Warum du deinen Tag kuratieren solltest – und wie das geht

Hast du auch oft das Gefühl, dass dir die Zeit unter den Händen zerrinnt, ohne dir echte Ergebnisse zu bringen? Nach einem vollgestopften Tag mit jeder Menge Arbeit, Familienleben und Freizeitgestaltung bleibt dir das Gefühl, dass du nicht weißt, was dieser Tag dir wirklich gebracht hat? Dass du etwas Wichtiges versäumt hast? Willkommen im Club! Auch ich erlebe solche Tage. Jetzt hat mich ein Artikel von Leo Babauta darauf gestoßen, wo die Lösung des Problems liegt.

Babauta, dessen erstes Buch Zen to Done mich schon früher sehr inspiriert hat, steht für Einfachheit und Klarheit bei der Gestaltung des eigenen Lebens. Sein Ansatz für eine Zeit voll Aktivitäten, die deine Ziele und deine persönliche Entwicklung fördern: Kuratiere deinen Tag!

Kuratieren? Was ist das?

Wie du vielleicht weißt, habe ich lange an einem Museum gearbeitet und dabei auch geholfen, Sonderausstellungen zu gestalten: Die thematisch passenden Objekte zusammenstellen und mit Begleittexten versehen im Besucherraum präsentieren. Damit Besucherinnen möglichst viele Informationen und Inspirationen aus dieser Präsentation mitnehmen können.

Dabei kommt es auf das sinnvolle Arrangement der Objekte an, denn der Platz im Ausstellungsraum ist begrenzt. Es geht also nicht nur um das Auswählen, sondern besonders um das Weglassen von Objekten, die das Thema der Ausstellung nicht ausreichend unterstützen, den Besucherinnen keinen Mehrwert bieten. Genau diese Auswahl und Anordnung bedeutsamer, sinnvoller Objekte nennt sich kuratieren!

Es kommt also gerade auch auf das Weglassen an. Alles, was nicht dem Ziel, der Aussage dient, sollte wegfallen. Jeder Designer, der an einem Logo arbeitet, wird dir dasselbe sagen: Ein erfolgreiches, treffendes und bedeutsames Logo ist das, was übrigbleibt, wenn man alles Überflüssige weggelassen hat.

Soweit zum Kuratieren.

Warum du deinen Tag sorgfältig kuratieren solltest, wenn dir deine Zeit wichtig ist

Zeit – unser wichtigstes und knappstes Gut! Investieren wir sie also überlegt und (möglichst) nur in Dinge, die uns weiter bringen:

• Aufgaben, die der Verwirklichung unserer Ziele dienen
• Tätigkeiten, die unserer Persönlichkeit und unseren Werten entsprechen. Die uns helfen, uns weiter zu entwickeln
• gemeinsame Zeit mit der Familie und allen, die uns nahe stehen
• Aktivitäten, die unsere Gesundheit stabilisieren und verbessern
• Videos, Texte, Bücher, Gespräche: Alles, was zu unserer persönlichen Entwicklung beitragen.

Lass also besser täglich so viel wie möglich von dem weg, was deine Zeit in diesem Sinne nicht wert ist. Wenn du bei der Tagesplanung deine persönlichen Werte und deine Ziele im Blick behältst, entsteht automatisch Klarheit über die Struktur deines Tages.

So ganz nebenbei schützt du dich auch vor Stress und Überforderung. Im Museum (und natürlich auch in gut entworfenen Verkaufsräumen) sorgt ausreichender Platz zwischen den Objekten für Entspannung und Konzentration auf das, was wir im Blick behalten sollen / wollen. Genauso bietet ein kuratierter Tag immer genügend Zwischenräume zwischen den ToDos (will sagen: freie Zeiten zwischen verplanten Terminen und vorgesehenen Zeitblöcken). Sie sind so wichtig wie die geplanten Zeiten selbst.

Und wie kuratiere ich meinen Tag?

Eigentlich ganz einfach: Plane deinen Tag wertebasiert und zielorientiert. Wenn du also deine Inbox (dein Backlog, deinen Ideenspeicher, deine dauerhafte ToDo-Liste: wie immer du den Ort nennst, an dem du alles notierst, was du demnächst mal erledigen willst) und deine Termine für den neuen Tag anschaust, wähle sorgfältig aus, was du die nächsten 24 Stunden tun willst.

Mach daraus ein schlüssiges Konzept, mit dem du zufrieden bist und das du auch schaffen kannst. Nur zur Erinnerung: Der Platz eines Ausstellungsraumes ist begrenzt, deine Zeit ist es auch. Und deine Inbox (oder so …) enthält so viele Ideen und ToDos, deren Wert für dich und deren Umsetzbarkeit noch nicht festgestellt sind.

Frag dich also bei allen anstehenden Aufgaben und Terminen, bevor du sie in deinen Tagesplan aufnimmst:

• Zahlt das auf meine Ziele ein? Was bringt es mir, wenn ich es tue? Ist es überhaupt noch relevant (ein lange vorher vereinbarter Termin, eine ehemals zündende Idee können mit der Zeit an Bedeutung verlieren und sollte dann besser aus deiner Inbox entfernt werden)
• Bringt es mir oder denen, die mir wichtig sind, so viel wie gedacht? Oder könnte eine andere Lösung besser sein?
• Muss es an diesem Tag geschehen? Oder hat es noch Zeit? Oder wird vielleicht besser später erledigt (wenn ich mehr Informationen habe, wenn ich es mit anderen gleichartigen Tätigkeiten bündeln kann, …)
• Muss ich das selbst tun – oder kann ich es delegieren?
• Wartet eine Kollegin darauf, dass ich es tue, damit sie weiter arbeiten kann? Bin ich hier gerade ein unerlässliches, zeitkritisches Element in ihrem Produktionsvorgang?
• Stimmt das Verhältnis von aufgewendeter Zeit für Beruf, Familie, persönlicher Entwicklung und Pausen noch, wenn ich das tue?

Ein Ja zeigt dir, dass dieser Termin, diese Aufgabe ein Recht hat, genau an diesem Tag erledigt zu werden. Wenn du noch zweifelst, weil sich etwas super Dringendes, extrem Nerviges und meist auch Unbeliebtes vordrängelt und erledigt werden will, obwohl du alle Fragen zum Wert schon mit Nein beantwortet hast: Stell die ultimative Frage:

Was passiert schlimmstenfalls, wenn ich es (heute) nicht tue?

Wenn du die negativen Konsequenzen einschätzen kannst und deine Wahl getroffen hast, belohnt dich dein kuratierter Tag mit einer Liste von Aufgaben, die ganz dir und deinen Zielen und Werten entsprechen. Und der stressfrei und umsetzbar bleibt.

Notfallpläne für deinen kuratierten Tag

Oft hast du schon bei der Tagesplanung ein schlechtes Gefühl. Du willst möglichst viel von deiner Liste schon heute erledigt bekommen. Und packst dir viel mehr auf den Teller, als du gut umsetzen und dabei entspannt bleiben kannst. Keine Panik: Es gibt ein paar Notfall-Tipps, damit du auf der Spur bleibst.

Thema „umsetzbar:“ Bedeutet, dass du deinen Tag nicht zu 100% mit Aufgaben füllst, sondern ausreichend Puffer einplanst. Wie oft verschätzt man sich bei der Dauer einer Aufgabe, auch wenn man sie schon oft durchgeführt hat. Ich sag mal: Der Weg zum Büro kann sich gerne mal vervielfältigen, wenn man zur falschen Zeit fährt und in den Stau gerät. Und auch Online-Konferenzen klappen nur im Zeitblock, wenn wirklich alle mit der Technik zurecht kommen.

Der Teufel ist eben ein Eichhörnchen. Also sorge für genügend Abstand zwischen Zeitblöcken und Terminen. Und prüfe immer mal wieder, ob die geschätzte Zeit für deinen Weg zum Büro (das Onboarding eines Kunden, das Putzen der Wohnung, das Einrichten einer WordPress-Website) wirklich realistisch ist.

Wenn dein aktueller Plan (noch) nicht funktioniert – keine Panik

Kuratieren will gelernt sein und regelmäßig geübt werden. Das funktioniert nicht von heute auf morgen, besonders, wenn du eine unstrukturierte, dich überfordernde Inbox hast. Also mach einen Schritt nach dem anderen.

Wenn du also gerade in zeitlich unrealistisch geplanten Projekten steckst, eine Kundin oder Chefin auf Fertigstellung drängt: Versuche, das Problem, die Schwachstelle möglichst früh zu entdecken. Und kommuniziere rechtzeitig mit Kundin oder Chefin. Vielleicht lässt sich die Deadline noch verschieben? Oder es gab von vorne herein schon einen Puffer, den du jetzt ausnutzen kannst? Und nimm deine Erfahrungen unbedingt für das nächste Projekt mit. Das sind wertvolle Daten, die dir helfen, beim nächsten Mal deine Zeit realistischer zu kalkulieren.

Rede mit deiner Familie, deinen Freunden, wenn du schon morgens absehen kannst, dass du ein Treffen nicht zum Termin einhalten kannst. Die Wertschätzung deiner eigenen Zeit ist nicht das Einzige: Wertschätze auch die Zeit deiner Partner und melde dich rechtzeitig, damit sie deine neuen Prioritäten in ihrer eigenen Zeitplanung berücksichtigen können.

Hier noch ein Extra: Wenn dein Tag deinen Werten und Zielen immer wieder nicht entsprechen kann: Überprüfe auch mal diese, ob sie noch stimmen. Und checke in regelmäßigen Abständen deine Inbox (du weißt schon …) darauf, ob du alle darin verzeichneten Ideen, Termine, Aufgaben und Projekte wirklich (noch) umsetzen willst. Eine regelmäßige Überprüfung der Inbox sorgt für mehr Klarheit und nimmt Stress aus deinem Leben, da jetzt nur noch die Dinge auf dich warten, die du wirklich umsetzen kannst und willst.

Bild: Schäferle