Selbstmanagement, Zeitmanagement

Was Selbstmanagement dir wirklich bringt

Selbstorganisation, Zeitmanagement, Zeit sparen: Ich nenne das alles lieber Selbstmanagement. Weil es hier darum geht, dich und dein Leben so zu gestalten und zu verwalten, dass du das erreichst, was du wirklich willst. Zeit kannst du eben nicht einfach sparen. Aber du kannst dein Verhalten jeden Tag nach optimalen Grundsätzen ausrichten und dafür sorgen, dass das knappe Gut „Zeit“ bei dir in die richtigen Kanäle fließt: Da, wo es zu deinem Erfolg beiträgt, statt zu versickern. Dafür brauchst du ein paar Methoden, dich selbst optimal zu organisieren.

Und warum Selbstmanagement gerade für dich?

Eigentlich geht es dabei nur um das Thema „Zeitverschwendung“ und natürlich darum, sie zu vermeiden. Verschwendete Zeit ist solche, die nicht das gewünschte Ergebnis bringt, obwohl das eigentlich vorher schon absehbar war. Zum Beispiel:

  • Die Suche nach wichtigen Unterlagen, die nicht sinnvoll abgelegt wurden
  • Ein ausuferndes Meeting, das in der zusätzlichen halben Stunde auch nicht mehr gebracht hat
  • Ja-Sagen, wenn man lieber Nein gesagt hätte
  • Routine-Aufgaben in deiner besten Prime-Time erledigen, die du für anspruchsvolle Projekte brauchst

Du bist Unternehmerin, also ist ein zielführendes Selbstmanagement, das diese Quellen der Zeitverschwendung aufspürt und vermeidet, für deinen Erfolg essenziell. Lies also weiter und investiere ein paar Minuten, die du später bei der Umsetzung garantiert locker einsparst :)

Was du mit Selbstmanagement gewinnst

Kennst du auch das gute Gefühl, wenn du das Büro verlässt und weißt, dass du heute alles getan hat, was du für den Tag geplant hast (und vielleicht auch etwas mehr, weil noch Zeit dafür war)? Und besonders alles, was auf deine Ziele einzahlt, dich weiter bringt? Danach gehe ich entspannt in den Feierabend, schlafe gut und starte den nächsten Arbeitstag mit Motivation und Energie.

Aber das kommt nicht von allein. Es ist erst mit Selbstmanagement möglich, das ganz deinen Zielen verpflichtet ist und mit der für dich passenden Methode täglich umgesetzt wird.

Ein paar angenehme Nebeneffekte gibt es auch:

  • Du weißt dann genau, dass du deine Zeit und Energie richtig verwendest.
  • Du gewinnst die Kontrolle über dein Leben zurück, weil du mögliche Unterbrechungen schon vorab berücksichtigst. So bringen sie dich nicht aus dem Konzept und du bleibst im Plan.
  • Du bist weniger gestresst, weil du alles besser im Griff hast.
  • Dein Einkommen verbessert sich, weil du konzentrierter an Projekten arbeitest, die dir Geld bringen.

Also ein paar wirklich gute Gründe, sich gleich um dein Selbstmanagement zu kümmern! Mit diesen sieben einfachen Tipps, die aus einander aufbauen.

Sieben einfache Tipps, um jetzt mit dem Selbstmanagement anzufangen

1. Werde dir über deine Ziele klar

Klarheit ist hier das A und O: Wenn du nicht genau weißt, wo du hin willst, kannst du dir auch den Weg dahin nicht vorstellen, die Schritte nicht planen. Tritt also einen Schritt zurück und überlege zuerst, welche Ergebnisse dir ganz besonders wichtig sind. Dein Traumbusiness aufziehen? Turnschuhmäßig fit werden? Ein Sprung auf der Karriereleiter? Das 6stellige Jahreseinkommen?

Was immer du auswählst: Beschreibe dein Ziel (oder deine Ziele) nach der S.M.A.R.T-Methode. Dann kannst du den Weg dahin besser planen und weißt auch genau, wann du es erreicht hast.

2. Mach deine Ziele umsetzbar – in Teilschritten

Ein großes, anspruchsvolles Ziel ist zwar motivierend, aber die Durchführung gestaltet sich oft unübersichtlich. Für den Erfolg brauchst du Teilziele und Projekte, die den Weg dahin beschreiben. Sie bilden die Etappen, die du durchläufst. Also plane den Weg zu deinem Ziel (z.B. mit der Methode der Rückwärtsterminierung) und definiere die Zwischenschritte, die du erreichen willst. So erhältst du dir auch die Motivation, am Ball zu bleiben: Du siehst den Erfolg in jedem Schritt und musst nicht auf das erreichen deine großen Zieles warten, um Bestätigung und erste Ergebnisse zu sehen.

3. Such dir deine Tools und Methoden, mit denen du deine Zeit einteilst

Für eine produktive Zeitplanung brauchst du Methoden, wie du deine Aufgaben und Termine auf dem Weg zu deinen Zielen sammelst und priorisierst. Egal, wie du es anfängst, wichtig ist nur, dass du

  • alle Aufgaben und Termine zuverlässig notieren kannst, dass also nichts verloren geht
  • sie für den Zeitraum zur Umsetzung einplanen kannst, an dem sie sinnvoll und notwendig sind
  • Aufgaben und Termine in mehreren Zeithorizonten überblicken kannst, um die Kontrolle zu behalten und Prioritäten setzen zu können

Am einfachsten geht das mit je einer Liste für

  • eine Inbox für alles, was dir einfällt oder auf deinem Tisch landet
  • (Langfristige) Ziele
  • Monatsziele und Projekte
  • Wochenliste
  • Tagesliste

Bitte verlass dich nie auf eine einzige ToDo-Liste. Die Versuchung ist groß, hier alles aufzuschreiben und sich vorzunehmen, es auch abzuarbeiten. Der Nachteil:

  • Die ToDo-Liste wächst schneller, als du sie abarbeiten kannst. Sie wird unübersichtlich. Das demotiviert und fördert Stress.
  • Die Einträge sind nach der Zeit ihres Eingangs geordnet, nicht nach Prioritäten. Du stehst also jeden Tag vor der Wahl, was es denn heute sein soll. Was ist gerade am Wichtigsten?
  • Du verlierst den Überblick über die Zusammenhänge: Welche Aufgabe gehört zu welchem Projekt? Und was muss in welcher Reihenfolge erledigt werden?

Wenn Du gerne einer ausgereiften, bewährten Methode folgen möchtest: Es gibt Zeitmanagement-Systeme für jeden Geschmack. Zum Beispiel das Bullet Journal, bei dem du die Listen in einem Notizbuch führst. Eher komplex ist Getting Things Done (GTD). Hier werden deine Aufgaben nach Kriterien wie Zeitaufwand, direkte Notwendigkeit zur Umsetzung usw. sortiert und du erhältst am Ende eine Liste der Dinge, die als Nächstes zu erledigen sind. GTD kannst du handschriftlich oder auf Smartphone und Laptop umsetzen.

4. Bleib mit regelmäßigen Check-Ins am Ball

Egal, wofür du dich entscheidest: Die Kontrolle über deine Fortschritte und das, was als Nächstes ansteht, erhältst du nur durch regelmäßige Check-Ins, Termine mit dir selbst. Hier nimmst du dir deine Listen vor und aktualisierst sie. Je nach Zeithorizont einmal im Quartal, wochenweise oder täglich. Das klingt nach viel Aufwand, ist es aber nicht. Es ist ein kleiner Preis, den du für die Kontrolle über deine Erfolge und für die produktive Ausrichtung deiner Arbeitstage zahlst.

Reserviere dir also mehrmals im Jahr eine Stunde, um dein Ziele zu überprüfen und eventuell zu aktualisieren. Vielleicht hast du das eine Ziel schon erreicht (meinen Glückwunsch!). Ein anderes Ziel willst du vielleicht modifizieren, es weniger anspruchsvoll gestalten oder noch optimistischer terminieren? Manchmal stellt sich auch bei so einem Check-In aus heraus, dass ein Ziel, das einmal so wichtig schien, nicht mehr zu deinem Leben passt. Dann streich es von der Liste.

Eine Viertel- oder halbe Stunde reicht vollkommen, um wöchentlich den Stand deiner Projekte und Teilziele festzustellen und Termine und Aufgaben für die kommende Woche zu verteilen. Dein Vorteil: Du hast den Überblick über das, was in nächster Zeit zu tun ist, und kannst dann priorisieren, was in der kommenden Woche erledigt werden wird. Du kannst deine Zeit für einen überschaubaren Bereich wie eine Woche sinnvoll einteilen. Unterstütze dich dabei z.B. mit der Eisenhower-Matrix, um die richtige Wahl zu treffen. Meine Wochenplanung mache ich gerne am Sonntag abend (das Home Office hat schließlich immer geöffnet), aber Freitag nach Büroschluß ist auch ein guter Zeitpunkt, um danach mit gutem Gewissen und stressfrei ins Wochenende zu starten.

Für die tägliche Planung reichen 5 Minuten: Was aus der Wochenliste kann heute erledigt werden, wo liegen Termine als feste Blöcke im Kalender? Wenn du dir gerne zu viel auflädst und die benötigte Zeit zu optimistisch schätzt, versuche es doch mal mit der 1-2-3-Methode: Pro Tag planst du ein:

  • eine Prio 1 Aufgabe
  • zwei der Gruppe Prio 2
  • drei Dinge mit Prio 3

Und arbeitest diese Aufgaben nach der Priorität ab. Wichtig: Nur Prio 1 und 2 müssen an diesem Tag erledigt werden, die drei Aufgaben Prio 3 sind nice to have. Dein Vorteil: Du weißt, was du an diesem Tag zu tun hast, aber der Druck ist heraus. Wenn du schnell voran kommst, schaffst du alle sechs ToDos, aber die drei wichtigsten sind auf jeden Fall dabei.

5. Pausen müssen einfach sein

Warum solltest du Pausen einplanen, wenn du produktiv arbeiten willst? Kommen die nicht von allein, wenn man keine Lust mehr hat oder erschöpft ist?

Leider eben nicht! Gerade wenn viel zu tun ist, überschlagen wir die Pausen und machen mittags einfach durch. Oder wir lassen uns bei einer unangenehmen Aufgabe zu gerne ablenken und gehen mal kurz auf Insta oder Whatsapp, um uns zu erholen. Beides keine gute Wahl, denn

  • wenn wir regelmäßig die Bedürfnisse unseres Körpers übersehen, rächt sich dass. Bis hin zum Burnout.
  • wenn wir Ablenkungen nachgeben, sind das keine wirklichen Pausen. Wir lassen uns in etwas anderes hineinziehen, statt uns aktiv zu entspannen.

Besser: Timeboxing für unser täglichen Aufgaben mit der Pomodoro-Technik. Hier teilen wir unsere Aufgaben in Einheiten zu 25 Minuten, nach denen wir jeweils 5 Minuten aufstehen, durchschnaufen, und bewegen und aktiv Pause machen. Nach vier Pomodori (2 Stunden also) legen wir eine größere von etwas 15 Minuten Pause ein.

Dein Vorteil: Du arbeitest mit deinem Körper statt gegen ihn.

6. Belohne dich großzügig

Auf dem Weg zum großen Jahresziel lauern täglich kleine Ablenkungen, die dich vom Weg abbringen können. Weil es eben etwas länger dauert, bis du das Ziel wirklich erreicht hast. Und die Schritte dahin nicht immer einfach sind oder gar Spaß machen. Deshalb schieben wir die unangenehmen, aber wichtigen Aufgaben auch gerne auf – bis es zu spät ist oder wir aus dem Zeitplan sind.

Unterstütze also deine Motivation täglich und regelmäßig mit Belohnungen. Das können symbolische Aktionen, aber auch greifbare Dinge wie ein Leckerli oder Zeit für dich sein.

  • Klopf dir auf die Schulter, wenn du die eine langweilige Sache erledigt hast.
  • Gönn dir eine Folge deiner Lieblingsserie, wenn du heute alles auf deiner Tagesliste erledigt hast.
  • Oder freu dich auf eine Stunde draußen in der Natur.

Du weißt genau, was dich am meisten motiviert, an deinen Zielen zu arbeiten und durchzuhalten, wenn es schwierig wird.

Was ich am liebsten tue: Abends notieren, was heute besonders gut gelaufen ist! Ein Erfolgstagebuch zeigt dir immer wieder, dass du auf dem richtigen Weg bist. Und wenn es mal nicht so gut läuft, kannst du darin schmökern und aus deinen Erfolgen neue Bestätigung und Energie ziehen.

7. Optimiere deine Prozesse – lebe Kaizen

Mit den ersten sechs Tipps kannst du noch heute den ersten Schritt zu deinem Selbstmanagement und damit auch zu einem produktiven Arbeitstag machen. Mit dem Prinzip Kaizen kannst du das noch toppen. Denn hier geht es um deine Prozesse. Wie erledigst du welche Arbeitsschritte? Wo lauert da Zeitverschwendung? Und wie kannst du sie ausschalten?

Kaizen ist eine Management-Technik, die eigentlich zur Optimierung und Produktivitätssteigerung großer Unternehmen entwickelt wurde. Dabei sollten die internen Prozesse in kleinen Schritten nachhaltig optimiert werden. Die Leitlinien waren dabei

  • Kundenorientierung: Was will der Kunde wirklich von uns?
  • Qualitätsorientierung: Und wie soll es aussehen, welche Qualität schätzt er?
  • Kritikorientierung: Kritik von innen und außen ist der Weg, uns darüber klar zu werden.
  • Prozessorientierung: Und diese Erkenntnisse fließen in unsere Arbeitsprozesse ein und werden standardisiert.

Was bringt das konkret für dein Selbstmanagement und dein Business? Kaizen ist nicht nur eine Technik, sondern eine Denkweise. Mit Kaizen spürst du gezielt auf, wo du deine wichtigste Ressource Zeit durch Optimierung deiner Prozesse sparen kannst. Dazu gerne mehr per E-Mail. Oder am 15.2.2022, 19:00 Uhr bei meinem Online-Vortrag (zur Anmeldung geht es hier)

Selbstmanagement: Nein, es ist nicht einfach. Aber einfach erfolgreich!

Jede Aktion, jeder Gedanke, die du deinem Selbstmanagement widmest, ist ein erster Schritt zu einem besseren Arbeitstag. Zu mehr Kontrolle über dein Tun und zu weniger Stress. Du investierst etwas Zeit und Gehirnschmalz, aber du bekommst dafür die Kontrolle über deine Energie, deine Effektivität und arbeitest ohne Umwege auf deine Ziele hin.

Viel Erfolg!

Bild: anncapictures

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