Meine besten Produktivitäts-Tools

Wir archivieren unsere Korrespondenz nicht mehr auf Keilschrift-Tafeln oder Pergamentrollen und korrespondieren nicht mehr über reitende Boten oder Brieftauben. Jede Zeit hatte ihre Tools für produktives Arbeiten. Heute ist die Auswahl an Helferlein für jede Aufgabe des beruflichen und privaten Lebens groß, doch nicht jede Methode, jedes Mittel eignet sich für jeden. Du lebst und arbeitest in Deiner eigenen Umwelt und hast Deine ganz persönlichen Präferenzen. Du notierst vielleicht lieber alles handschriftlich oder stehst auf synchronisierte Infos über alle Deine Geräte hinweg? Hier stelle ich Dir meine persönliche Auswahl vor und empfehle, für wen sich die Tools jeweils eignen.

Suchmaschinenoptimierung

Vor dem Blogartikel steht die Keyword-Recherche und -Qualifikation. Für den ersten Schritt nutze ich gerne KeywordPro: Mit diesem coolen Tool findest Du viele Keyword-Vorschläge rund um Dein Ausgangs-Keyword übersichtlich aufbereitet. Du kannst sie als Liste exportieren. Wer nur für die eigenen Website sinnvolle Keywords sucht, ist hier schon sehr gut bedient.

Für professionelles Suchmaschinenoptimierung ist ein professionelles Werkzeug Pflicht: Zur weiteren Qualifikation (Suchvolumen und Konkurrenz) haben wir deshalb die XOVI-Suite.

Notizen erfassen und strukturieren

Hier setze besonders unterwegs ich auf den Platzhirsch Evernote. Schon im kostenlosen Account kannst Du Deine Notizen zwischen zwei Geräten synchronisieren – in meinem Fall der Rechner und das Tablet. Du strukturuerst Deine Notizen in Notizbüchen aka Kategorien. Wenn Du ein Buch schreibst, könnten das auch Deine Kapitel sein. Zusätzlich kannst Du jede Notiz mit Schlagwörtern versehen.

Der Editor ist einfach und übersichtlich, wenn auch in der Formatierung nicht so komfortabel: Du kannst keine Strukturelemente wie Überschriften definieren. Dafür kannst Du an eine Notiz Dateien anhängen und Bilder einfügen. Auch Checklisten sind möglich. Die Volltextsuche von Evernote ist mein Favorit. Sie schlägt Dir verwandte Begriffe vor und zeigt die ergebnisse sehr übersichtlich.

OneNote, das alternative Produkt von Microsoft, habe ich noch nicht probiert. Hier findet Ihr Infos zu den Unterschieden zwischen OneNote und Evernote.

Für lokale Notizen, die zwischendurch gebraucht werden, passt in den seltensten Fällen der Editor, den Dein Betriebssystem bereitstellt. Gerade, wenn Du auch schnell mal Code schreiben oder überprüfen willst, darf es etwas mehr sein. Auf dem Mac empfehle ich deshalb BBEdit (früher TextWrangler). Auf Windows nutze ich schon seit Jahr PSPad. Bei Ubuntu reicht allerdings schon gedit, der mit dem Betriebssystem geliefert wird.

Selbstmanagement und Projektmanagement

Bei der Wahl des geeigneten Tools für Dein Zeitmanagement und Deine Projektverwaltung kommt es auf Deine Vorgaben an. Wenn Du in einem größeren Unternehmen arbeitest, das eigene Software verwendet, wirst Du die freie Wahl nur für die Organisation Deiner privaten Zeit haben. Bist Du eine Solopreneurin oder ein Freelancer, sieht es schon anders aus.

Hier sollte es so einfach wie möglich, aber so komplex wie nötig sein. Ich nutze Trello für mein Zeit- und Projektmanagement, weil ich hier meine Abläufe visuell nachvollziehen kann. Mit Trello organisierst Du Deine Aufgaben in Boards und Listen. Je nach Deinen Anforderungen kann ein Board für den Bereich Beruf, ein anderes für Privat stehen. Wenn du viele parallele Projekte hast, kann auch pro Projekt ein Board die richtige Wahl sein.

Innerhalb des Boards organisierst Du Deine Aufgaben in Listen nach dem Kanban-System. Die Listen repräsentieren jeden Zustand Deines Projekts. Im einfachsten Fall sind das:

• Aufgaben, die neu hereingekommen sind
• Aufgaben, die in Arbeit sind
• Aufgaben, die fertig sind.

Wenn Du einen anderen Arbeitsablauf hast (z.B. Artikel schreiben, die durch einen Redaktions-Workflow laufen), kann Deine Listen-Struktur auch ganz anders aussehen:

• Recherche
• Text
• Bilder
• Redaktion
• Finaler Text

All das läßt sich in Trello abbilden. Deshalb ist es auch mein bevorzugtes Tool. Wer mehr braucht, kann es mit vielen Plugins erweitern: Kalender, Integration mit anderen Systemen und Automatisierung.

Wer eine Alternative sucht: Meistertask ist der deutsche Konkurrent. Hier gibt es einen Vergleich der beiden Systeme.

Zeiterfassung – nicht nur für Projekte

Du musst Kundenprojekte im Budget halten oder willst einfach wissen, wo Deine Zeit geblieben ist? Mit Clockify startest Du die Zeitmessung einfach im Browser oder in der App. Du erfasst Zeiten nach Task, ordnest sie zu Projekten und Kunden.

Für Chrome und Firefox gibt es Browser-Extensions, die einen Button in der Adressleiste bereitstellen. So startest Du es noch schneller. Du kannst Deine Zeiten auch gleich zu einer Trello-Karte erheben.

Im Projekt arbeite ich gerne nach der Pomodoro-Methode. Das ist die mit dem Tomaten-Kurzzeitwecker. Natürlich nehme ich hier keinen physischen Wecker, sondern eine Android-App Clockwork Tomato. Für andere Systeme gibt es dan noch Pomodone, das die Zeiten mit Trello, Evernote usw. verbinden kann.

Kommunikation mit Kollegen und Kunden

Du sitzt in Deinem Home Office und brauchst dennoch immer wieder mal den direkten Kontakt mit Kollegen und Kunden. Das Telefon ist für kurze Infos und unstrukturierte Kontakte immer noch gut. Wenn Du mit dem Smartphone kommunizierst oder vom Büro auf das Kunden-Handy anrufst, kann da auch schon die Uhr ticken. Da geht aber noch was!

Für die schnelle Echtzeit-Kommunikation mit Deinen Kollegen eignet sich bei 1:1 der Facebook-Messenger. Wenn Du dauerhaft virtuell zusammenarbeitest und Dein ganzes Team benachrichtigt werden soll, ist Slack mein Mittel der Wahl.

Videokonferenzen und Online-Schulungen laufen besonders glatt und stabil mit Zoom. Hier kannst Du Deinen Bildschirm mit der Gruppe teilen, Nachrichten im Chat schreiben und Deine Konferenz aufzeichnen. Für Zweier-Teams reicht schon die kostenlose Version, größere Gruppen können sich so 40 Minuten unterhalten.

Entspannt arbeiten

Gerade wenn Du allein im Home-Office am Rechner sitzt und der Blick aus Deinem Fenster nicht gerade motiviert, helfen Dir Klänge zur besseren Konzentration. Leise Geräusche stören Dich nicht, sondern fördern Deinen Fokus. Probiere einmal ein sanftes Wellenrauschen, Walgesänge oder Vogelzwitschern von einer Entspannungs-CD (sowas von 90iger Jahre, funktioniert aber!) oder nutze eine App wie Noisli. In der kostenlosen Version bekommst Du ein angenehmes Hintergrundgeräusch über das Dein Smartphone eingespielt.

Wenn Du Abwechslung suchst oder keine App installieren willst, suche auf Youtube nach dem Keyword ASMR für Konzantration oder ASMR ohne Sprache. Hier findest Du leise geflüsterte Videos oder einfach solche mit Geräuschen, die Du während der Arbeit laufen lassen kannst. ASMR hilft übrigens auch beim Einschlafen.

Und welche Tools benutzt Du so? Für neue Tipps bin ich jederzeit dankbar.

Bild: Capri23auto über Pixabay