Notion-Datenbanken verknüpfen – ganz einfach!

Die Datenbanken sind das Herz von Notion. Ob GTD, Personal-Kanban oder deine persönlichen Listen: Mit ihnen bildest du jedes System ab, das du brauchst. Hier lernst du am Beispiel einer Projektverwaltung Schritt für Schritt, wie du Notion-Datenbanken ganz einfach einsetzt und mit einander verknüpfst.

Ganz kurz: Was bringt mir Notion?

Notion ist eine kostenlose App, mit der du Geschäftsvorgänge, dein Selbstmanagement, deine Habit Tracker und noch viel mehr gestalten und nutzen kannst. Die intuitive Oberfläche erlaubt dir, eine Kundendatenbank, deine Lieblingsrezepte und deine Checklisten online zu verwalten und auf all deinen Geräten synchron zu halten. Hinter all dem werkeln die Notion-Datenbanken.

Was sind Notion-Datenbanken?

Hier ein kleiner Klugscheisser-Einwurf: Notion-Datenbanken sind eigentlich keine Datenbanken, sondern Tabellen. Du kennst sie vielleicht aus Excel. Wenn du dort z.B. deine Projekte auflistest, gibt es für jede Eigenschaft eine Spalte:

• Name des Projekts
• Startdatum
• Enddatum
• …

Für jedes Projekt legst du eine Zeile an, in der alle Eigenschaften jedes Projekts aufgenommen werden. So weit, so gut. Aber Notion kann mehr.

Wenn du überblicken willst, welche Mitglieder deines Team bei welchem Projekt mitarbeiten, und welche Einzelaufgaben pro Projekt geplant oder schon erledigt sind, ist es nicht mit einer Tabelle getan. Mit Notion kannst du in diesem Beispiel drei Tabellen (=Notion Datenbanken) anlegen und sinnvoll mit einander verknüpfen, um alle Daten einfach einzutragen und gezielt auszuwerten.

Drei Datenbanken für die Projektverwaltung

Lege jetzt drei Datenbanken für deine Inhaltstypen an: Je eine für Projekte, ToDos für die Aufgaben in den Projekten und Team für deine Mitarbeiterinnen.

Der Vorteil: Du musst alle Stammdaten nur einmal eintragen, und sie stehen in allen verbundenen Datenbanken zur Verfügung. Wenn du also nach der Telefonnummer der Texterin suchst, die im aktuellen Projekt den Content erstellt, findest du ihn über einen Link in der Projekt-Tabelle. Und auch über alle anderen Projekte, an denen sie teilnimmt. Ohne diese Nummer immer wieder eintragen zu müssen.

Datenbanken erstellen mit Notion

Nur zur Auffrischung deiner Erinnerungen: Mit diesen Schritten erstellst du eine Notion-Datenbank:

• Klick in der linken Spalte auf „Add a page“, um eine neue Seite als Container für die Datenbank anzulegen.
• Gib oben auf der Seite statt „Untitled“ den Namen ein: Projekte.
• Wähle dann weiter unten unter „Database“ das Format „Table“ (Tabelle aus).
• Im nächsten Schritt hinterlegst du der Seite mit einem Klick auf „+ New Database“ eine neue Datenbank.

Nach diesem Muster legst du alle drei Datenbanken an. Sie erscheinen im linken Menü als Link auf die zugehörige Seite, in der du dann deine Daten erfassen kannst. Die Felder „Name“ und „Tags“ sind vorgegeben, wobei ich „Tags“ löschen würde, weil du es an dieser Stelle nicht brauchst.

Die Projekte-Tabelle

Machen wir es einfach: Die Projekt-Datenbank (Abb. 1) besteht nur aus diesen Feldern:

• Name ( des Projekts)
• Zeitrahmen (wähle als Feldtyp Date aus und trage hier mit der Option „End date“ Anfang und Ende des Projektzeitraums ein.

Du kannst weitere Felden nach deinem Bedarf hinzufügen, z.B.

• Beschreibung des Projekts (auch ein Textfeld)
• Budget (Feldtyp Number, du kannst als Format dann Euro auswählen)
• …

Die ToDo-Tabelle

Hier erfasst du die Aufgaben, die in deinen Projekten anfallen (Abb. 2).

• Name des ToDos
• Ist es erledigt? (eine Checkbox zum Anhaken)

Meist reicht nur der Name der Aufgabe, aber du kannst hier ebenfalls weitere Daten erfassen, z.B. eine genaue Beschreibung, ein Enddatum und mehr.

Die Team-Tabelle

Auch diese Datenbank machen wir uns ganz einfach. Mit diesen zwei Feldern:

• Name der Mitarbeiterin
• Ihre Jobbeschreibung

In deiner Team-Datenbank (Abb. 3) hinterlegst du wahrscheinlich auch alle Kontaktdaten und weitere Bemerkungen. Dann bau diese Felder nach deinem Bedarf ein.

Auf gute Zusammenarbeit: Notion Datenbanken verknüpfen

Projekte und ToDos

Jetzt aktivieren wir die Datenbanken mal: Mit dem Property-Typ „Relation“. Zuerst verbinden wir die ToDos mit den Projekten, in denen sie umgesetzt werden sollen.

• Leg als neues Feld eine Property in der Datenbank ToDo an und wähle als Typ „Relation“.
• Wähle als Zieltabelle Projekte aus und sorge mit „Show on Projekte“ dafür, dass die Verbindung auch als neues Feld bei den Projekten angezeigt wird.
• Sorge mit der Einstellung „Limit“ = 1 dafür, dass du immer nur ein Projekt für ein ToDo auswählen kannst, weil es ja eine diesem Projekt zugewiesene Aufgabe ist.

Du kannst jetzt wechselweise auswählen, wo du die Verbindung herstellen willst: In den verbundenen Datenbanken Projekte und ToDos gibt es jeweils ein Feld „Projekte“ bzw. „ToDos“, in dem du auswählen kannst,

• zu welchem Projekt ein ToDo gehören soll. Hier kannst du nur ein Projekt wählen.
• welche weiteren ToDos du deinem Projekt zuweisen willst. Hier sind mehrere möglich, was sinnvoll ist, weil ein Projekt aus mehreren Teilaufgaben besteht.

Für die Datenbank-Kenner unter uns: Notion kann also 1:n und n:1-Relationen abbilden.

Projekte und Teammitglieder

Du weißt jetzt, wie du ein Projekt mit mehreren ToDos verknüpfen kannst. Aber wie sieht es mit deinen Mitarbeiterinnen und den Projekten aus?

• Jedes Projekt beschäftigt mehrere Team-Mitglieder.
• Jedes Team-Mitglied arbeitet auch an verschiedenen Projekten.

Notion kann das auch – mit Relations. Legen wir also neue Felder an:

• In der Datenbank Projekte eine Verbindung zu Team mit den Optionen „no limit“, damit mehr als ein Teammitglied zugewiesen werden kann.
• Und mit der Option „Show in Team“, damit auch dort die verbundenen Projekte angezeigt werden.
• Jetzt werden in beiden Datenbanken mehrfache Verbindungen zur anderen Datenbank angezeigt.

Und dein Vorteil: Wenn du jetzt im Projekt „Webkonzept“ die Daten von Karsten Konzepter suchst, kannst du das mit einen Klick auf den Eintrag im Feld „Teammitglieder“ und einem weiteren Klick auf den Namen von Karsten. Dann siehst du seinen gesamten Datensatz.

Extra-Infos

• Auch wenn dir bei einem Feld des Typs relation der Name der verbundenen Tabelle als Feldname angezeigt wird, kannst du ihn ändern. Statt Team z.B. in Teammmitglieder (Abb. 6)
• Auch wenn du später feststellst, dass eine Relation mit dem Limit 1 angelegt hast, kannst du sie auf no limit umstellen und dann mehrere Datnsätze der verbundenen Datenbank zuweisen.
• Wenn dir eine Relation nicht gut geglückt ist, kannst du sie jederzeit löschen.
• Du kannst über Filter listen anlegen, z.B. über Projekte, an denen deine Mitarbeiterin Susi Seo beteiligt ist. Oder über Mitarbeiter, die am Projekt Webkonzept beteiligt sind.

Viel Erfolg mit Notion-Datenbanken!

Bild: PAVM über Pixabay