GTD mit Notion – Schritt für Schritt

Getting Things Done – für Freunde kurz GTD – ist ein verbreitetes Selbstmanagement-System. Seit 2001 organisieren Menschen sich nach David Allens Workflow, mit dem man „Die Dinge geregelt“ bekommt. Du arbeitest mit Listen und nach einem schematischen Ablauf, mit dem du deine ToDos erfasst, bewertest, zuordnest und schließlich abarbeitest.

Wie und wo du diese Listen führst, ist im Prinzip egal: Excel, Trello, Evernote oder andere Tools. Und natürlich auch auf Papier. Hauptsache, sie sind immer und überall greifbar. In der letzten Zeit hat sich Notion als Datenbank-System für viele Zwecke positioniert. Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Notizen erfassen – mit Notion lassen sich unterschiedlichste Workflows abbilden. Wie GTD auf Notion geht? Ganz einfach!

Kleiner GTD-Auffrischungskurs

Mit GTD sammelst du alle deine ToDos, Ideen und Projekte und schleust sie von der ersten Erfassung durch diese 5 Stufen:

1. Erfassen
2. Durcharbeiten
3. Organisieren
4. Durchsehen
5. Durchführen

Wenn du mehr über GTD wissen willst, schau doch hier hinein.

Phase 1: Erfassen

Wenn du mit GTD startest, nimmst du dir etwas Zeit, alles, was dir an potenziellen Aufgaben durch den Kopf geht, auch zu Papier zu bringen. Oder eben in die Notion-App. Warum? So sorgst du dafür, dass dir einerseits nichts verloren geht, und zur Belohnung bekommst du den Kopf frei. Also egal, worum es sich handelt:

• Weihnachtsgeschenk für die Freundin kaufen
• Neues Screencast-Tool testen
• Kunde XY wegen Angebot anrufen
• Mantel zur Reinigung bringen
• Buch schreiben
• …

Alles wird zuerst an einer Stelle erfasst. In deiner Masterliste, der Inbox. Diese baust du dir einfach in Notion.

Die Inbox als Notion-Seite

Alles, was du bei deiner ersten Sitzung (und später täglich) notierst, landet in einer einzigen großen Tabelle. So hast du die Gewähr, dass du nicht viel schreiben musst, noch nichts bewerten musst und auch nichts verloren geht.

Damit diese Masterliste (in Notion ist es eine Seite mit einer Tabelle darin) auch für die nächsten Schritte bereit ist, baust du sie so auf:

Wähle dafür diese Properties ( das sind die Datenbankfelder)

• ToDo (der Name des Eintrags, ein Pflichtfeld): Das einzige Feld, das du beim sammel deiner ToDos befüllen musst.
• Typ: Ein Select-Feld, das du später mit Optionen füllst, um deine Einträge nach ihrer Verwendung zu unterscheiden.
• Erledigt: Eine Checkbox, die du anhaken kannst, wenn du mit der Aufgabe fertig bist.
• Bis wann? Ein Date-Feld, in dem du für einen Termin Tag und Uhrzeit verzeichnest.
• Zeitaufwand: Ein Number-Feld, in dem du den Zeitaufwand für eine Aufgabe schätzt.
• Kontext: Wieder ein Select-Feld. Du legst hier die Information ab, wo und in welchem Kontext du etwas erledigen kannst: Zuhause, im Büro, unterwegs …
• Projekt: Verbindung zu einem Projekt. Hier verknüpfst du Aufgaben mit einem Projekt.
• Zugehörige Aufgaben: Hier erscheinen Aufgaben, die du einem Projekt zuweist. Dazu später mehr.
• Themen: Ein Multiselect-Feld. Du brauchst es für Einträge, die keine Aufgaben, sondern Materialien sind. Auch dazu später mehr.

Arbeiten mit der Masterliste

Diese Masterliste ist dein immer präsentes Notizbuch. Hier trägst du alles ein, was dir im Laufe des Tages begegnet. Und was du bei regelmäßigen Brain Dumps aufnimmst. Zuerst steht da nur der Name des Eintrag. Alles andere geschieht im GTD-Schritt 2.

Notion-Expertinnen haben an dem blauen Link „Filter“ sicher schon gesehen, dass meine Inbox nicht alle existierenden Einträge umfasst. Auf der Liste liegt ein Filter, der alle erledigten Aufgaben und alle, die noch keine Typzuweisung haben (geschieht in Schritt 2), ausfiltert. So siehst du hier nur alles, was noch bearbeitet und zugewiesen werden soll.

GTD Schritt 2-3: Durcharbeiten und dabei organiseren

Jetzt hast du eine undifferenzierte Liste all deine Ideen, ToDos, Termine und was dir sonst noch so einfällt. In einem zweiten Schritt gehst du sie (später regelmäßig täglich oder wöchentlich) durch und organisierst die neuen Einträge.

GTD differenziert hier nächsten Schritt zwischen verschiedenen Einträgen, die später unterschiedlich bearbeitet werden.

• Next Steps: Aufgaben, die zur Umsetzung anstehen
• Vielleicht / Irgendwann: Ideen, die du nicht in nächster Zeit angehen willst. Wie Spanisch lernen, den Zaun ausbessern usw. Dinge, die später mal aktiv werden können, aber jetzt nicht.
• Materialien: Bookmarks, die du lesen willst, eine Packliste für Reisen, eine Gebrauchsanleitung. Alles, was du bei Bedarf nachschlagen möchtest
• Termine
• Projekte: Alles, was mehr als einen Aktionsschritt umfasst

Ob Idee für später, Projekt oder Termin: Durch die Zuordnung zu einem „Typ“ verschieben sie sich automatisch in die richtige Liste, die du vorher durch eine View definiert hast. Auch dazu kommt gleich noch eine genaue Beschreibung, wie du diese Views filterst. Bei jedem Eintrag fragst du dich zuerst:

Kann oder muss ich hier etwas tun?

Wenn die Antwort „nein“ lautet, unterscheidest du:

• ist die Sache unwichtig oder inzwischen obsolet? => lösch den Eintrag
• Könnte er später mal wichtig werden (hier landen alle deine guten Ideen und Pläne, die noch nicht aktuell sind) => wähle bei „Typ“ „später“ aus. Dann landet alles in der Ansicht „Vielleicht / Irgendwann“ und verschwindet automatisch aus der Inbox.
• Bei Material, das du bei Gelegenheit brauchen könntest (Bookmarks, Anleitungen, Infoseiten) vergibst du passende Tags in der Spalte „Themen“. Zu welchen Thmen könntest du diese Information nutzen wollen? Dann trägst du bei „Typ“ „Material“ ein. So verschiebt sich auch dieser Eintrag aus der Inbox in die Liste „Materialien„.

Wenn mit dem ToDo etwas getan werden kann oder muss, gibt es ebenfalls mehrere Möglichkeiten.

Du fragst zuerst, was der nächste Schritt in dieser Sache ist, den du tun kannst:

• Wenn der nächste Schritt nicht eindeutig ist, weil der Eintrag eigentlich mehrere Handlungen umfasst, ist es ein Projekt. => Wähle als Typ „Projekt“ aus.
• Ist es eine kleine einzelne Aufgabe, die unter 2 Minuten erledigt werden kann (Arzttermin ausmachen, Kontoauszüge ablegen …), machst du es gleich und hakst es ab. Erledigt! Denn eine weitere Organisation dieses Eintrags wäre ineffizient.
• dauert die Aufgabe länger als etwa 2 Minuten, checkst du zuerst, ob du sie an jemanden delegieren kannst. Wähle dann als Typ aus „Wartet„
• Alle anderen Aufgaben bleiben jetzt für dich übrig. Wenn es sich um einen echten Termin handelt („Präsentation bei Kunde XY, Zahnarzt), trägst du Datum und Uhrzeit in der Spalte „Wann?“ ein und als Typ „Termin„.

Für alles, was du demnächst erledigen musst, trägst du dies ein:

• den geschätzten Zeitaufwand.
• eventuell den Kontext: Zuhause, im Büro, unterwegs, morgens in der Primetime …?
• Das hilft dir dabei, bei der Auswahl deiner täglichen Aufgaben deine Zeit nach dem Ort oder der Verfassung, in der du dich befindest, zu planen.
• Dann wählst du den Typ „Aufgabe„, und der Eintrag verschiebt sich in die Liste „Next Steps“. Das ist die Liste, in der du täglich deine möglichen Aufgaben findest.

So richtest du deine Listen ein

Wie du schon gesehen hast, verschwinden Einträge aus deiner Inbox, wenn du sie mit einem Typ kennzeichnest. Hier greifen die Filter für deine Listen, in Notion als Views bekannt. Gehen wir sie einmal durch:

Vielleicht / Irgendwann

• Der Filter wählt Einträge vom Typ „Später“ aus, die nicht als erledigt gekennzeichnet sind.
• Für mehr Übersichtlichkeit werden hier nur die Properties ToDo, Typ, Erledigt und (geschätzter) Zeitaufwand angezeigt.

Materialien

• Der Filter wählt Einträge vom Typ „Materialien“ aus. Da es sich hier nicht um zu erledigende ToDos, sondern um dauerhaft gespeicherte Einträge handelt, wird kein weiterer Filter benötigt
• Für mehr Übersichtlichkeit werden hier nur die Properties ToDo (= der Titel des Eintrags), Themen und Typ angezeigt.

Termine

• Der Filter wählt Einträge vom Typ „Termin“ aus, die noch nicht erledigt sind.
• Bisher haben wir als View-Typ immer „Table“, also Tabellenansicht, genommen. Hier ist es die Kalender-Ansicht.
• Bei den Properties wird nur die Spalte ToDo angezeigt, weil die Kalenderansicht Datum und Uhrzeit automatisch darstellt.

Projekte

• Der Filter wählt Einträge vom Typ „Projekt“ aus, die noch nicht erledigt sind.
• Die Properties bestehen aus ToDo, Typ, Erledigt und zugehörigen Aufgaben.

Wartet

• Der Filter wählt Einträge vom Typ „Wartet“ aus, die noch nicht erledigt sind.
• Die Properties bestehen aus ToDo, Typ, Erledigt, Wann? und Projekt.
• Wann?: Es ist empfehlenswert, hier einen Termin für die Wiedervorlage einzutragen, wenn man Aufgaben delegiert hat.
• Projekt: Wenn die Aufgabe einem Projekt zugeordnet ist, kann man es hier gleich sehen.

Next Actions

• Der Filter wählt Einträge vom Typ „Wartet“ aus, die noch nicht erledigt sind.
• Die Properties bestehen aus ToDo, Typ, Erledigt, Zeitaufwand und Projekt

Die Notion-Views für GTD auswerten

Jetzt hast du deine Einträge (wieder einmal, hoffentlich regelmäßig) aus der Inbox in die Liste verschoben, wo sie hingehören. Sieh diese Listen ebenfalls regelmäßig durch, um herauszufinden,

• welche Next Actions heute erledigt werden können, weil sie in den verfügbren Zeitrahmen passen oder du am passenden Ort bist (Einkäufe erledigt man am Stück unterwegs).
• welche Termine heute anstehen.
• welche Einträge eventuell ihren Status ändern: Eine Aufgabe, die du delegiert hast, ist erledigt worden. Eine aus der Liste Next Action ebenfalls. Also hake sie ab und sie verschwinden aus der Liste. Auch fertige Projekte können abgehakt werden.

Und dann erledige sie, einen nach dem anderen! Durch die Filter, die auf den Views liegen, verschieben sich die Aufgaben automatisch dahin, wo sie nach ihrem Status sein sollen.

GTD und Notion – ein schönes Paar!

GTD ist ein komplexes, aber narrensicheres System, seine Projekte, Termine und Aufgaben zu verwalten. Wenn es einmal eingerichtet ist! Wenn du eine Software suchst, die dir das Copy and Paste von einer Tabelle in die nächste erspart, ist Notion einfach wunderbar. Durch die Properties, Filter und Views schaffst du eine Umgebung, in der Einträge einfach in der Inbox gesammelt und dann durch Typ- und Erledigt-Kennzeichnung weiter verschoben werden können. Es lohnt sich also, etwas Zeit in die Einrichtung zu verwenden. Du bekommst sie bei der täglichen Arbeit doppelt und dreifach zurück.

Diese Anleitung hat dir gezeigt, wie du ein erstes GTD-System mit Notion einrichtest. Da geht noch mehr:

• richte eine Extra-Tabelle für Projekte ein, um mit einem einzigen Schritt mehr größere Übersicht zu bekommen.
• richte Templates für Materialien ein, in denen du Texte, Links und Bilder erfassen kannst.
• und lösche regelmäßig erledigte Aufgaben, um die Übersicht zu behalten.

Ein paar Extra-Tipps zu Notion

Wenn du Notion noch nicht benutzt hast – hier ein paar Extra-Tipps:

• Notion ist leider nicht auf Deutsch erhältlich. Deshalb verwende ich hier die englischen Begriffe.
• Wer sich mit Datenbanken auskennt, hat gewisse Vorteile beim Verständnis. Das ist aber nicht unbedingt nötig.
• Notion ist für die meisten Anwendungen, die du allein damit planst, kostenlos.
• Du kannst es auf dem Desktop im Browser, aber auch fast überall mit einer App verwenden (leider nicht unter Linux).
• Views, Properties, Filter und mehr: Hier kannst du dich einarbeiten.

Bild: Darkmoon_Art