Checklisten erstellen

Die besten Checklisten – und wie Du sie anlegst

Du planst, in Urlaub zu fahren? Du hast vor, Dein Traumhaus Wirklichkeit werden zu lassen? Oder Du willst nicht jedesmal, wenn Du Dein WordPress updates, von Neuem überlegen, welche Schritte unbedingt beachtet werden müssen? Dann brauchst Du Checklisten. Checklisten erleichtern Dir das Leben, nehmen Dir Arbeit ab und sorgen dafür, dass alles so läuft, wie es soll. Hier erfährst Du, wie und wo Du Deine persönlichen Checklisten anlegen kannst.

In welchen Bereichen helfen Dir Checklisten zu mehr Produktivität?

Sie kommen eigentlich aus dem beruflichen Umfeld, helfen Dir aber auch privat dabei, Zeit und Energie zu sparen. Du hast sicher schon einmal von Checklisten für die Wartung von Flugzeugen gehört: Sie sorge für einen sicheren Ablauf bei Wartung, Start und Landung. Das Konzept lässt sich auf private und berufliche Bereiche übertragen. Allen Checklisten ist gemeinsam, dass sie

  • Abläufe optimal für den Benutzer beschreiben sollen
  • Dein Gehirn von Entscheidungen entlasten
  • Qualität im Prozess aufrecht erhalten sollen

Checklisten bieten sich im privaten und geschäftlichen Bereich an, um Dich effizient zu Deinem Ziel zu führen. Entweder hast Du den Prozess schon einmal optimal beschrieben, oder andere haben es vor Dir getan und Dir ihre Erfahrungen bereit gestellt.

Checklisten sind – mit wenigen Ausnahmen – hoch individuell. Du kannst Vorlagen übernehmen, aber Du solltest sie für Deinen Bedarf anpassen. Deshalb zeige ich Dir hier, wie und wo Du Deine persönlichen Checklisten anlegst.

Wozu brauchst Du eigentlich Checklisten?

Die Gründe, dafür sind unterschiedlich. Alle gemeinsam ist nur, dass Du mit einer Checkliste einen optimierten Vorgang abbildest und dafür sorgst, dass nichts Wichtiges vergessen wird. Sozusagen Dein Einkaufzettel für diese Aktion: Alles steht drauf! Checklisten haben viele Vorteile, je nach Einsatzgebiet.

Einmalige Checklisten

Gerade wenn wichtige Dinge wie Hauskauf, Hochzeit, Unternehmensgründung anstehen, ist es wichtig, vorab alle Schritte in einer Checkliste zu erfassen. Hier helfen fertige Checklisten, die Du überall im Netz findest, am Ehesten weiter, da viele Schritte, die Du auf dem Weg zu Deinem Ziel gehen wirst, gesetztlich vorgeschrieben oder einfach Best Practice sind. Sicher wirst Du diese fertigen Listen noch um Deine individuellen Punkte erweitern. Auch wenn die GmbH-Checkliste wahrscheinlich nur die rechtlichen Schritte enthält, kannst Du als Existenzgründerin auch Punkte wie

  • Corporate Design erstellen lassen
  • Büro mieten
  • XING-Profil ausfüllen

hinzufügen. Die fertigen Checklisten sind jedoch ein guter Ausgangspunkt, um einmalige Ereignisse richtig anzugehen.

Einmal im Jahr ist Weihnachten! Aber jedes Jahr.

Warum planen wir jedes Jahr einen vorhersehbaren Termin wie Weihnachten, das Jahrestreffen des Vereins oder den Betriebsausflug immer wieder neu? Mach Dir lieber eine Checkliste, die die wichtigen Schritte enthält:

  • wer muss angeschrieben oder eingeladen werden?
  • was muss bestellt oder reserviert werden?
  • wann geht der Prozess los?
  • und in welcher Reihenfolge sollte das geschehen?

Auch hier kannst Du sicher auf fertige Listen zurückgreifen und sie nach Deinem Bedarf umformulieren und erweitern. Oder vielleicht ein paar Punkte streichen, die auf Dich nicht zutreffen ;)

Wenn’s mal wieder etwas länger dauert …

Du willst Deine Wohnung renovieren oder ein anderes langfristiges Projekt angehen? Schnell verliert man den Überblick, wenn es nur im Wochenabstand weitergeht. Hier helfen Dir Checklisten mit einem Überblick, was Du schon erledigt hast und was noch so ansteht.

Schritt in Unbekannte – mit der Checkliste anfangen

Du legst mit dem Bloggen los und weißt noch nicht, wie Du effizient Artikel recherchierst und schreibst? Du wartest Dein Blog auch selber und möchtest nicht, dass ein mißlungenes Update es unwiederbringlich zerlegt? Dann bau Dir eine Checkliste für alle Vorgänge, die dazu gehören.

Diese Checkliste wird natürlich nicht gleich vollkommen sein, aber Du startest einfach mit einem Brainstorming für die ersten Punkte. Mit der Erfahrung oder durch Tipps von Kollegen, die schon länger dabei sind, wächst diese Checkliste und ist dann ein sehr hilfreiches Arbeitsinstrument, das Dir jede Menge Zeit spart. Du vergißt keine wichtigen Schritte mehr und entlastest Dein Gehirn, da es sich nicht mehr darum kümmern muss. Schließlich brauchst Du es für wichtige Enrscheidungen und kreative Prozesse.

Von der Checkliste zur Gewohnheit

Gewohnheiten (Habits, Routinen) sind ein wichtigen Instrument, mit dem Du Deine Produktivität steigerst und Dein Gehirn entlastest. Bis eine Gewohnheit Dir in Fleisch und Blut übergegangen ist, dauert es leider eine Weile. Das können auch gerne zwei Monate sein. Bis dahin helfen Dir Checklisten, um diese Gewohnheit zu etablieren. Ein gutes Beispiel ist eine Morgenliste: Alles, womit Du Deinen erfolgreichen Tag anfangen willst. Mach Dir also eine Checkliste wie diese – natürlich mit Deinen ganz persönlichen Inhalten:

  • 15 Minuten meditieren
  • 30 Minuten laufen
  • 1 Stunde Fortbildung

Nach einer Weile kannst Du diese Morgenliste wegwerfen, weil der Ablauf zur Routine geworden ist. Oder Du holst sie wieder hervor, wenn Deine Gewohnheit durch Urlaub oder andere Dinge unterbrochen wurde.

Qualitätskontrolle light: Deine Checkliste

Gerade im Beruf, im Unternehmen profitierst Du von Checklisten. Sie stellen eine einfache Qualitätskontrolle für Deine Prozesse dar. Wenn Du nicht schon vom Hersteller eine Wartungsliste für ein Gerät bekommen hast, mach Dir selber eine. Wenn Du immer wieder dieselben Prozesse durchläufst, halte sie in einer Checkliste fest. So stellst Du sicher, dass alles optimal abläuft.

Ein Beispiel: Wenn Du Interessenten oder neue Kunden aufnimmst, empfiehlt sich ein Onboarding-Prozess als Checkliste. So stellst Du sicher, dass Du alle nötigen Daten bekommst und Dein Kunde seine Unterlagen erhält. Aber da ist noch mehr:

  • Eine Liste aller Unterlagen, die vor dem 10. des Monats für die Umsatzsteuervoranmeldung an Deinen Steuerberater gehen
  • Deine Social Media Postings mit Textrahmen und Bildformaten
  • Packliste für Deinen Geschäftstermin
  • Aufbau (Kamera, Mikro, Licht) für Deine Online-Konferenz

Diese Checklisten helfen nicht nur Dir selbst. Mit gut formulierten Checklisten kannst Du Mitarbeitern und Freelancern ein Gerüst für ihre Arbeit geben, innerhalb dessen sie selbst entscheiden können. Gutes Delegieren ist der halbe Zeitgewinn.

Checklisten erstellen: womit und wo?

Eigentlich hängt es nur von Deiner Arbeitsweise ab, wo und wie Du Deine Checklisten anlegst. Und natürlich auch davon, wo und wie Du arbeitest. Im einfachsten Fall reicht Dein Notizbuch oder ein Blatt Papier plus Stift. Wenn Deine Checklisten allerdings für Dich und Dein Team immer erreichbar sein sollen, bieten sich andere Lösungen an.

Anlegen und Ausdrucken mit Deiner Textverarbeitung

Wenn Du eher analog unterwegs bist und die Checklisten auch als schriftliche Dokumentation für Abläufe in Deinem Unternehmen benutzt, empfiehlt sich ein DIN A4-Blatt in der Textverarbeitung Deiner Wahl. Erstelle eine logisch nach dem Zeitpunkt der Tätigkeit sortierte Liste.

Für die Kästchen zum Ankreuzen gehst Du bei Microsoft Word zum Menüpunkt Format > Nummerierung und Aufzählungszeichen > Anpassen. Hier gibt es mehrere Checkboxen zur Auswahl.

Wenn Du Deine Checklisten mit Libreoffice baust, findest Du die Optionen ganz ähnlich hier: Format > Aufzählungszeichen und Nummerierung > Aufzählungszeichen. Wenn Du nichts geeignetes findest, kannst Du im Karteireiter „Bild“ weitere Formate finden oder selbst hochladen.

Diese Vorlagen kannst Du natürlich auch Deinen Mitarbeitern im Intranet zur Verfügung stellen. Sie können Dir auch als Nachweis für den korrekten Ablauf der Aktion dienen. Ausgedruckt und manuelle ausgefüllt ist also nicht immer old school.

Digital und überall erreichbar

Was ich lieber mache: Digitale Checklisten für den täglichen Gebrauch, die auf allen Geräten erreichbar sind. Im Idealfall leben sie als integrierter Bestandteil in Deinem Organisationssystem und Du musst nicht dauernd zwischen Software / Apps wechseln.

Wir arbeiten mit Trello und verwalten hier auch unsere Checklisten. Mehr über Trello Checklisten liest Du hier. Da sich Checklisten als Teil einer Trello-Karte nur innerhalb des aktuellen Boards kopieren lassen, haben wir für wichtige Vorgänge eine Karte mit Checkliste als Vorlage angelegt. So gehst Du vor:

  • Lege eine Liste „Vorlagen“ an
  • Bereite Deine Karte so vor, wei Du sie als Vorlage für weitere Checklisten haben willst.
  • Vergib einen sprechenden Titel, z.B. „Kunden onboarding“
  • Beschreibe die Karte so, dass das Ziel der Aktion klar wird
  • Geh in den Bereich „Aktionen“ und klick auf „Vorlage erstellen“

Jetzt kannst Du aus Deiner Karte jederzeit Kopien erstellen, wenn Du auf die Vorlage klickst und „Karte aus Vorlage erstellen“ auswählst. Hier hast Du auch die Möglichkeit, Elemente der Vorlage wie Label und Checklisten abzuwählen und die neue Checklisten-Karte in der Liste Deiner Wahl abzulegen.

Dein Vorteil: Deine Karten mit Checklisten stehen allen anderen Team-Mitgliedern zur Verfügung, und Du kannst sie mit allen Geräten, die Deinen Trello-Account nutzen, verwenden.

Selbstverständlich gibt es auch Programme und Apps, die sich auf die Erstellung und Verwaltung von Checklisten spezialisiert haben. Hier ein Beispiel. Ich empfehle allerdings gerade kleinen Unternehmen und Solopreneurinnen, ihre Checklisten da zu verwalten, wo sie täglich arbeiten. Die einfache Benutzung ist hier der Vorteil.

Checkliste oder Collection? Geht es auch mit Bullet Journal?

Wenn Du Dich lieber mit einem Notizbuch organisierst, kannst Du Checklisten ebenfalls hier anlegen. Die Checkliste ist ja nur ein allgemeines Format, mit dem Du Deine Arbeit erledigt bekommst. Selbstverständlich geht das auch in analogen Systemen. Das Bullet Journal hat hier mit der Collection ein eigenes Format, in dem Du auch Checklisten anlegen und verwalten kannst. Es ist thematisch organisert und eignet sich damit perfekt für eine Checkliste.

Mit dem Index kannst Du wiederkehrende Checklisten verwalten. Trage hier z.B. Deine persönliche Weihnachtsliste, Dein Kunden-Onboarding ein. Hier gibt es nur den Nachteil, dass diese Collections immerwährende Listen sind. Du kannst also nichts abhaken. Oder Du kopierst die Checkliste. Wer gerne mal mit der Hand schreibt, empfindet das als meditative Übung und hat kein Problem damit.

Meine 10 Lieblings-Checklisten

Ich habe so eine ganze Menge an Checklisten, um mir das Leben zu erleichtern. Hier kommen meine Must Haves, vielleicht ist ja auch für Dich etwas dabei.

Checkliste Urlaub

Diese Liste macht schon beim Anlegen Spaß! Und sie ist natürlich hoch individuell, weil jede von uns andere Dinge in den Urlaub mitnimmt oder dort macht. Die Liste ist mehrteilig und logisch gruppiert:

  • Vorher erledigen: Pässe und Impfpässe prüfen, Buchungen von Tickets, Hotel, Mietwagen
  • Kleidung
  • Sportgeräte
  • Haushalt (wenn Du in ein Ferienhaus gehst und nicht ohne Dein bestes Küchenmesser leben willst)
  • Reiseapotheke (auch für den Hund, wenn Du ihn dabei hast)
  • Logistik, will sagen: Ladegeräte, Adapter, Tablet
  • Bücher, Karten, reiseführer
  • Unternehmungen: Alles, was Du anschauen oder tun möchtest

Wenn Du mit Kindern reist, wird Deine Liste natürlich noch viel mehr Bereiche enthalten.

Checklisten: Morgenliste, Abendliste

Diese Checklisten helfen Dir dabei, gesunde und produktive Gewohnheiten zu entwickeln. Du startest mit ihnen und beschließt Deinen Tag damit. Wenn Du lange genug so vorgehst, brauchst Du Deine Liste irgendwann nicht mehr, weil eine Routine die Nächste auslöst. Zum Beispiel führst Du morgens zuerst den Hund aus, um danach Deine 4km zu laufen. Abends meditierst Du, und dann kommt ein Kapitel Lesestoff. Fang bitte ganz langsam an und mach Dir nicht gleich eine lange Checkliste. Bau eine Gewohnheit nach der anderen auf und freu Dich an Deinen Erfolgen.

Die Listen helfen Dir nicht nur im privaten Bereich. Eine Abendliste fürs Büro sorgt dafür, dass Du

  • den nächsten Tag planst
  • alle Unterlagen vom Schreibtisch räumst
  • ein Backup schreibst
  • den Rechner herunterfährst und den Monitor ausschaltest (Strom sparen eben)

Checkliste: Deine Ziele

Es ist von Vorteil, wenn Du Deine Ziele immer im Blick hast. Wenn Du also kein Vision Board anlegen willst, schreib Dir Deine wichtigsten Ziele in eine Checkliste. Vielleicht auch nach Wochen-, Monats- und Jahreszielen geordnet. Auf jeden Fall dahin, wo Du die Liste leicht sehen kannst.

Checklisten: Wöchentlich, monatlich, einmal im Jahr

Es gibt so einige Aufgaben, die man jede Woche einmal erledigen sollte. Oder jeden Monat, jedes Jahr. Da hier oft größere Abstände zwischen der Ausführung der Aufgaben liegen, ist es gut, sie in einer Checkliste zusammenzustellen. Einmal pro Woche kannst Du beispielsweise

  • Orchideen wässern
  • private Ablage machen
  • Deine Website auf Updates überprüfen
  • bügeln
  • offene Angebote prüfen

Auch hier empfehle ich Dir: Bau Dir diese Listen nach Deinem Leben, Deinem Beruf zusammen. Wenn Du kein Auto hast, brauchst Du keinen Hinweis, dass Du Sommer- oder Winterreifen aufziehen solltest.

Checkliste Vorräte

Es muss ja nicht gleich eine Katastrophe kommen, aber es ist gut, die richtigen Lebensmittel im Haus zu haben, wenn man mal nicht einkaufen kann. Im Fall von Corona kann es aber durchaus passieren, dass Du 14 Tage Quarantäne einhalten musst. Mach Dir also eine Checkliste Deiner Vorräte.

Checkliste Büromaterial

Wenn Du ein größeres Unternehmen, vielleicht mit mehreren Mitarbeitern hast, empfiehlt es sich, kritisches Büromaterial und andere Dinge wie Kaffee (!) im Blick zu behalten. Mach Dir eine Checkliste der Dinge und prüfe sie z.B. einmal im Monat, ob Du etwas beschaffen (lassen) musst.

Checkliste Social Media Formate

Wenn mehrere Social Media Kanäle zu deinem Marketing gehören, schaff Dir eine Checkliste der gültigen Formate in Text und Bild an. Twitter hat andere Regeln und Bildformate als Pinterest oder Facebook. Da sich die Formate und Textlängen gerne mal ändern, empfiehlt es sich, diese Checkliste regelmäßig (einmal im Jahr) zu aktualisieren. Für den Start findest Du hier eine schöne Übersicht für 2020.

Checkliste Geschenke

Geburtstage, Weihnachten, Jubiläen, Jahrestage: Sei Deiner Zeit voraus und mach Dir für jedes Jahr eine Checkliste nach Datum des Ereignisses geordnet. Notiere Dir dort Deine Geschenkideen. Hake sie ab, wenn Du das Geschenk gekauft hast. Heb die Listen ruhig auf und schau im nächsten Jahr noch einmal hinein. So bekommt Deine Freundin, Dein Kollege nicht zweimal dasselbe. Und Du findest Anregungen, wie Du ein gelungenes Geschenk auch für jemand anderen einplanen kannst.

Checkliste Projektstart

Mit dieser Checkliste prüfst Du, ob Dir zum Start eines neuen Projekts alle benötigten Daten zur Verfügung stehen. Ich meine nicht den Projektplan, sondern all das, was vorher geklärt und vorhanden sein sollte, damit keine vermeidbaren Verzögerungen auftreten. In meinen Projekten sind das meist diese Daten:

  • Ansprechpartner beim Kunden mit Kontaktdaten
  • Briefing oder Konzept
  • Kunden-Materialien wie Logo, Grafiken, Corporate Design
  • Server-Zugangsdaten

Bei Deinen Projekten sieht das wahrscheinlich ganz anders aus. Dann bau Dir gleich Deine eigene Checkliste Projekt-Start!

Checkliste Abonnements

Hast Du auch schon einmal erlebt, dass Du eine Zeitschrift zwar abonniert, aber lange nicht mehr wirklich gelesen hast? Oder bringt es Dir nichts mehr, in einem Verein / Fitness-Center Mitglied zu sein, weil Du sowieso nie hingehst? Es darf endlich ein neuer Handy-Vertrag sein?

Die Entscheidung ist gefallen: Du wirst kündigen! Dann suchst Du gewöhnlich hektisch nach Informationen, wann und wie Du die Kündigung möglichst mit zeitnaher Wirkung anbringen kannst, um nicht noch ein Jahr zahlen zu müssen. Hier bewährt sich eine Checkliste aller Mitgliedschaften und Abos mit diesen Daten:

  • Name des Abos / des Vereins
  • Deine Mitgliedsnummer, Deine E-Mail oder wie immer Du den Vertrag identifizieren kannst
  • Kündigungsfrist (z.B. 2 Monate zum Jahresende, 30 Tage zum Quartalsende)
  • Falls vorhanden: Frühest mögliches Kündigungsdaten. Das betrifft z.B. Verträge, die Du über zwei Jahre abgeschlossen hast und bei denne die Kündigung erst zum Ende des 2. Jahres möglich ist.
  • Adresse und Weg zur Kündigung. Manchmal reicht eine E-Mail, manchmal muss es immer noch ein Einschreiben sein

So baust Du Deine persönlichen Checklisten

Soweit die Theorie. Du weißt jetzt, welche Checklisten Du brauchst und willst an die Arbeit gehen? So funktioniert es am besten (meine Checkliste der Checklisten):

  • Schau zuerst, ob es eine fertige Checkliste für Deinen Bedarf gibt. Hier und hier gibt es jede Menge zu allen Themen. Benutze sie direkt, wenn sie für Dich passt, oder lass Dich zu weiteren Gedanken anregen.
  • Mach ein Brainstorming zum Thema Deiner Checkliste: Was muss alles drauf?
  • Bewerte und sortiere die so gewonnen Punkte: Welche werden wirklich gebraucht? Und in welcher zeitlichen Reihenfolge stehen sie?
  • Wenn die Liste zu lang wird oder mehrere Bereiche umfasst: Gruppiere sie nach verwendbaren Sinneinheiten. So wie oben die Reise-Checkliste.

Viel Erfolg mit Deinen ersten Checklisten. Und hier ein letzter Tipp: Jede Liste ist nur so gut, wie sie benutzt wird. Hol die Checklisten also entweder bei Bedarf (Projektstart, Social Media Formate) oder regelmäßig (z.B. Abonnements, Geschenke) heraus.

Bild: geralt über Pixabay

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2 Kommentare
  1. Irene sagte:

    Meine erste Checkliste in Trello hatte das Thema „Badeausflug“: Sie entstand, nachdem es den im Kühlschrank vergessenen Proviant zum Abendessen gab. Ich könnte noch eine für Vortragstermine anlegen, auch wenn es bisher ohne geklappt hat.

    Antworten
    • Susanna sagte:

      Liebe Irene, danke für Deinen Kommentar. Die Sache mit dem Badeausflug zeigt Dir genau, wann Du eine Checkliste brauchst: Wenn etwas neu ist oder nur selten stattfindet.
      Wenn Du Deine Vortragstermine sowieso optimal vorbereitest (ist das schon eine Gewohnheit, die Dir da hilft?), dann brauchst Du keine Checkliste. Wenn Du (wie ich) alle Eventualitäten berücksichtigen willst und ggf. Deinen Vortragsraum noch nicht kennst, würde ich doch eine Checkliste anlegen. Da steht bei mir drauf: Adapter für Beamer, Ladegeräte, Stifte für Flipchart, Visitenkarten uam.

      Antworten

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