Timeboxing – der produktive Arbeitstag durchgeplant

Du hast heute schon wieder deine ToDo-Liste nicht geschafft, weil so viele Dinge dazwischen kamen? Und weil du manchmal einfach keine Lust mehr hattest, dich auf die nächste Aufgabe einzulassen? Wenn du oft prokrastinierst und deine Listen nicht in den Griff bekommst, kann dir dieser Tipp helfen: Mach mal Timeboxing.

Timeboxing? Nein, kein das ist kein Sport.

Der Begriff kommt – wie so einiges, das du in meinem Blog findest – aus der Softwareentwicklung. Projekte und Teambesprechungen dehnen sich ja gerne so lange aus, wie man Zeit dafür hat. So lautet das Parkinsonsche Gesetz. Das ist natürlich ineffizient. Deshalb beschränkt man Projekte, Meetings und auch die Zeit, die eine einzelne Aufgabe braucht, erst einmal auf einen vernünftig und nach der eigenen Erfahrung gewonnen Zeitrahmen. Auf eine Timebox eben.

Der Vorteil: Du arbeitest mit der Zeit, die du zur Verfügung hast. Dabei fällst du sinnvolle Entscheidungen darüber, wie deine Aufgabe umgesetzt werden soll. Keine Chance für Perfektionismus. Du tust das, was nötig ist, denn deine Zeit ist begrenzt und damit kostbar. Zugleich akzeptierst du keine Ablenkungen, die dich vom Ziel abbringen können. Der Blick auf Facebook, der Chat mit den Kollegen hat bis nach der Timebox Zeit.

Wie geht Timeboxing?

Eigentlich ist es ganz einfach: Stell dir vor, du sollst eine Powerpoint-Präsentation bauen, die einem Kunden sein neues Website-Projekt vorstellt. Alle Inhalte, damit er sie bestätigen oder korrigieren kann. Was tust du jetzt, um die Aufgabe effizient und effektiv zu lösen? Und dabei weder zu viel, noch zu wenig zu tun?

1. Du planst die Aufgabe und definierst, was du als Ergebnis genau erwartest
2. und schätzt die Zeit, die deiner Erfahrung nach dafür nötig ist
3. du blockst dir in deinem Kalender einen Zeitrahmen für die Umsetzung
4. und arbeitest die Aufgabe auch genau dann ab!

Die Planung

Die genaue Planung und Definition der Aufgabe ist hier sehr wichtig, wenn du alles Nötige für den Erfolg der Präsentation tun, dich aber nicht in Perfektionismus verlieren willst. Also beschreibe genau, wie das Ergebnis aussehen soll. Bei unserem Beispiel: Die Powerpoint-Präsentation wird alle Infos zum Projekt zeigen und dabei die Vorlage deines Unternehmens benutzen. Grafiken werden nur aus dem Bilderpool genommen, nicht neu recherchiert oder gestaltet. Punkt! Du weißt, was du zu tun hast, und wo die Grenzen liegen. Inhalte: ja, individuelles Design und zusätzliche Bilder: nein.

Damit hast du einen festen Rahmen für das, was du wirklich tun wirst. Und vor allem: Was du eben NICHT tun wirst.

Der Termin

Du weißt jetzt, wie deine Aufgabe aussieht und welche Kriterien du beachtest, um festzustellen, dass sie wirklich fertig ist. Du hast auch eine Zeitschätzung für die Umsetzung. Drei Stunden müssen es deiner Erfahrung nach sein. Jetzt wirst du ganz konkret und planst ein Zeitfenster für die Umsetzung als Termin in deinem Kalender ein. Sagen wir Dienstag, den 22.12., zwischen 8 und 11 Uhr.

Die Umsetzung

Warum ein Termin? So machst du es verbindlich für dich. Am Dienstag ist die Zeit zwischen 8 und 11 Uhr für die Präsentation reserviert. Verschieben gilt nicht, abbrechen auch nicht. Du gehst einen kleinen Vertrag mit dir ein, die Sache wirklich genau in diesen drei Stunden umzusetzen. Das schützt dich davor

• die Arbeit endlos auszudehnen, denn du hast nur 3 Stunden.
• die Arbeit (wieder einmal) zu verschieben, denn sie steht als Termin in deinem Kalender.
• die Arbeit für Ablenkungen zu unterbrechen, denn du kennst deine Deadline. 11 Uhr!

Timeboxing-Tipps

Diese Produktivitäts-Technik eignet sich besonders für dich, wenn du

• dich leicht ablenken lässt
• unangenehme Aufgaben gerne mal aufschiebst
• oder zu Perfektionismus neigst und immer noch etwas verbessern willst.

Verplane aber bitte nicht deinen ganzen Tag mit Prio A-Arbeiten in Zeitblöcken. Du brauchst Pausen, Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und Blöcke für Routineaufgaben. Zeiten, in denen du den täglichen Kleinkram abarbeitest oder deine E-Mails gebündelt checkst.

Wenn du Timeboxing konsequent betreibst und so deinen Arbeitstag in an einander grenzende Blöcke aufteilst, kannst du ungeheuer produktiv werden. Ein weiterer Vorteil: Du musst nicht mehr aktiv entscheiden, was du als Nächstes tun wirst. Dein Zeitplan, den du morgens (oder besser noch am Vorabend, bevor du nach hause gehst) angelegt hast, zeigt dir, was ansteht. Das entlastet dein Gehirn, denn Entscheidungen kosten dich Energie.

Wenn du eher kreativ arbeitest und den Flow ausnutzen möchtest, ist Timeboxing nichts für dich. Jedenfalls nichts für den ganzen Arbeitstag. Dann beschränke dich darauf, nur gebündelte Routinetätigkeiten (Listen abtelefonieren, E-Mails beantworten) und gut überschaubare Aufgaben, die nicht deine Kreativität fordern, in Zeitblöcken zu verplanen. So nehmen sie nicht überhand und werden zuverlässig und mit minimalem Zeitaufwand erledigt.

Bild: anncapictures / Pixabay