10 kostenlose Trello Power-Ups, die dich garantiert produktiver machen (2023)

Mit dem Online-Tool Trello allein kannst du dein Projektmanagement und Zeitmanagement sehr effizient erledigen. Auch wenn du nicht streng nach Personal Kanban arbeitest, zeigen dir die Boards und Listen den Fortschritt, den deine Projekte machen. Und was noch zu tun ist. Trello ist in der sehr umfangreichen Basisversion kostenlos. Aber da geht noch mehr!

Was sind Power-Ups?

Mit den Power-Ups erweiterst du Trello um Funktionen, die wir gerne schon immer gehabt hätten. Du verschaffst dir praktische Überblicke über deine Karten. Und du automatisierst häufige Vorgänge, um noch mehr Zeit zu sparen. Automatisierung, das ist die wirkliche Geheimwaffe des Zeitmanagements!

Diese zehn Power-Ups bohren Trello für dich auf und erleichtern dir deine tägliche Arbeit merkbar. Ich habe sie für dich getestet und zeige dir, wie du mit ihnen arbeitest. Schritt für Schritt!

Gut zu wissen: Wie kommst du an die Power-Ups?

In der zweiten Menüleiste deiner Trello-Boards führt dich ein Link Power-Ups zur Intergration dieser Erweiterungen. Hier siehst du, welche Power-Ups du installiert hast. Und kannst über den Link Power-Ups hinzufügen auf das Verzeichnis der Trello Power-Ups zugreifen. Wenn du noch keine Power-Ups kennst, geh nach den Kategorien in der linken Leiste dieses Fensters vor und lass dich inspirieren. Oder installiere einfach die Power-Ups, die ich dir hier vorstelle.

Die 10 besten kostenlosen Power-Ups für Trello

1. Das Kalender Power-Up

Der Kalender zeigt – wenig überraschend – die Kalenderübersicht deines Trello-Boards. Du kannst zwischen Wochen- und eine Monatsansicht wählen. Die Karten des Boards erscheinen hier mit Titel und Fälligkeitsdatum. Die Labels helfen dir bei der Bewertung der Karten.

Da geht allerdings noch mehr: Wenn du den Trello-Kalender in andere Kalender (z.B. in deinem Mail-Client oder in Google Calendar) integrieren willst, erzeugst du den dafür benötigten .ics-Link deines Trello-Boards so:

• Klick auf Power-Ups und wähle den Kalender aus.
• Geh dort auf die Einstellungen und auf Power-Up-Einstellungen bearbeiten
• Über Synchronisierung aktivieren bekommst du den .ics-Link deines Boards, den du z.B. in deinem E-Mail-Programm in der Kalender-Ansicht als externen Kalender einbinden kannst.
• Mit dieser Anleitung kannst du das Board auch mit deinem Google-Kalender synchronisieren.
• Wenn du dein Board aus externen Kalendern entfernen willst, kannst du das wie beim Verbinden tun, nur wählst du dann Synchronisierung deaktivieren

2. Karte wiederholen

Hast du auch eine Checkliste für alles, was du jeden Freitag oder Sonntag für die kommende Woche vorbereiten willst? Oder was einmal im Monat erledigt werden sollte? Wenn du diese Checkliste automatisch zum richtigen Zeitpunkt vorfinden willst, hilft dir das Power-Up Karte wiederholen, mit dem du die Karte und die Checkliste darin steuern kannst.

• Wenn du das Power-Up installiert hast, findest du auf der Karten-Rückseite den Button Wiederholen unter der Überschrift Power-Ups.
• Dann wählst du aus, ob die Karte wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt werden soll.
• Du kannst die Auswahl noch verfeinern, indem du z.B. „Alle Woche“ für wöchentlich anklickst, oder einen beliebigen Wochenrhythmus auswählst (2,3,…). Auch bei Monaten kannst du die neue Karte nach Wunsch nicht jeden Monat erscheinen lassen, sondern z.B. nur alle 3 Monate (für deinen Quartalsüberblick).
• Bei wöchentlichen Karten verzeichnest du noch Tag und Uhrzeit, bei der monatlichen Frequenz den Tag des Monats (1., 2., …), beim Jahr das gewünschte Tagesdatum. Damit kannst du alle sich wiederholenden Aufgaben abbilden.
• Zum Schluss legst du fest, in welcher Liste deines Boards die neue Karte erscheinen soll, und ob sie dann am Anfang oder am Ende dieser Liste steht.

3. Listenlimits

Wie schnell füllt sich die Liste „In Arbeit“ mit immer neuen Karten. Dinge eben, die du zeitnah erledigen willst. Das führt leider nur dazu, dass du überwältigt wirst von all dem, was du noch nicht geschafft hast. Und damit verspielst du den Vorteil von Personal Kanban: Die Fokussierung auf wenige Dinge zur gleichen Zeit, die dir die Kraft gibt, konzentriert zu arbeiten.

Wenn du es also mit deinem Kanban ernst nimmst, begrenzt du die Zahl der Karten, die die Liste „In Arbeit“ enthalten darf. Das ist deine WiP (Work in Progress) Begrenzung. Du kannst das natürlich in den Titel der Liste schreiben. Oder du lässt dir durch das Power-Up Listenlimit dabei helfen.

• Nach der Installation des Power-Ups findest du hinter den 3 Punkten jeder Liste einen Menüpunkt Listenlimit festlegen.
• Damit kannst du die für dich passende Höchstmenge von Karten für diese Liste definieren. Diese Zahl wird dann neben dem Titel angezeigt. Zusammen mit der Zahl der Karten, die sich schon in der Liste befinden, z.B. 2/5, zwei von fünf möglichen Karten.
• Überschreitest du die erlaubte Anzahl, warnt dich die Liste: Sie bekommt einen gelben Hintergrund.

4. Card Duration

Dieses Power-Up unterstützt dich dabei, deine Zeit optimal einzuteilen, denn es zeigt an, wie lange es noch bis zum Fälligkeitstermin einer Karte ist und – wenn du ein Startdatum angegeben hast – wie lange du für dieses ToDo veranschlagt hast und was davon noch übrig ist. Das Power-Up ist auf Englisch, aber gut verständlich.

Nach der Installation solltest du einen Blick in die Optionen von Card Duration werfen. Du erreichst sie durch einen Klick auf Power-Ups in der zweiten Menüleiste von Trello. Hier kannst du auswählen

• ob die Dauer des ToDos und die Zeit bis dahin auf der Vorderseite und / oder der Rückseite der Karte angezeigt werden sollen.
• in welchem Format diese Daten angezeigt werden sollen (1w 1d 1h für eine Woche, ein Tag und eine Stunde) oder ob du es genauer wissen und lieber die dafür veranschlagte reine Arbeitszeit sehen willst.
• Dafür stellst du ein, welche Wochentage Arbeitstage sind und wann so ein Arbeitstag beginnt und endet.

5. Card Priority

Mit den Trello-eigenen Labels kann man sich eine ganz persönliche Einordnung der Karten nach Art und Bedeutung schaffen. Das gerät manchmal außer Kontrolle – wir vermischen vielleicht Bereichskennzeichnungen wie Privat, Geschäftlich, Unterwegs, im Büro mit echten Priorisierungen. Hier hilft das Power-Up Card Priority, um nicht nur einheitliche Prios zuzuweisen, sondern auch Karten zu filtern und nach diesen Prios zu sortieren.

• Nach der Installation des Power-Ups findest du in der zweiten Trello-Leiste den Menüpunkt Card Priority. Hier kannst du unter Settings alle Einstellungen vornehmen.
• Soll die Prio auf der Kartenvorderseite und / oder auf der Rückseite erscheinen?
• Sollen nur die wichtigsten Prioritäten (1 und) angezeigt werden? Das sorgt für Übersicht in den Listen.
• Das Power-Up ist auf Englisch, aber du kannst jedes der fünf Level nach Geschmack umbenennen

Weise deinen Karten jetzt Dringlichkeitsstufen zu. Gerade bei gut gefüllten Boards (oder vielen Mitarbeitern) kannst du dir dann einen Überblick über die Bedeutung der Karten verschaffen: Mit einem Klick auf Card Priority in der zweiten Trello-Leiste erscheinen gefilterte Übersichten der von dir zugewiesenen Prios. Du kannst sie filtern nach

• assignee, will sagen, wem die Karte zugewiesen wurde. Wenn du alleine arbeitest, ist das uninteressant.
• label: Nach den von dir vergebenen Labeln, z.B. Privat oder Job. Das hilft bei der Einordnung, wann oder wo du noch offene ToDos hast.
• list: nach Liste. So erfährst du schnell, ob in deinem Backlog noch wichtige Aufgaben auf dich warten.

6. Bulk Actions

Der Name ist Programm: Mit Bulk Actions (wieder auf Englisch) kannst du mehrere Karten auf einmal bearbeiten, z.B. in eine andere Liste verschieben. Nach der Installation hast du 7 Tage die volle Funktionalität. Danach beschränkt sich der kostenlose Plan auf 1 Board und 5 Karten, die jeweils gemeinsam bearbeitet werden können.

Wenn du in der zweiten Trello-Leiste auf Bulk Action gehst, erscheint die Bearbeitungsansicht deines Boards. Du kannst Karten einzeln oder pro Liste anhaken und dann im Bulk-Actions Menü diese Vorgänge auf die gewählten Karten anwenden:

• Custom Fields bearbeiten (nur bei kostenpflichtigen Trello-Accounts möglich, kostenlose haben keine Custom Fields)
• Copy: Kopiert die Karten in ein anderes Board und / oder eine andere Liste. Du kannst die Kopie oder das Original jeweils mit einander durch einen Link verknüpfen.
• Members: Weist die Karten einem anderen Mitglied zu.
• Details: Hier bekommt jede Karte den gleichen Zusatz zur Beschreibung, einen Kommentar oder den gleichen Datei-Anhang.
• Due Dates: Mit dieser Option änderst du für die ausgewählten Karten das Fälligkeitsdatum, den Status (fertig?) und den Erinnerungstermin.
• Rename Cards: Hier kannst du die Karten nach einem Schema umbenennen, indem du allen eine beliebige Anzahl von Buchstaben am Anfang und Ende des Titels mit einem Text ersetzt. Sehr nützlich, um z.B. Projekt-Kürzel vor oder nach dem Titel auszutauschen oder anzupassen.
• Move: verschiebt die ausgewählten Karten in ein anderes Board und / oder eine andere Liste.
• Relabel: ändert die Labels für alle Karten.
• Archive und Delete tun genau das, was sie sagen. Ab ins Archiv mit den Karten – oder gleich in die Rundablage!

7. Card Dependencies

Oft reicht es nicht aus, die Priorität einer Karte festzulegen, weil die darin verzeichnete Aktion ja nicht im luftleeren Raum existiert. Vielleicht muss vorher eine andere Karte abgearbeitet werden, weil wir das Ergebnis brauchen? Vor dem Kofferpacken stecht meist die Buchung des Fliegers, vor der Powerpoint-Präsentation das Vortragskonzept. Mit dem Power-Up Card Dependencies können wir Verbindungen und Abhängigkeiten zwischen Karten innerhalb unseres Workflows abbilden. Und so auch komplexe Projekte organisieren.

Nach der Installation kannst du für jede Karte ihre Verbindungen zu anderen Karten angeben (alles auf Englisch, der Link Dependencies findet sich im rechten Menü der Karten-Rückseite). Die Infos zur Abhängigkeit von anderen Karten findest du danach jeweils auf der Kartenrückseite.

Dort kannst du sie auch auflösen (wenn das ToDo, was vorausgesetzt wird, erledigt wurde) oder löschen (wenn es keine Verbindung zur anderen Karte mehr gibt). Auf der Vorderseite der verbundenen Karten erscheint nur ein kleines Trello-Icon mit der Zahl der Verbindungen, die die Karte hat.

• is blocked by: Die Karte wird durch die Aktion auf einer anderen Karte blockiert, kann also nicht ohne sie ausgeführt werden.
• is related to: Ist mit einer anderen Karte verbunden, z.B. in einem Projekt.
• is duplicate to: Stellt dieselbe Aktion dar wie eine andere Karte.
• is child to, is parent to: So kannst du einfach eine Projektstruktur aufbauen. Von der Kind-Karte aus zum Projekt und umgekehrt.
• Unter dem Link Card Dependencies im zweiten Trello-Menü findest du dann eine Übersicht aller Abhängigkeiten in diesem Board als Liste.

8. Time Tracker von Chronos

Wenn du für Kunden arbeitest, musst du irgendwie die Zeit messen, die du für eine Aufgabe, einen Auftrag verwendest. Am liebsten gleich da, wo du deine Projekte und ToDos verwaltest – direkt in Trello. Das Power-Up Time Tracker erlaubt dir, zu jeder Karte einen Timer laufen zu lassen. So gehst du auf der Karten-Rückseite vor:

• Im rechten Menü findest du unter Power-Ups einen Link Start Timer, wenn du den Timer für die Karte zum ersten Mal aufrufst.
• Danach kannst du im Inhaltsbereich unter der Überschrift Work Log alle Timer-Einträge einsehen, die du für diese Karte laufen gelassen hast.
• Mit den Links Pause timer und Stop timer kannst du den Timer unterberechen oder beenden. Die Links findest du unter Work log und im rechten Menü der Karte.
• Unterhalb von Work log siehst du auch, wie viel Zeit du heute oder diese Woche auf die Aktion der Karte verwendet hast.
• Du kannst diese Einträge nachträglich korrigieren, z.B. wenn du vergessen hast, den Timer rechtzeitig abzustellen oder zu starten. Die Startseit des Timers kannst du dazu automatisch anpassen.
• Alle Einträge kannst du mit einen Kommentar erweitern, um bei länger dauernden und mehrteiligen Aktivitäten auch Details festzuhalten. Das hilft dir, für wiederkehrende ToDos z.B. wie Bildrecherche oder Installation von WordPress realistische Zahlen für deine zukünftigen Angebote zu erhalten.
• Wenn du einen Eintrag bearbeitet hast, wird das auch in der Liste vermerkt (edited)

Wenn du schon ein Tracking-Tool für deine Projektzeiten hast, das dir mehr Informationen für die Rechn ungserstellung gibt: Clockify lässt sich auch mit Trello verbinden.

9. Pomorello

Du kannst deine Zeit auch noch anders verwalten: Mit der Pomodoro-Technik. Hier geht es darum, überschaubare Arbeitseinheiten mit regelmäßigen Pausen abwechseln zu lassen. So erhältst du dir gezielt deine Produktivität und Leistungsfähigkeit.

Klassisch sind vier Arbeitseinheiten zu 25 Minuten, von 5-Minuten-Pausen getrennt. Danach folgt eine größere Erholungszeit von 15 Minuten. Mit Pomodoro sorgst du für ein gesundes Zeitmanagement, denn Pausen werden so gerne vergessen.

Das Power-Up Pomorello erlaubt dir, an jede Karte einen Pomodoro-Zyklus anzuhängen. Du kannst dabei die Rhythmen nach deinem Bedarf anpassen:

• Kurzfassung: 15 Minuten Arbeit mit 3 Minuten Pause, dann 9 Minuten Auszeit
• Standard-Version: 25 Minuten Arbeit, 5 Minuten Pause, 15 Minuten Auszeit
• Lange Version: 45 Minuten Arbeit, 10 Minuten Pause, 30 Minuten Auszeit

Du startest deinen Pomodoro-Zyklus auf der Karten-Rückseite im rechten Menü unter Power-Ups und Pomorello. Du kannst auf der Kartenvorderseite (und natürlich auch auf der Rückseite) die Zeit verfolgen, die du mit deinem Pomodoro verbringst.

10. Deadlines

Verschaff dir einen schnellen Überblick über deine offenen ToDos und die Zeit, die bis zur Fälligkeit noch bleibt: Mit dem Power-Up Deadlines. Auch hier sagt der Name schon alles: Es stellt all deine Aufgaben, die ein Fälligkeitsdatum haben, in einer grafischen Übersicht dar. Die zeigt dir,

• welche ToDos noch Zeit haben und wie viele Tag bis zum Fälligkeitsdatum bleiben
• welche Karten schon überfällig sind, und wie lange
• Wenn du im Team arbeitest, siehst du auch, wem die Karten zugewiesen sind, wer sich also darum kümmern sollte.
• In der Übersicht siehst du auch die Label an, mit denen die Karten getaggt sind. Wenn du deine Prioritäten mit Labels verwaltest, siehst du auf den ersten Blick, ob dir da ein Prio1-Task durch die Lappen gegangen ist.
• Du kannst Karten in der Übersicht auch als erledigt (done) markieren. Wenn du danach die Übersicht neu lädst (über das Pfeilsymbol rechts oben), sind diese Karten verschwunden.

Kostenpflichtige Power-Ups mit Mehrwert

Außer diesen zehn kostenlosen Plugins gibt es auch einige Tools, die uns im Alltag unterstützen können, aber nicht kostenlos zu haben sind. Dies sind meine beiden Favoriten.

Show Checklists

Wenn du wie ich Karten sehr oft als Container für Checklisten benutzt, reicht dir Trellos Standardanzeige nicht: Sie zeigt auf der Karten-Vorderseite nur, dass es eine Checklist mit x Einträgen gibt, von denen y schon erledigt sind. Keine Dateils :(. Das Power-Up Show Checklists ist hier ein wahrer Produktivitäts-Booster. Es zeigt die Checklisten auf jeder Karte auch in der Vorderansicht an und du kannst dich direkt von dieser Ansicht in die Checkliste einklinken.

Backups for Trello

Wenn mal etwas gründlich schief gegangen ist und du gerne dein Board im Zustand vor zwei Tagen wieder hättest, geht das mit dem Power Up Backups for Trello. Das Tool speichert Backups des Boards und gibt dir die Möglichkeit, sie auf Knopfdruck einzuspielen.

Und wie wirst du die Power-Ups wieder los?

Du hast ein Power-Up installiert und getestet. Vielleicht mußtest du feststellen, dass die kostenlose Version eines kostenpflichtigen Tools dir doch nichts brachte, oder du das Tool überhaupt nicht mehr brauchst. Wie wirst den ungeliebten Gast wieder los? Besonders weil einige Power-Ups bei der Installation weitreichende Zugriffrechte auf deinen Trello-Account anfordern.

Das geht ganz einfach. Über den Menüpunkt Power-Ups in der zweiten Menüleiste deines Trello-Boards. Hier siehst du, welche Power-Ups du installiert hast und welche Schaltflächen (aka Menüpunkte) sie dir in das zweite Menü deines Trello-Boards eingebaut haben. Und hier wirst du sie auch wieder los.

• Suche das Power-Up, das du nicht mehr brauchst, und klick auf Settings.
• Bevor du auf Deaktivieren klickst, lösche deine Daten beim Anbieter über den Link Persönliche Einstellungen löschen. Dann hebst du auch die Zugriffsrechte des Power-Ups auf deinen Trello-Account auf.
• Und dann weg damit. Deaktivieren.