Wochenplanung

Starte Deine Woche am Sonntag – mach Deine Wochenplanung!

Wir denken unsere Woche so: Montag früh geht es mit der Arbeit los, Freitag nachmittag stellen wir so langsam auf den entspannten Wochenend-Modus um. Samstag und Sonntag sind sowieso frei und gehören uns und unserer Familie.

Der Nachteil dieses Modells: Montag morgen wirst Du wieder ins kalte Wasser geworfen. Von Null auf 100. Das tut Dir nicht gut. Warum startest Du Deine Woche nicht am Sonntag und bist damit dem Rest der Welt einen Schritt voraus? Mach jetzt den Wochenplan für die nächsten sieben Tage und verschaff Dir so den Überblick über alles, was zu tun ist. Dann fängt der Montag ganz entspannt an und Du weißt sofort, was als erstes dran ist.

Warum brauche ich einen Wochenplan?

Reicht es nicht auch, jeden Tag aufs Neue zu strukturieren? Nein. Der Wochenplan (manche nutzen auch eine ganze Monatsübersicht) ist der mittelfristige Blick auf Deine Termine und Aufgaben. Du überblickst damit einen überschaubaren Zeitraum und erkennst die Fortschritte, die Du in Deinen Projekten machst. Falls Du einen Bloartikel planst: Montag eine Stunde Stoffsammlung, Dienstag eine Stunde Konzept usw. Du organisierst die Zeiten, die zwischen Deinen festen Terminen bleiben, mit einem gewissen Maß an Vorausschau und Gestaltungsmöglichkeit. Und immer in Ausrichtung auf Deine Ziele.

Noch ein Vorteil: Beim Blick auf die Woche erkennst Du schon, ob sich mehrere Tätigkeiten an einem Tag bündeln lassen. Wie wäre es, wenn Du alle (von Dir ausgehenden) Kundenanrufe auf einen Tag legst? Oder Dinge, die Du in der Stadt erledigen willst, in der freien Zeit am Mittwoch nachmittag? Aufgaben bündeln spart Rüstzeit und nutzt den Schwung, wenn Du einmal mit etwas angefangen hast. Warum also nicht alle geplanten Telefonate an einem Stück abarbeiten?

Wie gehe ich vor?

Nimm Dir Deinen Terminkalender, Deine Projektpläne und andere Listen, in denen Du ToDos notierst, vor, und führe alles, was Du in der nächsten Woche tun willst, in einem Wochenplan zusammen. Wie und mit welchen Mitteln Du das tust, hängt von Deiner Arbeitsweise ab. Wenn Du gerne handschriftlich planst: Hier findest Du optisch ansprechende Vorlagen zum Ausdrucken. Du kannst aber auch eine Vorlage in Excel oder LibreOffice anlegen, die Dir eine Kalenderübersicht der Woche und Zeilen für die freien Aufgaben anzeigt. Wenn Du Deine Termine in Outlook oder Thunderbird verwaltest, kannst Du dort die Aufgaben für die kommende Woche hinterlegen. So mußt Du Termine nicht übertragen. Ich persönlich mache das lieber in einem Kanban-Board und schiebe mir alle Aufgaben, die ich für die kommende Woche vorhabe, in eine Wochenliste. Sind Termine darunter, kann ich mir diese in einem Power-Up Calendar in einer Wochenübersicht anzeigen.

Und so suchst Du Dir alle Termine und Aufgaben für Deinen Wochenplan zusammen.

Schritt 1: Deine Termine

Termine sind einfach Aufgaben mit einem fixen Zeitfenster. Einmal beschlossen sind sie nicht verhandelbar. Alles, was in Deinem Kalender steht, bildet so das Gerüst Deiner Wochenplanung. Bevor Du das so akzeptierst, überprüfe jeden der schon vorhandenen Termine:

  • Ist er wirklich nötig? Wenn nicht, streiche ihn.
  • Oder kannst Du ihn delegieren? Dann tu das, wenn möglich?
  • Ist er vielleicht inzwischen obsolet geworden? Glückwunsch, Du hst planbare wieder Zeit gewonnen.
  • Kann er durch eine Mail, ein Telefonat zeitsparend ersetzt werden? Dann schreib einfach oder ruf an.
  • Ist alles da, was Du für den Termin brauchst, z.B. ein Bericht fürs Meeting? Wenn nicht, reserviere Dir Zeit im Wochenplan, um den fehlenden Bericht anzufertigen.
  • Oder bist Du eventuell davon abhängig, dass Dir ein Kollege den Bericht liefert, der für den Termin benötigt wird? Plane auch dafür Zeit mit Vorlauf ein, um den Kollegen daran zu erinnern.

Soweit die üblichen Termine. Meist kommen sie von außen oder sind Teil Deiner Arbeit. Den anderen Teil nenne ich „Termine mit Dir selbst“. Du hast vielleicht selbst schon einmal erlebt, dass Du morgens fest vorhattest, am Abend ins Fitness-Studio zu gehen und 1 Stunde zu trainieren. Oder Dir das Schulungsvideo (Fortbildung für Dein neues Projekt) reinzuziehen. Oder Dich mit Freunden zu treffen. Wann? Naja, irgendwann nach der Arbeit. So unverbindliche Vorhaben setzt man meist nicht um, sie werden verschoben, Du landest um 19 Uhr auf dem Sofa vor Netflix oder – noch schlimmer sitzt immer noch am Schreibtisch.

Nimm diese Dinge genauso ernst wie Deine beruflichen Termine, sonst gehen sie gerne im Alltag unter. Plane also Teile Deiner Freizeit mit einem festen Termin, verabrede Dich mit Dir selbst. Am besten legst Du Dir für regelmäßige Tätigkeiten wie Fitness, Fortbildung, aber auch Hausarbeit feste Termine in Deinem Wochenplan an, die jede Woche wiederkehren. Nach einer Weile werden daraus Gewohnheiten, Du mußt Dich nicht jedes Mal wieder überwinden, tatsächlich loszulaufen, die Bücher oder den Putzlappen in die Hand zu nehmen.

Schritt 2: Deine Aufgaben

Das sind frei verfügbare Einheiten ohne Termin, die Du in Deinem Wochenplan unterbringen kannst. Sie kommen beispielsweise aus Deinen Projektübersichten, können aber auch einfach Dinge sein, die Du gerne in der nächsten Woche erledigen willst – oder musst. Zuerst überlege, ob Du ein Wocheziel hast, etwa einen wichtigen Teilschritt Deines laufenden Projekts. Gibt es Aufgaben, die auf dem Weg dahin erledigt werden müssen? Die haben hohe Priorität und gehören in Deinen Wochenplan. Überprüfe alle anderen ToDos, ob sie wirklich in der kommenden Woche Platz haben (sollten). Für die Priorisierung eignet sich die Eisenhower-Matrix.

  • Welche Priorität hat eine Arbeit? Nimm möglichst ToDos hoher Priorität in Deinen Wochenplan auf.
  • Hat sie ein Fälligkeitsdatum in der nächsten Woche? Dann ist sie so verpflichtend wie ein Termin und sollte in den Wochenplan.
  • Bringt Dich diese Aufgabe Deinem Ziel näher? Dann immer her damit. Das sind die wichtigsten ToDos.
  • Dann die Frage aller Fragen: Ist diese Aufgabe wirklich nötig? Oder kannst Du sie komplett streichen? Herzlichen Glückwunsch zu dieser Entscheidung ;)
  • Passt die Aufgabe in einen freien Zeitblock zwischen den fixen Terminen? Eine möglichst konkrete Zeitschätzung ist hier Dein Freund.
  • Und wieder: Habe ich jetzt schon alles, was ich für die Aufgabe brauche. Wenn ich auf Informationen warten muss, kann ich diese Sache möglicherweise nicht für die neue Woche einplanen.

Wie lange dauert was?

Wenn Du erst mit der Wochenplanung anfängst: Rechne für eine entspannte und umfassende Wochenplanung mindestens 20 Minuten. In der Zeit

  • schaffst Du Dir den Überblick über die fixen Termine
  • bewertest Du Aufgaben aus Projektlisten und und weitere Aufgaben nach ihrem Zeitaufwand und ihrer Priorität
  • baust Du daraus Deinen Wochenplan

Und wie lange dauern die einzelnen Aufgaben? Bei Terminen ist das schon einmal bekannt: Sie haben ein Zeitfenster, dem Du Pufferzeiten für Rüstzeit (Vorbereitung der Unterlagen, Anmeldung im System, das jetzt ausgerechnet wieder ein Update fahren könnte, …), Anfahrt, Abfahrt und ähnliches hinzufügst. So erhältst Du das Zeitfenster, das Du für Deinen Termin blocken solltest.

Bei Aufgaben hilft Dir Deine Erfahrung, um den Zeitaufwand abzuschätzen. Je öfter Du eine Tätigkeit ausgeführt hast, desto besser kennst Du die Zeit, die dafür nötig ist. Vielleicht kannst Du auch auf ein Zeit-Tagebuch zurückgreifen, über das Du einmal Protokoll Deiner Arbeitszeit geführt hast. Oder Du betreibst sowieso schon Time Tracking und hast Erfahrungswerte zur Verfügung. Notiere Dir auf jeden Fall neben den Aufgaben in Deinem Wochenplan, wie lange sie Deiner Schätzung nach dauern. So kannst Du sie in einem passenden Zeitfenster unterbringen.

Nach dem Plan ist vor dem Plan

Jede Liste ist nur so gut, wie Du sie überprüfst. Wenn Du mit dem Wochenplan arbeitest, nimmst du ihn Dir gewöhnlich mindestens einmal am Tag vor, um Deine freien Aufgaben passend zu ihrer veranschlagten Dauer rund um die fixen Termine einzuplanen. Der wirkliche Erfolg liegt allerdings in der Retrospektive: Bevor Du die neue Woche planst, schau Dir an, wie Du mit der Liste der vergangenen sieben Tage zurecht gekommen bist.

  • Hast Du alles geschafft, was darauf stand?
  • Gab es Schwachstellen im System? Das könnten zu knappe Zeitschätzungen sein, aber auch fehlende Vorbereitung auf ein Kundengespräch oder der oben zitierte Bericht, der nicht rechtzeitig bei Dir ankam.
  • Wurdest Du zu oft gestört? Und waren diese Störungen vorhersehbar oder könntest Du sie generell mit einem Zeitpuffer anfangen?
  • Warst Du ehrlich und hast die Termine mit Dir selbst wirklich wahrgenommen?
  • Hast Du vielleicht ein paar Dinge erledigt, die Du auch hättest delegieren oder ganz lassen können?

Die Retrospektive ist Deine Möglichkeit, konkret aus Fehleinschätzungen zu lernen und Deine nächste Woche, aber auch Projektzeiten besser und fundierter zu planen. Nimm Dir also diese Zeit, sie ist gut angelegt.

tl;dr

Wenn Dir das zu lang war: Hier noch einmal die Wochenplanung im Kurzdurchlauf.

  • Leg Dir ein Wochenplan-Schema im Medium Deiner Wahl an
  • Nimm einmal pro Woche Terminkalender, Projektlisten und ToDos her
  • Beurteile Termine danach, ob Du sie wirklich selbst durchführen musst
  • Schätze Termine zuzüglich Pufferzeiten für Anfahrt usw. ein
  • Trage sie in den Kalender-Teil Deines Wochenplans ein
  • Priorisiere Aufgaben und schätze ihren Zeitbedarf
  • Trag sie mit Zeitschätzung in den Aufgabenteil Deines Wochenplans ein
  • Such Dir täglich Aufgaben heraus, die in die Zeiten zwischen Deinen Terminen passen
  • Mach wöchentlich die Retrospektive und setze die Learnings beim nächsten Wochenplan um

Ach ja: Wenn Dir Dein Wochenende zu schade für die Planung ist, wäre ein guter Zeitpunkt Freitag nachmittag, bevor Du Deine Arbeitswoche beschließt. Viel Erfolg und produktives Arbeiten wünsche ich Dir.

Bild: kaboompics auf Pixabay.

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