43 Ordner

43 Ordner – und Du hast alles unter Kontrolle!

Nein, keine Angst, Du musst Dir jetzt nicht 43 Leitz-Ordner und ein zusätzliches Regal dafür anschaffen. Hier geht es vielmehr um die automatische, sichere und problemlose Verwaltung Deiner zeitkritischen Unterlagen. Wenn Du so lebst wie ich, landen Deine Ideen, Termine und Projekte in einem digitalen System wie Trello. Die Informationen sind überall verfügbar: Daheim und unterwegs, auf dem Rechner, auf dem Handy, auf dem Tablet. Aber das reicht nicht. Da war ja noch etwas!

Zeitkritische Unterlagen – Papier und mehr

Nicht alle Termine bestehen nur aus einer Notiz, wo wer sich trifft. Auch heute gibt es noch Unterlagen, die nicht als PDF oder E-Mail verwaltet werden können. Was immer wieder in Papierform oder anders aufschlägt:

  • Eintrittskarten
  • Reiseunterlagen (ja, die gibt es manchmal auch noch auf Papier)
  • Verträge, die zum Unterzeichnungstermin in Papierform vorliegen müssen
  • Rechnungen für den Zahltermin
  • Sonderangebote, die erst ab nächsten Montag gelten
  • Unterlagen, Vorbereitung für Kundentermine
  • Rechnungen, Belege für die Buchhaltung zum Abgabetermin
  • Rezepte, die Du beim nächsten Einkauf in der Apotheke einlösen willst
  • DVDs mit Röntgenaufnahmen für den Arzttermin
  • Kochrezepte, die Du für Deine Geburtstagsparty gesammelt und ausgedruckt hast
  • Kostenvoranschlag vom Handwerker, der in einer Woche Deine Fenster einbaut

Zusammengefasst: Alles, was mit einem bevorstehenden Termin verbunden ist und deshalb noch nicht endgültig abgelegt oder weggeworfen werden kann. Natürlich kannst Du diese Papiere auch in Kategorie-Ordnern ablegen: Vorbereitung zum Kundentermin beim Kunden, Verträge beim Kontakt. Aber das klappt nicht immer.

Zeitgesteuerte Ordnung vor Kategorie

Für viele Unterlagen, die Du nur einmal brauchst, gibt es keine andere Ablage. Oder hast Du einen Ordner für die Rezepte, die Du vom Arzt bekommen hast, die Eintrittskarten für das nächste BarCamp, das Angebot Deines Handwerkers? Und wenn ja: Hast Du Lust, jeden Tag all Deine Kategorieordner durchzusehen, ob heute etwas fällig wird? Ich nicht. Ich möchte meine termingebundenen Unterlagen tagesaktuell vorfinden. Sie sollen einfach automatisch erscheinen.

Du brauchst also auch ein physisches System, das Deinen Terminkalender und Deine virtuelle Materialablage ergänzt.

Warum 43 Ordner?

Ganz einfach:

  • 12 Monate – Januar bis Dezember
  • 31 Tage, die ein Monat maximal haben kann
  • = 43 Orte, an denen Du Material bereithalten kannst.

Der Entwurf stammt von David Allen. Für sein System GTD – Getting Things Done (Wie ich die Dinge erledigt kriege) benötigte er eine Ablage für zeitkritisches, physisches Material, die ihm jeden Tag bereithält, was er genau dann brauchte. Auch wenn Du nicht mit GTD arbeitest, bewährt sich das System der 43 Ordner. Und so funktioniert es:

Wie arbeitest Du mit 43 Ordnern?

Du kannst es Dir schon denken: Es sind keine Leitz-Ordner, die neben einander im Regal stehen. David Allen plante sein System mit einem Karteikasten, deren Reiter Monate und Tage anzeigen. Genauso funktioniert einer übliche Hängeregistratur mit Mappen zu jedem Monat, jedem Tag. Es gibt auch Systeme wie Mappei und Classei, die die Beschriftung noch mehr systematisieren. Der Grundgedanke ist einfach. Alles physisch verfügbare Material, das zu einem Termin gebraucht wird, legst Du so ab:

  • Was in einem anderen Monat fällig ist, kommt in die Mappe des Monats. Also Reiseunterlagen für September kommen jetzt im August in die Mappe 9.
  • Was diesen Monat fällig ist, kommt in die Mappe des Tages. Also das Angebot, das Du am 22.8. beim Kunden vorstellst, liegt in Mappe 22.

So sorgst Du dafür, dass jeden Tag auftaucht, was Du dann brauchst:

  • Jeden Morgen siehst Du die Mappe des Tages vor Dir. Heute wäre das Nr. 16 für den 16.8.
  • Hier liegt alles, was Du heute an Papierkram brauchst.
  • Am Abend hängst Du die Mappe nach hinten, hinter Nr. 15. So hast Du morgen früh Nr. 17 im Blick.
  • So weit, so gut!
Hängehefter
Bild: Olbertz

Jetzt haben wir August. Zum Ende des Monats schaue ich mir an, was in der Mappe für September liegt. Ach ja, meine Reiseunterlagen für den 28.9. Dann packe ich sie in die Mappe 28. Alle anderen terminierten Materialien des Monats behandle ich ebenso: Das Ticket für den 3.9. kommt in die Mappe 3, das Kundenmaterial für das erste Live-Treffen in Mappe 27. Tagesgenau. Dann verschiebe ich die Mappe „September“ hinter die Mappe „August“. Für den nächsten Check Ende September steht die Mappe „Oktober“ vor allen anderen Monaten. Ein sicheres System, das Dir die Unterlagen zu Terminen problemlos verwaltet.

43 Ordner plus 1 – mein Hack

Warum 44 Ordner? Wenn ein Termin für den Februar im nächsten Jahr hereinkommt, lege ich ihn jetzt im August in der Mappe „Februar“ ab, aus der schon lange alle für dieses Jahr geplanten Dinge verschwunden sind. Aber da gibt es mehr:

  • offene Angebote, die frühestens im nächsten Jahr aktiv werden können.
  • Visitenkarten von Personen, die Du im nächsten Jahr jetzt wirklich einmal kontaktieren willst.
  • Material zur Überprüfung: Ob es noch gebraucht wird, entscheidet sich nach aktueller Sachlage.
  • Infomaterial für die neue Heizung, die Du Deinem Haus im nächsten Jahr gönnen willst.
  • Reiseunterlagen vom letzten Jahr, wenn Du wieder dahin fahren willst (Preisvergleich)
  • also alles, was im nächsten Jahr geschehen soll oder muss, aber noch keinen festen Termin hat.

Dafür habe ich einen 44. Ordner mit dem Namen „Nächstes Jahr“. Hier geht es nicht um Dinge, die vielleicht einmal erledigt werden sollen. Der Zeitrahmen ist klar: Das nächste Jahr. Hier liegt alles Material dafür und wird zeitnah verteilt.

Ohne 43 Ordner: So arbeite ich.

Da nur wenig physisches Material bei mir ankommt, hat sich die Hängeregistratur, die ich ein paar Jahre betrieben habe, auf lange Sicht nicht bewährt. Es geht noch schlanker:

  • ein Leitz-Ordner
  • eine Unterteilung für 12 Monate
  • eine Unterteilung für 31 Tage
  • eine Tasche für das kommender Jahr.
43 Ordner mit Register

Du kannst dann zwar nicht die Mappen des letzten Tages, des letzten Monats nach hinten schieben, aber die Funktion ist dieselbe: Du schaust jeden Tag in den Bereich des laufenden Tages. Und Du ordnest am Ende des Monats alles, was für den nächsten Monat ansteht, in die Bereiche des betreffenden Tages. Fertig!

Links:
Tickler File physisch und elektronisch
Tickler File nach David Allen

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