Michael Lidenberger entwickelte die One-Minute-ToDo-Liste in seiner Zeit bei Accenture. Sie organisiert – anders als normale ToDo-Listen –  Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit.

Du kannst die 1MTD auf Papier, z.B. in einem Buch, führen. Praktischer ist es, gleich mit der Aufgabenverwaltung von Outlook oder einem Listen-Tool wie Trello zu arbeiten, weil sich hier Aufgaben leichter umorganisieren, terminieren und aus E-Mails generieren lassen.

Übliche ToDo-Listen sind lang und meist unstrukturiert, der Überblick über die Dinge, die zuerst erledigt werden müssen, geht verloren. Im schlimmsten Fall ist für Dich alles Prio 1. Die 1MTD arbeitet mit 3 verschiedenen Zonen der Dringlichkeit, die in drei Listen dargestellt werden:

  1. Critical-Now: Muss jetzt getan werden
  2. Opportunity-Now: Muss nach Möglichkeit erledigt werden
  3. Over-the-Horizon: Kann (noch) warten

Dringlichkeit führt zu Stress. Ziel der drei Listen ist es, diesen Stress herauszunehmen. Dafür gibt es Regeln, nach denen die Aufgaben eingeordnet werden.

Critical-Now-Liste

Diese Liste enthält Aufgaben, die unbedingt gleich erledigt werden müssen, alles, was Probleme bereiten würde, wenn es nicht noch heute fertig würde. Sie wird als Erstes abgearbeitet. Diese Liste sollte maximal 5 Aufgaben enthalten, um sie nicht zu verwässern, denn das sind die wirklichen Prio 1-Aufgaben.

Opportunity-Now-Liste

Hier erscheint alles, was in den nächsten 10 Tagen fällig wird. Sie wird abgearbeitet, wenn die Critical-Now-Aufgaben erledigt sind oder sich eine Gelegenheit bietet, etwas zu tun. Das kann ein kurzer Zeitraum sein, den Du mit einer Aufgabe füllst, oder die Person, die zufällig greifbar ist, um etwas mit ihr gemeinsam zu erledigen.

Auch diese Liste ist begrenzt auf maximal 20 Einträge, da sie sich so gerade noch regelmäßig überprüfen läßt.

Over-the-Horizon-Liste

Sie ist das Sammelbecken, in dem Du alle Aufgaben erst einmal ablegst, um die aus Deinem Gehirn zu bekommen. Es sind Aufgaben, die in Zukunft einmal wichtig werden könnten.

Warum One-Minute?

Die Listen sind in einer Minute angelegt. Du solltest Sie auch jeweils eine Minute regelmäßig pflegen.

  1. Critical-Now-Liste: alle Stunde
  2. Opportunity-Now: täglich
  3. Over-the-Horizon: wöchentlich

So kannst Du auf geänderte Prioritäten reagieren und Aufgaben von einer in die andere Liste verschieben.

Für wen ist die One-Minute-ToDo-Liste?

Wenn Du bisher eine unstrukturierte Aufgabenliste geführt hast, die Dich unter Stress setzt, ist die M1TD ein einfaches System, das  Du schnell umsetzen und pflegen kannst. Ich würde es nur in Outlook, Trello oder einer vergleichbaren Software führen, da Du hier durch Automatisierung und Synchronisation auf mehreren Geräten das meiste herausholen kannst.

Wenn Du Tipps zur Umsetzung suchst, empfehle ich Dir das kostenlose Buch von M. Lidenberger.

Links:

Hängehefter

Bild: Olbertz (CC BY-SA 3.0)

Als Tickler File ist die 43 Ordner Methode ein Teil von David Allens System GTD Getting Things Done. Es hilft Dir, terminierte Aufgaben und Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt wieder aufzufinden. Sie erscheinen automatisch, wenn Du sie brauchst. Du benötigst dafür 43 Hängemappen in einer Box oder ein vergleichbares Ordnungssystem wie Classei oder Mappei.

Warum gerade 43 Ordner?

Da das System einmal eingerichtet für immer gilt, berücksichtigt es jede Konstellation von Tagen und Monaten:

  • 31 Tages-Ordner
  • 12 Monats-Ordner
  • = 43 Ordner

Wie arbeitet die 43 Ordner Ablage?

Stell Dir vor, heute ist der 3. November, und Du bestellst die Eintrittskarten für das Musical an Silvester. Die wandern in den Ordner „Dezember“, weil sie erst dann von Interesse sind. Die Fahrkarten und Unterlagen für den kurzfristigen Kundentermin am 12. November legst Du in die Mappe „12“. Die Rechnung für die KFZ-Steuer, die am 1.1. des neuen Jahres zu zahlen ist, landet in der Mappe „Januar“, die Reiseunterlagen für den nächsten Sommer (Abfahrt: 6. Juli), kommen ebenfalls in den Ordner „Januar“, denn hier sammelt sich alles, was erst im nächsten Jahr fällig ist.

Wie benutzt Du die Ablage, um alles wiederzufinden?

Regel 1: Jeden Morgen schaust Du als Erstes Deine Mappe des Tages durch. Das wäre also heute, am 3. November, die Mappe „3“ gewesen. Hier liegt alles, was Du an diesem Tag brauchst. Dann hängst Du diese Mappe nach hinten, so dass Dich schon einmal die Mappe des nächsten Tages anschaut. So siehst Du morgens gleich vorne die aktuelle Mappe.

Regel 2: Am Ende des Monats erscheint automatisch wieder Mappe „1“ ganz vorne. Du löst dann die Mappe des nächsten Monats auf und verteilst die darin enthaltenen Unterlagen auf die Tagesmappen. In unserem Fall legst Du am 30. November die Eintrittskarten aus der Mappe „Dezember“ in die Mappe „31“. Dann steckst Du die Mappe „Dezember“ ganz nach hinten – schon für das nächste Jahr.

Regel 3: Am Jahresende löst Du die Mappe „Januar“ auf: Die KFZ-Steuer (fällig: 1.1.) lamdet in Mappe „1“, die Reiseunterlagen in Mappe „Juli“. Selbstverständlich steckst Du die Mappe „Januar“ wieder ganz ans Ende und hast am 1.1. Mappe „1“ für den Tag und Mappe „Februar“ für den kommenden Monat vor Dir.

Für wen eignet sich das 43 Ordner System?

Auch wenn Du GTD nicht nutzt, hilft Dir das 43 Ordner System, an einer Stelle physische Unterlagen mit Termin zu verwalten und jederzeit im Blick zu haben. Es ergänzt den Terminkalender und kann selbstverständlich auch digital (z.B. mit Trello) geführt werden. Für mich besteht der Vorteil besonders darin, dass hier physische Unterlagen, die sonst leicht nicht mehr auffindbar sind oder den Schreibtisch überfluten, sinnvoll eingeordnet sind. Da es sich dabei häufig um Dinge handelt, die einmal benutzt und dann weggeworfen werden oder später ganz woanders landen, gibt es mit den 43 Ordnern einen Ort, an dem Du jeden Tag das vorfindest, was Du dann brauchst.

43 Ordner mit Register

Ich persönlich nutze nicht das klassische 43 Ordner System: Es gibt nicht mehr so viele physische Unterlagen, um eine komplette Hängeregistratur zu pflegen. So geht’s auch:

  • 1 Leitz-Ordner
  • 1 Register 12 Monate
  • 1 Register 31 Tage
  • Klarsichthüllen für Kleinkram, z.B. Zettel oder Rezepte

Natürlich stecke ich dann die Registerkarten nicht um (zu viel Aufwand), aber der Ordner ist auch schnell durchgeblättert.