Todo-Listen vs. Aufgaben, Projekte, Prozesse

Aufgabe, Projekt, Prozess: Warum es lebenswichtig ist, die Unterschiede zu kennen

Novizen des Selbstmanagements verwalten ihre Aufgaben meistens mit einer klassischen ToDo-Liste. Wenn du auch gerade eine ToDo-Liste nutzt, wirst du vermutlich schnell den wichtigsten Nachteil erkennen: Sie ist unstrukturiert. Nicht nur bildet sie nicht deine Prioritäten ab, du findest hier auch vier verschiedene Typen von Einträgen, die eine komplett unterschiedliche Behandlung brauchen. Warum das so ist und wie es besser geht, erfährst du gleich hier.

Vier Typen ToDos

Auf einer klassischen ToD-Liste finden sich bunt durcheinander:

  1. Aufgaben
  2. Termine
  3. Projekte
  4. Prozesse

Alle haben unterschiedliche Zeithorizonte, unterschiedlichen Umfang und sind unterschiedlich komplex. In einer einzigen ToDo-Liste geht ihre Bedeutung und die Art ihrer Umsetzung einfach unter. Dem trägt z.B. David Allen mit seinem System Getting Things Done (Die Dinge erledigt kriegen, GTD) Rechnung. Er empfiehlt, alle neuen Einträge darauf hin zu untersuchen, ob man sie in einem Schritt tun kann und wann das denn sein sollte. Auch das System Bullet Journal arbeitet mit mehreren Zeithorizonten und Listen. Ich zeige dir hier, wie du ganz minimalistisch mit wenigen Listen alles im Griff hast.

Deine minimalistische Listen

Wenn wir von der unstrukturierten ToDo-Liste weg wollen, brauchen wir einen einfachen Grundbestand an fünf Listen, die Zeithorizonte abbilden und eine Bearbeitung aller Dinge nach deinen Prioritäten erlauben.

  1. die Inbox: Ein Eingangskorb für alles, was dir an Aufgaben, Projekten und Terminen so einfällt
  2. eine Jahresliste mit deinen Projekten und Zielen
  3. Monats- oder Wochenlisten mit deinen mittelfristigen Projekten, Zielen und Aufgaben
  4. Tagesliste mit deinen Aufgaben für diesen einen Tag
  5. plus dem Kalender für deine Termine

Diese Listen lassen sich auf Papier, z.B. in einem Notizbuch, aber auch mit Excel, einem Kalender-Programm wie Outlook oder Thunderbird oder einer App führen. Nimm dir also deine alte ToDo-Liste vor und untersuche die Einträge auf das, was sie wirklich sind.

Termine und Aufgaben

Diese beiden Typen sind einander sehr ähnlich. Termine und Aufgaben sind

  • einzelne Aktionen
  • in sich abgeschlossen
  • für die eine einzelne Person verantwortlich ist
  • die du selbst (oder deine Mitarbeiterin) durchführst.

Das könnte z.B. sein:

  • Bildrecherche für diesen Blogartikel = ein Schritt = Aufgabe
  • diesen Blogartikel schreiben (Recherche, Bildrecherche, SEO, schreiben, Korrektur, im Blog veröffentlichen) = mehrere Aufgaben = Projekt

Untersuche den Eintrag jetzt weiter: Hat die Aufgabe einen Termin? Dann gehört sie in den Terminkalender. Wenn nicht? Dann ist sie eine Aufgabe, die so bald wie möglich abgearbeitet werden sollte. Also:

  • Zoom-Meeting mit dem neuen Kunden am 11.5. = Termin (also im Kalender verzeichnen)
  • Adressliste für die Weihnachtsfeier aktualisieren = Aufgabe (also in der Liste der Aufgaben, der Inbox. Oder gleich in der Monatsliste für den aktuellen Monat, in der Tagesliste für heute)

Bei der Bearbeitung wird dir auffallen, dass es aufgaben gibt, die sich zyklisch wiederholen, z.B. die Umsatzsteuer für den Vormonat, die einmal im Monat vor dem 10. fällig ist. Für solche Aufgaben vergibst du am besten einen sich monatlich wiederholenden Termin in deinem Kalender, um die Frist nicht zu versäumen.

Auch Aufgaben, die eigentlich keine von außen diktierte Deadline haben, kannst du so mit einer Regelmäßigkeit versehen. Also

  • Das Einrichten von Google Analytics oder Matomo für deine Website = einmalige Aufgabe
  • Das Überprüfen der dadurch erzeugten Besucherstatistiken einmal pro Woche = wiederholender Termin, z.B. jeden Freitag um 9 Uhr

Wenn du einen digitalen Kalender hast, spart dir das jede Menge Zeit.

Projekte und Prozesse

Alles, was aus mehreren Schritten besteht, ist ein Projekt oder ein Prozess. Wo liegt hier der Unterschied? Und wie arbeite ich am effizientesten mit Projekten und Prozessen? Wir erinnern uns:

  • Diesen Blogartikel schreiben = mehrteilige Aktion = Projekt
  • Einen Blogartikel schreiben = mehrteilige Aktion, die sich wiederholen wird = Prozess

Projekte brauchen einen Anker in deinen Listen, damit sie nicht vergessen werden. Notiere sie in deiner Inbox, wenn dir der Gedanke zum ersten Mal auftaucht, du aber noch nicht weißt, wann das Projekt relevant werden wird. Oder ordne es gleich einem Zeithorizont für die Umsetzung zu, also diesem Jahr, diesem Monat, dieser Woche.

Wenn sich zeigt, dass du einen Projekttyp immer wieder anwendest (hier: Du bloggst regelmäßig mehrmals im Monat), lohnt es sich für dich, dir den dahinter liegenden Prozess zu verdeutlichen und als Checkliste vorzuhalten. So sparst du Zeit, weil du nicht bei jedem Artikel überlegen musst, was als Nächstes kommt. Und du sicherst die Qualität deiner Arbeit.

Arbeite mit deinen Listen – und lass sie für dich arbeiten

Damit deine Listen für dich arbeiten können und dich produktiver machen, siehst du sie regelmäßig durch und

  • verteilst Inbox-Einträge nach Priorität, Typ und Zeithorizont in die passende Liste
  • verschiebst Projekte aus der Jahresliste in die Monatsliste, wenn sie aktuell werden (Planung der Weihnachtsfeier kommt dann in die Monatsliste, wenn du sie für Oktober vorbereitest)
  • verschiebst Aufgaben aus der Inbox oder der Monatsliste in die Tagesliste, wenn ihre Zeit gekommen ist

Wenn du analog arbeitest, schreibst du diese Einträge also mehrfach. Das klingt nach Zeitverschwendung, ist es aber nicht. Handschriftliches Arbeiten fokussiert und bringt dich in Kontakt mit dir selbst. Digital ist es etwas einfacher. Da verschiebt man Einträge einfach in die passende Liste. Probiere aus, was dir am besten gefällt, denn nur so tust du es auch regelmäßig. Nur so kann diese Selbstmanagement-Technik zu deinem Vorteil wirken.

Viel Erfolg!

P.S.: Wenn du wirklich bloggst oder regelmäßig Artikel auf deiner Website schreibst, ist meine Checkliste „Der perfekte Blogpost“ etwas für dich. Du bekommst sie als Dankeschön, wenn due dich für meinen Newsletter anmeldest.

Bild: congerdesign auf pixabay

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