Ordnung schaffen – Ordnung halten. Nicht nur im Büro

Du kennst den Spruch „Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen.“ Der trifft es ganz genau: Wer sein Büro, seinen Schreibtisch und (am besten) alle anderen Lebensbereiche in Ordnung gebracht hat, spart eine Menge Zeit, weil er eben nicht mehr suchen muss.

Faulheit ist übrigens eine berühmte Eigenart der Softwareentwickler, die sie dazu bringt, ihren Code immer schön ordentlich aufzubauen. DRY (Don’t repeat yourself, schreib nichts mehrfach) und andere Ordnungsprinzipien helfen uns, jede Menge Zeit zu sparen.

Hier erfährst Du, wie Du möglichst einfach Deine Umgebung so ordnest, dass Du

• keine Zeit mit Suchen verschwendest, weil alles in einem narrensicheren System untergebracht ist
• immer weißt, wohin ein Ding gehört, wenn Du es ablegen willst
• Familie oder Kollegen im Notfall zurechtfinden und Dich entlasten können (Stichwort Urlaub)

Ordnung mit System: Ein Platz für jedes Ding

Das sollte Dein Ziel sein. Wer immer wieder seine Schlüssel sucht, kennt das Problem. Du kommst nach hause und bist in Gedanken schon bei der Familie. Der Schlüsselbund landet irgendwo. Spätesten morgens, wenn Du wieder zur Arbeit fährst, hast Du vergessen, wo das nochmal gewesen ist. Jetzt ist Schlüssel-Suche angesagt (wenn Du nicht mit einem Tool wie KeyFinder schummelst und einfach nach dem Teil pfeifst).

Wie viel einfacher wäre es, wenn Du einen festen Platz für Deinen Schlüssel hättest. Du legst ihn hier ab, Du nimmst ihn von da wieder mit. Es muss kein Schlüsselbrett sein, bei mir tut es eine nette antike Puddingform im Flur.

Täglich benutzte Dinge brauchen einen Platz, an dem Du sie verläßlich ablegst und wiederfindest. Dazu gehören nicht nur Schlüssel, sondern auch

• Portemonnaie
• Smartphone
• Ausweise, auch spezielle wie Sozialversicherungsausweis, Röntgenpass und Bonuskarte für den Zahnarztbesuch
• Bankkarten, Kreditkarten, Zugangskarten zum Fitness-Studio, zur Bibliothek
• täglich benötigte Medikamente

Vergiß nicht alles, was Haushalt und Körperpflege betrifft

• Kosmetika
• Putzmittel
• Kleidung, Schuhe
• Werkzeug
• Lebensmittel
• Geschirr und Töpfe
• Vorräte

Was Du im Büro meist täglich zur Hand nimmst:

• Computer und Peripherie
• Handakten
• Deine Listen für alles und jedes
• Locher, Tacker
• Ablagesystem

Wenn Du Dir hier einen Platz für jedes Ding suchst, sparst Du jede Menge Zeit, wenn Du es brauchst.

Warum ist Ordnung so wichtig?

Du bist kreativ im Beruf, Du hast eine Familie und einen Freundeskreis, in Deiner Freizeit betreibst Du Sport und bildest Dich weiter? All das benötigt Deine volle Aufmerksamkeit und täglich immer wieder Entscheidungen: Soll ich diesen Podcast hören? Welches Geburtstagsgeschenk kaufe ich für meine Tochter? Möchte ich dieses Projekt annehmen oder nicht? Entscheidungen brauchen Willenskraft und Konzentration, um sie zu fällen, doch davon hast Du nur eine gewisse Menge pro Tag.

Verschwende sie nicht auf banale Dinge wie die Suche nach Brille, Schlüssel, Handy, den Ordner mit den Kontoauszügen. Eine systematisch und mit Bedacht entwickelte Ordnung hilft Dir, hier Energie und Zeit zu sparen. Sie hält Dir den Kopf frei für die wirkliche wichtigen Prozesse und Entscheidungen. Ordnung ist der erste Stützpfeiler Deiner Produktivität!

Was ist das Geheimnis einer geordneten Umgebung?

Kommen wir wieder zu meinem Schlüsselbund zurück. Den Platz im Flur habe ich mit Bedacht ausgesucht, da ich dort jeden Tag mehrmals vorbeikomme, wenn ich das Haus verlasse oder betrete. Die Puddingform ist also gut erreichbar, fällt ins Auge und ist quasi die natürliche Umgebung der Schlüssel, wenn ich sie nicht bei mir habe.

So sollte auch Dein Platz für alle Objekte, mit denen Du zu tun hast, aussehen. Da Du nicht alles, was Du so besitzt und benutzt, voll sichtbar und in Greifweite haben kannst bzw. willst, sortierst Du sie nach Verwendungszweck.

• bei täglich benötigten Dingen möglichst natürlich und offensichtlich platziert
• möglichst da, wo Du sie brauchst: In Greifweite, wenn es die Situation erfordert. Also die Lieblingsklamotten nicht ganz hinten im Schrank, die Ablagekörbe direkt neben dem Schreibtisch
• am besten so gut verstaut, dass Deine Oberflächen nicht zugemüllt sind
• je seltener Du sie brauchst, desto weiter sollten sie vom Ort ihrer Verwendung entfernt untergebracht werden (Akten des laufenden Projekts direkt am Arbeitsplatz, Umsatzsteuerkram hinter Dir im Regal, Stammdaten und Inventarordner im Aktenschrank)

Hast Du einmal Ordnung geschafft, greift die wahre Magie, die sich Routine nennt. Bei oft gebrauchten Dingen wie dem vielzitierten Schlüsselbund entsteht ganz schnell eine neue Gewohnheit: Du nimmst ihn mit, Du legst ihn ab. Irgendwann passiert das automatisch. Du musst nicht mehr darüber nachdenken, wo Du Deinen Schlüssel findest. Das entlastet Dein Gehirn und halt Dir Kapazitäten für die wichtigen Entscheidungen frei. Ein gut aufgebautes System für Deine Ordnung zahlt immer wieder auf Deine Produktivität, Dein Wohlbefinden ein.

Wie schaffst du Ordnung – und wie bewahrst Du sie?

Das Wichtigste zuerst: Bitte nicht in einer Hauruck-Aktion das ganze Haus auf den Kopf stellen. Damit überforderst Du Dich und die Motivation sinkt automatisch. Besser gehst Du systematisch vor:

Nimm Dir einen logischen Bereich, eine Gruppe von Dingen vor, mit der Du anfängst. Das können all Deine im Haus verteilten Klamotten und Schuhe, Dein Büromaterial oder auch all Deine Finanzunterlagen sein. Sortiere sie kritisch nach diesen Kriterien:

Brauche ich das noch? Habe ich es je benutzt und ist absehbar, dass ich es in diesem Jahr noch benutzen werde?
Du findest sicher ein T-Shirt, an dem noch das Etikett hängt, ein echter Fehlkauf! Oder der 10. Bilderrahmen, den Du zum Einzug geschenkt bekommen hast. Oder die längst abgelaufene Cremedose.

Wenn Du Marie Kondō folgen willst, frage Dich noch, ob sie Dir Freude schenken. Lautet auch da die Antwort also nein, dann trenn Dich von den Stücken. Du kannst sie

• upcyclen
• verschenken
• wegtauschen
• verkaufen oder – wenn garnichts geht –
• wegwerfen

Manche empfehlen auch, alles, bei dem Du jetzt noch keine Entscheidung treffen willst, extra aufzubewahren. Ich bin nicht dafür. Die Erfahrung zeigt, dass diese kleine Wühlkiste nie wieder angerührt wird. Man hätte die Entscheidung also gut und gerne schon bei der ersten Durchsicht treffen können.

Wenn Du all Deine Kleider, Aktenordner oder Werkzeuge überprüft hast, bleibt nur noch das, was Du wirklich weiter um Dich haben willst oder musst. Jetzt such Dir geeignete Orte und Behälter, um alles so aufzubewahren, dass Du es schnell wiederfindest und dass ihr Wert erhalten bleibt. Dazu gehört auch, dass Du Dinge nach Deiner Logik sortierst, anordnest und verstaust. Das System muss Dich und Dein Leben unterstützen. Deshalb ist Ordnung eine sehr individuelle Entscheidung.

Was sich immer bewährt:

• Schaff Dir (gute) Behälter für alles an, die große Bereiche wie Schränke und Regale in kleinere Einheiten unterteilen. Also Kistchen oder Schubladenaufsätze für Deine Schrauben, Dein Nähgarn. Es müssen keine teuren Ordnungssysteme sein, Du kannst ruhig kreativ werden und Upcycling betreiben.
• Wenn du häufig die Handtasche wechselst, empfehle ich dir einen Taschenorganizer. Der enthält alles, was du brauchst, und muss nur noch mit einem Griff von einer zur anderen Tasche umgesetzt werden.
• Umgib Dich auch hier mit Dingen, die Dir Freude bereiten, wenn Du sie benutzt (keine klemmende Schublade, keine häßliche Schale für die Büroklammern).
• Eindeutige Beschriftungen mit System sind besonders im Büro Dein Freund. Finde hier Dein passendes Schema für die Aktenordner und leg Dir gleich eine Vorlage zum Bedrucken der Ordnerrücken-Schilder an.
• Positioniere alles so nah bei Dir wie nötig, so weit entfernt wie möglich an. Also nochmal: Archiv in den Keller, Ordner 2023 hinter Deinem Rücken im Regal.
• Führe für alles, was nicht intuitiv verständlich ist oder zu selten benutzt wird, Listen. Also z.B. eine Weihnachtsliste mit dem Ort, wo sich Christbaumständer, Baumschmuck, Weihnachtspapier und Co. über das Jahr aufhalten.

Wenn Du so Bereich für Bereich eine Ordnung in Deine Umgebung gebracht hast, die Dir entspricht und Dich unterstützt, fällt es leicht, sie zu bewahren. Alles, was neu dazukommt, findet jetzt automatisch seinen Platz: Das Buch an der richtigen Stelle im Regal, die Schuhe in ihrem Gestell unten in Deinem Kleiderschrank, die Druckerpapiervorräte im Rollcontainer. Je öfter Du Deiner neuen Ordnung folgst, sie nutzt, desto schneller produziert sie eine Gewohnheit, über die Du nicht mehr nachdenken musst.

Ordnung schaffen – auch für andere

Spätestens wenn Du in Urlaub fährst, bewährt sich Dein Ordnungssystem. Du übergibst Deine Arbeit an die Vertretung, die Blumenpflege an die Nachbarn. Mit einer Liste der wichtigsten Dinge, die sie dazu brauchen, sind sie voll informiert und Du kannst Dich entspannt auf den Weg machen. Wenn dann doch etwas Unvorhergesehenes passiert, kannst Du notfalls auch aus der Ferne genau angeben, wo Deine Helfer alles Nötige finden. Auch wenn Du überrschend ins Krankenhaus musst (hoffen wir das lieber nicht), hilft Dir eine durchdachte Ordnung, dass Deine Freundin Dir alles nachbringen kann, was Du so brauchst.

Gut geordnete Unterlagen in Deinem Netzwerk und ein durchdachter, eingespielter Workflow unterstützten Dich nicht nur selbst. Wenn Du Arbeit delegieren willst, kannst Du auf ein bewährtes System zurückgreifen, alles ist schneller erklärt und Du kannst die Aufgabe wirklich abgeben.

Du siehst, Ordnung schaffen und halten klingt erst einmal spießig und unsexy, bringt aber jede Menge Vorteile. Du erhöhst Deine Produktivität, weil Du Dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kannst, die Dich weiter bringen und Dein Einkommen steigern.

Bild: Hans / Pixabay