Mit der Pomodoro-Technik erfolgreich gegen das Prokrastinieren

Du bist den ganzen Tag mit tausend kleinen Aufgaben rotiert und konntest schon etliche Punkte auf Deiner ToDo-Liste streichen. Eigentlich ein gutes Gefühl, nur leider bist Du mit Deinem wichtigsten Kunden-Projekt wieder einmal keinen Schritt weiter gekommen. Du hast keinen Handschlag daran getan und es wieder mal auf Morgen vergeschoben.

Mit anderen Worten: Du hast prokrastiniert. Das Wort kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „auf Morgen verschieben“ (Wer es ganz genau wissen will: pro = für, vor, cras = morgen).

Inhalt

Was macht Prokrastinieren so gefährlich attraktiv?

Wir sind uns einig: Niemand versäumt Fristen wie Steuererklärung, Organisation des Jahrestreffens oder Go-Live der Kunden-Website nur so aus Spaß. Es muss also etwas anderes dafür sorgen, dass Du Dein wichtigstes Projekt konsequent vernachlässigst, aber trotzdem immer arbeitest und aktiv bist. Es steckt mehr dahinter. Das Phänomen ist bekannt und wird von Psychologen untersucht. Wir wolles es hier einmal auf die Erscheinungen herunterbrechen, die sich bei Dir auswirken könnten:

Leistungsdruck: Du stehst dauernd unter Stress und hast Sorge, nicht alles zu schaffen.
Du hast Angst, bei diesem Projekt zu versagen, unterschätzt vielleicht Deine Fähigkeiten.
Du brauchst bei Deiner Arbeit immer wieder Bestätigung oder eine kleine Belohnung, wenn Du etwas erledigt hast. Ein großes Projekt dauert dafür einfach zu lange.
Du findest keine Motivation, es anzugehen.

Wenn Du die Arbeit an Deiner großen Aufgabe wieder einmal verschiebst, spürst Du:

momentane Entlastung: Der Druck ist heute nicht so groß.
das Gefühl, viel zu schaffen: inzwischen arbeitest Du ja trotzdem an anderen Dingen. Z.B. räumst Du endlich einmal Deinen Schreibtisch auf oder rufst einen Kunden an, mit dem Du schon immer den Kontakt halten wolltest.
Belohnung und Bestätigung: Diese kleinen Aufgaben bringen Dir das gute Gefühl, viel erledigt zu haben. Und sie waren auch nicht so kompliziert, dass Du wirklich gefordert warst.

Mit einem Wort: Du hattest Schonzeit in Deiner Wohlfühlzone. Leider bringt Dich das bei Deinem Herzensprojekt nicht weiter. Am Abend merkst Du, dass Du der großen Aufgabe wieder einmal ausgewichen bist. Kein gutes Gefühl und kein Schritt zur Lösung Deiner Probleme, denn das große Projekt löst sich ja nicht in Luft auf, wenn man es aussitzt. Aber es gibt einen sanften Weg aus der Falle Prokrastinieren: Die Pomodoro-Technik.

Pomodoro-Technik: Mit kleinen Schritten zum Erfolg

Ein Student erfand schon in den 80igern die Pomodoro-Technik, um sein Studium erfolgreich zum Abschluss bringen zu können. Francesco Cirillo unterteilte seine Arbeitszeiten in übersichtliche Schritte zu 25 Minuten, die er mit einem Küchenwecker in Tomatenform (Tomate italienisch: pomodoro) maß. Danach folgten 5 Minuten Pause.

Der Charme dieser Methode liegt in ihrer Übersichtlichkeit: 25 Minuten sind keine Ewigkeit, und soviel Zeit kann man problemlos einmal einsetzen, um ein großes Projekt anzufangen oder weiter zu entwickeln. Nach 25 Minuten ist Schluss und Du musst Dir nicht versprechen, jetzt den ganzen Tag an der ungeliebten Aufgabe zu arbeiten. Ein Pomodoro ist der erste kleine Schritt gegen das Prokrastinieren, der erste Schritt zu Deinem Erfolg.

es ist endlich und damit übersichtlich
es ist messbare Zeit
Du übernimmst Dich nicht
aber Vorsicht ;) es könnte Dich zum Flow führen. Dann bitte einfach am Projekt weitermachen.

Such Dir also eine Einstiegs-Aufgabe in Dein Projekt heraus, die Dich wirklich weiterbringt.

Der richtige Einstieg in die produktive Arbeit

Wenn Du die Pomodoro-Technik richtig einsetzt, hilft sie Dir zum Abschluss Deiner wichtigsten Projekte und damit zu mehr Einkommen und sozialem Prestige (die richtige Ziel-Planung einmal vorausgesetzt).

Der wichtigste Schritt: Gib Dir jeden Tag – möglichst morgens als erste Aktion an Deinem Arbeitsplatz – ein Pomodoro für die übelste, angsterfüllendste, unangenehmste, herausfordernste, schwierigste Aufgabe, die Dich in Deinem Projekt weiter führt. Das ist Dein Frosch! Und dann: Eat that Frog, schluck diese Kröte! Dein Vorteil:

Du hast den schlimmsten Teil des Tages nach 25 Minuten schon hinter Dir.
Du hast wirklich etwas für Dein Projekt getan.
Du hast die wichtigste Arbeit schon vor dem Frühstück erledigt.
Das gibt Dir Bestätigung und Du kannst Dir jetzt eine kleine Belohnung gönnen – online die Tageszeitung lesen, Hund kraulen oder den üppigen Latte genießen.

Bitte nimm wirklich den Frosch!

Nutze die Pomodoro-Technik zu Deinem Besten. Das bedeutet, dass Du besonders nach langen Pausen im Projekt wirklich die Detailaufgabe vornimmst, die Dich am meisten behindert oder Dich gar zum zeitweiligen Aufgeben gebracht hat. Die Aufgabe, die Dir einen Stein in den Weg gerollt hat.

Es sind ja nur 25 Minuten, die du hier investierst. Aber es sollte an der richtigen Stelle sein. da, wo Du am meisten bewirken kannst, von wo aus Du am besten weiterkommst. Das erste Pomodoro ist Dein Einstieg.

Arbeite also wirklich an Deinem Projekt. Recherchiere nicht nur einfach unverbindlich im Internet oder check Deine E-Mails.
Verändere Deine Einstellung zur Aufgabe, bevor Du anfängst. Es sind ja nur 25 Minuten!
Mach Dir klar, warum Du es tust. Das ist die beste Motivation.
Im besten Fall: Höre nicht auf, bevor Du den starken Anschub hattest, das wichtigste Hindernis aus dem Weg geräumt ist. Das ist dann der Flow.

Du brauchst keinen Küchenwecker

… wenn Du ihn nicht gerne benutzt. Die Pomodoro-Technik lässt sich mit Hausmitteln umsetzen:

Dein iPhone, Dein iPad hat einen Timer, den Du auf 25 Minuten stellen kannst.
Macs und iPhones / iPads können auch die App Be Focused nutzen.
Für Android gibt es ebenfalls einen Timer, sonst empfiehlt sich Focus ToDo.
Auf Windows-Rechnern kannst Du diese App installieren.

Deine Belohnung: Es geht wieder weiter

Mit der Pomodoro-Technik kannst Du Dir ganz leicht einen Neueunstieg in wichtige Projekte verschaffen. Du verpflichtest Dich gerade einmal für 25 Minuten. Damit ist ein Neuanfang gemacht und – wenn Du an der richtigen Stelle aufgehört hast – der nächste Schritt ist auch schon sichtbar. Das nächste Pomodoro ist diesmal kein Problem, Du siehst schon, welche Aufgabe Du wählen willst, um Dein Projekt weiter zu bringen.

Mein Bonus-Tipp: Höre bei einer Arbeit niemals auf, wenn Du vor einem Problem stehst. Wenn Du nicht weißt, woher Du die Unterlagen für Deine Steuererklärung, die Location für das Jahrestreffen, die Texte für den Online-Gang bekommen sollst: Mach den ersten Schritt, auch wenn er kompliziert ist, Dir nicht wirklich entspricht und manchmal nervt. Um beim Beispiel zu bleiben:

Such Dir die ersten Belege heraus, z.B. Deine Kontoauszüge, und bereite sie für die Steuererklärung vor (Kategorien).
Frage drei Kollegen, welche Location sie Dir empfehlen können, und telefoniere da mal nach.
Suche das Briefing für die Kunden-Website heraus und frage bei den Texterinnen Deines Vertrauens wegen eines Angebots nach.
P.S. Du weißt am besten, was der nächste Schritt für Dein Projekt ist.

Ich wünsche Dir viel Erfolg für dein schwierigstes Projekt. Wenn Du Fragen hast, antworte ich Dir gerne.

Links:
https://www.spiegel.de/karriere/was-hinter-dem-prokrastinieren-wirklich-steckt-a-946408.html
https://blog.hubspot.de/sales/prokrastinieren

Bild: Ernesto Rodriguez auf Pixabay.