Organisiere dich mit Notion – Teil 2: Templates

In Teil 1 hast du erfahren, wie du eine einfache, übersichtliche Struktur für all deine Notizen aufbaust: Eine Tabelle mit Überschrift, Kategorie, Link und Datum für jeden Eintrag. Das minimale Gerüst, das du mit einer frei gestaltbaren Textseite ohne festen Strukturrahmen um mehr Informationen erweitert hast.

Die Einträge hast du auf einzelnen Seiten (Views, Ansichten) nach ihrer Kategorie gefiltert und so einen Terminkalender, ein Rezeptbuch und eine Übersicht organisatorischer Infos erstellt. Super!

Das reicht allemal, wenn du es einfach und flexibel magst. Aber manchmal hilft ein wenig Struktur, wenn du beim Erfassen der Notizen keine Detailinformationen vergessen willst. Hier helfen dir die Notion-Templates. Diese Vorlagen zeigen dir, welche Daten ein bestimmter Notiz-Typ erwartet, um vollständig zu sein. Sie bilden eine Art Checkliste, die du abarbeiten kannst. Und so geht das!

Was sind Notion-Templates

Wenn du neu mit Notion beginnst, hast du erst einmal keine Templates zur Verfügung, sondern baust sie dir als Ergänzunn zu deinen Notizen ganz nach deinem Bedarf. Du öffnest eine Notiz und siehst im unteren Teil des Detailansicht diesen Hinweis: „Press Enter to continue with an empty page or create a template.“ (Abb. 1) Wie leere Seiten funktionieren, kennst du ja schon aus Teil 1 dieser Artikelserie. Jetzt solltest du mit dem Link create a template dein erstes Template erstellen.

Das Template beginnt als leeres Notizformular, an das du unten eine Seite anfügen wirst. Du erkennst aber an der Information im oberen Bereich des Fensters, dass du an einem Template arbeitest: „You’re editing a template in Notizen einfach“. (Abb. 2)

Dort, wo jetzt noch „Untitled“ steht, fügst du den Titel für dein Template ein. Unter diesem Titel kannst du das passende Template dann auswählen, wenn du eine Notiz erstellst. Ich bevorzuge eine einheitliche Benennung wie „[Name der Notizkategorie, hier Rezepte] Details“.

Sobald ein oder mehrere Templates für die Notizen angelegt sind, findest du sie unter jedem Eintrag aufgelistet. Zusätzlich gibt es die Optionen (Abb. 3):

• Name des Templates (hier: Rezepte Details): Wenn du hier mit der Maus darüber fährst, erscheinen rechts 3 Punkte …, die dich zur Bearbeitung des Templates führen.
• Empty page: Du musst auch jetzt kein Template verwenden, sondern kannst jederzeit eine leere Seite verwenden.
• News Template: Hier kannst du jetzt weitere Templates anlegen.

Dein erstes Notion-Template: Ein Rezeptbuch

Jetzt wird es praktisch: Bohren wir also einmal unsere Rezepte mit einem Template auf, damit wir wissen, welche Infos wir für unser Rezept auf jeden Fall notieren wollen. (Abb. 4)

Wir wollen natürlich festhalten, für wie viele Portionen die Zutaten berechnet sind. Dafür fügen wir zuerst eine Überschrift „Portionen“ und darunter eine ToDo list ein. Die Liste der Zutaten beginnen wir mit ein paar Beispieleinträgen in einer Bulleted list. Darunter bleibt viel Platz für die Beschreibung der Zubereitungsschritte. Das ist eine einfache Struktur. Aber da geht noch mehr:

• Kalorien pro Person (einfach als Text anlegen)
• Ausprobiert: ToDo list zum Anhaken, wenn du das Rezept schon einmal nachgekocht hast
• Schwierigkeitsgrad: ToDo list mit diesen Optionen zum anhaken: einfach, mittel, nur für Chefköche
• Video: kann im Template schon mal ohne einen Link auf das Video angelegt werden.

Du weißt sicher am besten selbst, welche Informationen du für deine Rezepte gerne aufschreiben willst.

Templates für andere Notizformate

Genauso wie für dein Rezeptbuch kannst du spezifische Templates für deine Termine und deine organisatorischen Notizen anlegen. Für die Termine könnte das so aussehen (Abb. 5):

Du siehst, Templates sind komplett flexibel. Und sobald du Templates für deine Notizen angelegt hast, stehen sie dir für alle Notizen zur Auswahl. (Abb. 6)

So kannst du mit einfachen Mitteln zu jeder Art Notizen spezifische Informationen in Templates erheben.

Notion Templates FAQ

Hier beantworte ich noch ein paar Fragen, die dir bei der Arbeit mit Templates weiter helfen werden:

Kann ich nur die in einem Template vorgesehenen Daten eingeben?

Nein, ein Template ist nur eine Art Checkliste, um dir zu zeigen, welche Daten du brauchst, um die Notiz möglichst umfassend aufzunehmen. Z.B. die Anzahl der Personen, für die ein Rezept berechnet wurde. Es steht dir aber jederzeit frei, einen Bereich nicht auszufüllen, zu löschen oder deine eigenen Infos zusätzlich einzugeben. Ein Template ist also eigentlich nur eine mit ein paar nützlichen Bereichen und Beispieldaten vorbefüllte leere Seite, die du jederzeit verändern kannst.

Muss ich mein Template für die Termine immer und auch nur für Termine verwenden?

Nein, denn Templates sind nur Vorschläge, wie weitere Daten zu deiner Notiz aussehen können und nach deiner Meinung aussehen sollten. So, wie du sie gerne hättest. Du kannst jederzeit bei einer Notiz für die Zusatzinformationen eine leere Seite oder – was eher sinnlos ist – ein Template für eine andere Kategorie Notizen auswählen (Abb. 6).

Wie wirkt sich eine Änderung an einem Template auf die Notizen aus, bei denen ich es vorher schon benutzt habe?

Hier eine kurze Warnung zur Bearbeitung des Templates: Wenn du etwas daran änderst, wirkst sich das nicht auf die Einträge aus, für die du das Template bisher benutzt hast. Solltest du also hier einen neuen Bereich eingeführt haben, kannst du ihn nur für zukünftige Notizen benutzen.

Kann ich Templates löschen?

Ja, das funktioniert genau so wie das Bearbeiten der Templates: Wenn du eine Notiz aufmachst, die für die du noch kein Template ausgewählst hast, siehst du im unteren Bereich die Liste deiner bestehenden Templates, und die 3 Punkte …, die bei Berührung eines Template-Namens mit der Maus erscheinen, führen zu einem Menü, das nicht nur die Bearbeitung, sondern auch das Löschen eines Templates erlauben. Das löscht allerdings nur das Template: Notizen, für die du es schon verwendet hattest, behalten es weiter.

Kann ich nach Einträgen im Template filtern?

Wenn du eine View anlegst, filterst du oft nach einem oder mehreren Kriterien. In unserem Beispiel nach dem Tag „Rezepte“, wenn du nur die Rezepte anzeigen willst. Du kannst leider keine Views auf den Informationen, die dir in einem Template gegeben werden, aufbauen. Wenn du also Rezepte danach ausgeben willst, ob du sie schon einmal ausprobiert hast, wartest du besser auf Teil 3 dieser Serie. Da geht es darum, wann und wie man seine Notizen als unterschiedliche Eintragstypen (Tabellen) organisieren sollte.

Die gute Nachricht: Du kannst alle Inhalte deiner Templates auch über die Suche finden: Geh in der linken Spalte ganz oben auf „Quick Find“ und suche nach deinem Begriff. Du erhältst eine Liste aller Notizen, in denen er vorkommt.

In der linken Spalte gibt es unten einem Menüpunkt „Templates“ Was hat der mit meinen Templates zu tun?

Die ganz kurze Antwort: Garnichts! Die Templates, die du hier findest, eignen sich nicht für deine Notizen. Wenn du aber gerne eine komplette Struktur von Tabellen, Feldern, Views und Templates übernehmen willst, wirst du hier fündig. Das ist besonders interessant, wenn du keine genauen Vorstellungen von deiner eigenen Notizverwaltung (oder anderen Inhalten, die du mit Notion organisieren willst) hast. Lass dich von diesen Templates anregen und installiere mal eines mit dem Button „Use this template“ oben rechts. Du kannst es ja wieder löschen, wenn es nicht für dich passt.

Bild: kaboompics