Sammelstelle für neue, noch nicht bewertete Aufgaben kommt eine vierte Spalte hinzu, das Backlog. Jede Aufgabe wird auf einem Zettel, einer Karte oder eben als Trello-Karte notiert und durchläuft alle Spalten.

Der Weg der Kanban-Karten

Für den Erfolg von Personal Kanban sorgen ein paar einfach Regeln:

  • Im Backlog landen alle Aufgaben, jede auf einer einzelnen Karte.
  • Wann Ihr sie in Spalte 1 zieht, wird durch Priorisierung (z.B. mit der Eisenhower-Matrix oder mit der One-Minute-ToDo-Liste) festgestellt.
  • Für Spalte 1 und 2 gibt es zahlenmäßige Begrenzungen, die sich nach dem Inhalt der Spalte richten (WiP-Limit = Work in Progress Grenze).
  • Solltet Ihr die Spalte „Bereit zur Bearbeitung“ als den Bereich sehen, in dem Eure Aufgaben für diesen Tag liegen, reicht dafür wahrscheinlich ein WiP-Limit von 5-7 Aufgaben. Falls hier Eure Woche organisiert wird, kann es schon höher liegen. Wo die Grenze liegt, bestimmt Ihr im Laufe der Zeit nach Eurer Erfahrung.
  • Für Aufgaben, die Ihr wirklich gerade bearbeitet, sollte das WiP-Limit bei 2-3 liegen.
  • Alle Aufgaben von Spalte 2 werden beendet, bevor Ihr eine Neue anfangt. So vermeidet Ihr, dass eine sperrige, unangenehme Aufgabe im Spalte 2 überwintert und nie fertig wird.
  • Zuletzt liegen alle Aufgaben in Spalte 3. Der Ablauf ist beendet.

Die Vorteile von Personal Kanban

Ein Kanban-Board bildet einen Ablauf der Wertschöfung ab: Nur abgeschlossenen Aufgaben stellen einen Wert dar, nicht Halbfertiges. So unterstützt Euch das Kanban-Board dabei, nicht zu prokrastinieren.

Durch WiP-Limits sorgt Ihr dafür, dass Ihr Eure Arbeit stressfrei überschaut und nur das in die nächste Stufe zieht, was Ihr dort verarbeiten könnt.

Das System ist hoch flexibel: Ihr könnt jeden Ablauf damit erfassen, den Ihr z.B. in Euren Projekten feststellt. Ein Beispiel: Eine Bloggerin erstellt Ihre Beiträge nach dem Schema:

  • Idee
  • Keyword-Recherche
  • Recherche
  • Bild suchen
  • Text schreiben
  • Lektorat / Korrektur
  • Veröffentlichen
  • Social Media Posts

Dann würde sie Spalte 2 („In Arbeit“) durch diese 8 Spalten ersetzen und für jede ein WiP-Limit festlegen.

Mehrere Lebensbereiche (Beruf, Familie, Freizeit) oder unterschiedliche Projekte lassen sich in einem Kanban-Board verwalten. Sie werden durch Swin-Lines getrennt (horizontale Trennung der Bereiche, wie die Bahnen im Schwimmbad). Ihr könnt also mit einem Board alle Eure Belange verwalten und im Blick haben.

Flexibilität bedeutet aber auch, dass Ihr Karten jederzeit neu bewerten und verschieben könnt. Die Priorisierung folgt dabei dem Gedanken, möglichst viel Wert zu schaffen.

Das Sahnehäubchen von Personal Kanban stammt ebenfalls aus dem TPS: Kaizen, die stetige Verbesserung. Benson und deMaria Berry geben Tipps, wie Ihr Eure Abläufe messen und weiter optimieren könnt.

Für wen ist Personal Kanban?

Alle, die sich von herkömmlichen ToDo-Listen gestresst fühlen, können von Personal Kanban profitieren. Die Visualiserung der Aufgaben und ihres jeweiligen Zustands unterstützt alle, die sich auch mit einem Haken in der ToDo-Liste motivieren und belohnen. Programmierinnen sind vielleicht schon damit vertraut, da Kanban auch in der Software-Entwicklung verwendet wird. Ihnen wird der Einstieg leicht fallen.

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Küchenwecker für Pomodoro-Technik

Bild: Francesco Cirillo, CC BY-SA 3.0

In den 80iger Jahren disziplinierte sich der Student Francesco Cirillo selbst mit der von ihm erfundenen Pomodoro-Technik. Den Namen erhielt das Zeitmanagement-System von seinem Küchenwecker in Tomatenform (italienisch: pomodoro), mit dem er seine Zeit in Phasen von 25 Minuten konzentrierter Arbeit und 5 folgende Minuten Pause unterteilte.

Wie funktioniert die Pomodoro-Technik?

Du erstellst eine Liste Deiner Aufgaben nach Priorität geordner und schätzt, wie lange jede zu ihrer Umsetzung braucht. Wenn kurze Aufgaben dabei sind, bündele sie. Dann startest Du Deinen Wecker oder eine passende App für Deinen ersten Pomodoro: 25 Minuten konzentrierte Arbeit ohne Abschweifen oder Unterbrechung. x

Danach folgt eine kurze Pause von 5 Minuten, um Dich zu erholen. Beginne dann mit dem nächsten Pomodoro. Wenn Du 4 Pomodoro-Zyklen abgearbeitet hast, folgt eine längere Pause, vielleicht 20 oder 30 Minuten.

Nach jedem Pomodoro streichst Du in Deiner Liste ab, was Du gerade geschafft hast. Wenn es ein Teil einer längeren, mehrere Zyklen umfassenden Aufgabe ist, mach Dir ein Zeichen, wie weit Du gekommen bist. Beides motiviert und belohnt Dich auf einfache Weise.

Wenn Dich etwas aus der Konzentration reißt

Schalte vor dem Beginn alles ab, was Dich ablenken könnte: Schließe Fenster auf dem Rechner, pack das Smartphone weg. Solltest Du doch gestört werden, z.B. durch ein Telefonat: unterbrich kurz und bitte um Rückruf. Nach dem laufenden Pomodoro.

Nicht alles, was Dich von der Arbeit ablenkt, kommt von außen. Solltest Du mitten in den 25 Minuten eine Idee zu einem anderen Thema haben, notierst Du sie Dir schnell und verfolgst sie nicht weiter.

Für wen eignet sich die Methode?

Die Pomodoro-Technik eignet sich besonders gut für fokussierte Arbeit in den Randzeiten oder während einer stillen Stunde, da hier die Unterbrechungen von außen naturgemäß gering sind und man das Telefon schon einmal auf AB umleiten kann.

Wer gerne prokrastiniert, kann sich mit Pomodoro leichter motivieren: einfach mal mit 25 Minuten an einer unangenehmen Aufgabe arbeiten, Pause machen. Die nächsten 25 Minuten fallen dann nicht mehr so schwer.

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