Aufgaben geschickt bündeln mit dem Thementag-System

So schaffst du wiederkehrende, kleine Aufgaben zuverlässig, effizient und nervenschonend. Auch wenn du gerne flexibel bist.

Wer sich durch die tägliche Auswahl der Aufgaben überfordert fühlt und immer wieder dieselben wichtige Dinge aufschiebt, kann diesen komplett anderen Ansatz probieren, um sie in den Griff zu bekommen und produktiv zu werden: Den Thementag!

Wofür du den Thementag brauchst

Wenn du nicht nur aktuelle Projektarbeit hast, sondern regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Oder jede Menge 5-Minuten-Tasks, die eigentlich nie gelegen kommen: Warum sie nicht einfach zeitsparend und effizient bündeln und am Stück erledigen?

Dann mach es mit dem Thementag. Thementage ist Aufgaben-Bündeln auf Speed!

Wie das geht? Du widmest jeden Tag in der Woche einem bestimmten Ziel, einem langfristigen Herzensprojekt oder einem Thema. Alles Dinge, die du entweder einfach brauchst oder die dir wirklich wichtig sind und regelmäßig (am besten wöchentlich) angepackt werden müssen.

Thementag – wie geht das?

Für jeden Wochentag definierst du ein Thema, das regelmäßig abgearbeitet werden muss. Normalerweise brauchst du dafür auch keinen ganzen Tag, sondern nur einen geschützten Zeitblock. Zum Beispiel einen Pomodoro-Zyklus von 2 Stunden plus 20 Minuten Pause danach. Wenn du wie ich selbständig bist, solltest du das auch einrichten können.

Diese Themen könntest du bündeln:

• Social Media Posts vorbereiten
• Geplante Telefonate und Zoom-Konferenzen führen
• Recherche für neue Produkte oder Blogartikel betreiben
• Videos für Online-Kurs aufnehmen
• Website aktualisieren und Texte schreiben
• Ablage machen und Unterlagen wegsortieren
• Rechnungen schreiben und Buchhaltung für dein Nebengewerbe machen
• …

Eben alles, was du regelmäßig und besser am Stück erledigst. Um dich nicht zu verzetteln und immer auf dem neuesten Stand zu sein. Das eigentliche Ziel ist hier für mich: Es sammeln sich keine unerledigten Dinge über Wochen oder Monate an. Und wer Rechnungen schneller schreibt, wird auch früher bezahlt 😉

Aufgaben bündeln – das bringt dich voran

Ob du deine kleinen Aufgaben täglich bündelst (morgens um 10 Uhr ist eine Stunde Telefonzeit. Wenn dein Job tägliche Telefonate beinhaltet) oder – besser – wöchentlich einen Zeitblock pro Thema dafür reservierst: du profitierst automatisch davon. Denn:

• Du musst nur einmal am Tag deine Motivation zusammenkratzen und den Startpunkt für diese Aufgaben finden. Und du hast genug Zeit reserviert, alles zu erledigen und / oder in wichtigen Projekten weiter zu kommen.
• Du entwickelst mit dem Thementag eine Gewohnheit. Und Gewohnheiten sind der erste Schritt zur Automatisierung deiner Aufgaben. Weil du keine Entscheidung treffen musst, um loszulegen, sondern es einfach tust, weil du es immer so tust. Wenn Dienstag dein Telefontag ist, ist die Entscheidung klar. Du wählst den ersten Adressaten auf deiner Liste an und legst los.
• Du machst automatisch Fortschritte in deinen Seitenprojekten. Ein Tag in der Woche, den du für neue Produkte, dein Marketing und die Entwicklung deines Geschäfts einplanst, bringt dich deinem Ziel näher. Jede Woche. Schritt für Schritt.
• Auch beim Lernen neuer Fähigkeiten profitierst du von einem festen Termin in der Woche. Ob das der Sprachkurs in der VHS oder die Fortbildung mit einem Online-Kurs ist: Mach es fix, dann tust du es auch.
• Was auch noch gut ist: Beim Bündeln kleiner Aufgaben hast du nur einmal Rüstzeit. Einmal Unterlagen heraussuchen, einmal Zoom starten und das Headset einschalten, einmal den nächsten Projektschritt vorbereiten.
• Egal, ob du den Thementag einem laufenden Projekt oder einem Bündel kleiner Aufgaben widmest: Der Wechsel von einem Themenfeld zum nächsten kostet Energie und verhindert, dass du effizient arbeitest. Also besser 2 Stunden an einem Projekt oder einem Bündel von kleinen, gleichartigen Aufgabe arbeiten, als zwischen vielen ToDos hin- und herzuspringen.

Die Wissenschaft dahinter: Warum Bündeln wirklich funktioniert

Warum zahlt das Bündeln von Aufgaben auch auf die Qualität deines Arbeitstags ein? Die Antwort liefert die Forschung zum sogenannten Task Switching, also dem Wechsel zwischen Aufgaben. Die Informatikerin Gloria Mark von der University of California, Irvine hat in einer vielzitierten Studie beobachtet: Wenn Menschen bei einer Aufgabe öfter unterbrochen werden, schaffen sie sie zwar manchmal schneller, zahlen dafür aber mit einem höheren Stresslevel.

Eine Studie der American Psychological Association fasst den größeren Zusammenhang so zusammen: Ständiges Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben kann einen erheblichen Teil der produktiven Zeit kosten, in manchen Untersuchungen bis zu 40 Prozent.

Der Thementag dreht diesen Effekt um: Weil du deine Aufgaben thematisch bündelst, entfällt die ständige gedankliche „Neuprogrammierung“ – du sparst dir genau diese zeitlichen und / oder nervlichen Wechselkosten.

Wann sind Thementage etwas für dich?

Du hast immer wieder den Eindruck, dass dich gerade aufschlagende E-Mails aus dem Fokus deiner wichtigsten Projektarbeit reißen? Du verstehst nicht, warum du mit deinen wichtigsten Langzeit-Projekten (aka Zielen) nicht weiter kommst? Du fragst dich, warum du dich so schnell durch aktuelles von den wichtigen Dingen ablenken lässt? Dann sind die Thementage dein Ding. Denn:

• Für jeden Tag hast du einen Zeitblock reserviert, an dem du den Kleinkram gezielt und zeitsparend abarbeitest. Und du hast die Sicherheit, dass nichts vergessen wird, niemand vergessen wird.
• Du weißt, dass deine wichtigsten Ziele jede Woche ihren Zeitblock bekommen, um weiter entwickelt zu werden.
• Und du hast die Sicherheit, dass du dein Fortbildungsprogramm jede Woche weiterbringst.
• Und das alles, ohne dich zu stressen. Denn Stress entsteht zuerst, wenn du immer wieder entscheiden musst, was du jetzt gerade als nächstes tun sollstest. Um deine Ziele zu erreichen, und um im Tagesgeschäft deine Aufgaben zu erfüllen.

Wenn du Thementage lieber nicht nutzen solltest

Gewöhnlich profitierst du von festen Vorgaben, nach denen du dich bei der Planung deines Arbeitstages richtest. Denn du musst nicht jeden Tag neu darüber nachdenken. Und Entscheidungen kosten Energie, die nicht endlos abrufbar ist.

Und auch der Wechsel zwischen untershiedlichen Aufgaben ist eigentlich unproduktiv, weil jede anders geartete Aufgabe eine Unterbrechung der vorherigen darstellt. Und das bedeutet einen Bruch im Fokus. Du musst dich neu orientieren, brauchst Anlaufzeit.

Wenn du aber eine Aufgabe als Erholung von der vorhergehenden empfindest und auch so einplanst (Plugin programmieren und dann zur Entspannung Recherche für einen Webtext machen; mit dem Kunden telefonieren und danach den Fachartikel lesen), bist du so besser aufgestellt. Solange deine kleinen Aufgaben zuverlässing erledigt werden. Und die Abwechslung zwischen zwei echten ToDos erfolgt. Denn Netflix und Waschmaschine füllen sind keine alternativen Aufgaben, sondern Ablenkung, die dir nichts bringt.

Wie richtest du Thementage ein?

• Überprüfe mal, welcher Kleinkram dir täglich begegnet und dich bei wichtigen Tätigkeiten unterbricht: Anrufe, Mails, Mailinglisten, Feedly, Unterlagen für die Umsatzsteuer.
• Was dauert maximal 2 Minuten, um es zu schaffen? Dann besser weg damit und gleich umsetzen.
• Was davon dauert etwas länger, kann aber problemlos einmal pro Woche erledigt werden, weil es nicht tagesaktuell dringend ist?
• Welche Herzensprojekte und Lernvorgänge verlierst du immer wieder aus den Augen? Auch sie sind einen Thementag wert.
• Dann such dir einen Wochentag aus und reserviere eine Zeitblock dafür. Das ist dann dein Thementag „Telefonate“, „Umsatzsteuer“, „Recherche“

Notiere dir einen Zeitblock für diesen Tag, der für dein Vorhaben reicht (bitte nicht zu viel Puffer, damit du von der Beschränkung des Zeitblocks profitierst und alles effizient erledigst). Wenn du dich für das System Thementag entschieden hast, kannst du deine Blöcke als Termine mit wöchentlichen Wiederholungen in Thunderbird oder Outlook notieren. Der Vorteil: Du weißt genau, welche Zeit dir an diesen Thementagen noch für andere Termine bleibt.

Manchmal ist ein „Mülltag“ genug

Verschaff dir einfach mal einen Überblick, welche Aufgaben du am besten einmal pro Woche reledigen solltest, die aber immer wieder unter den Tisch fallen. Wenn du deine umfangreicheren Projekte erfolgreich umsetzt, wirst du jetzt nur jede Menge Kleinkram und Admin-Aufgaben findest.

In dem Fall reicht dir wohl ein einzelner „Mülltag“ pro Woche, an dem du all die verschiedenen kleinen Störenfriede beseitigst. Ein Freitag Nachmittag eignet sich am besten: So gehst du mit gutem Gewissen ins Wochenende, weil auch der letzte Beleg abgeheftet, die letzte Mail verschickt ist.

Viel Erfolg!

Bild: matthiasboeckel