Katastrophen im Projekt verhindern – mit der pre mortem Methode

Wie hast du dein letztes Projekt abgeschlossen? Alles im grünen Bereich oder eher so die Katastrophe? Wenn es suboptimal lief: Das ist der Klassiker, du bist nicht allein. Wie wäre es, wenn du beim nächsten Projekt vorbauen und das Schlimmste verhindern könntest – mit der pre mortem Methode?

Pre mortem – Schutz vor der rosa Brille?

Wenn du ein Projekt startest, oder schon davor, wenn du ein Angebot für diesen Kunden erstellst, gehst du gerne von optimalen Bedingungen aus. Alles funktioniert wie geplant, der Kunde liefert alle Infos rechtzeitig und komplett, deine Texterin, dein Grafiker sind voll motiviert und die Technik macht auch mit. Kennst du ein Projekt, das dann auch so gelaufen ist? Ich nicht!

Woran liegt das? Wir glauben zwar, rationale Entscheidungen zu treffen, aber da ist leider auch unsere Filterblase.

Wir nehmen Informationen gerne aus den Quellen auf, die uns in unserer Meinung bestärken. Dabei sitzen wir der sogenannten Bestätigungsverzerrung auf. Unsere Wahrnehmung von Informationen, unsere Auswahl von Fakten beschränkt sich auf unsere Filterblase, sie ist im Verhältnis zur Realität verzerrt. Diese und andere Erscheinungen sorgen dafür, dass wir auch bei gefühlt rationalen Entscheidungen nicht für die volle Wahrheit empfänglich sind. Wir sehen nur die positiven Aspekte, die Probleme blenden wir aus.

Für ein Projekt kann das ein echtes KO-Kriterium sein. Besser, du bist vorbereitet.

Die pre mortem Methode

Wer Projekte umsetzt, kennt das Debriefing, die Retrospektive. Beide Methoden führen dazu, dass nach dem Projekt geklärt wird, was gut oder weniger gut gelaufen ist. Hier werden Erkenntnisse für kommende Projekte gewonnen, damit es beim nächste Mal besser läuft.

Leider gleicht dieser Weg einer Autopsie, einem post mortem. Wie wäre es, diese Betrachtungen schon vor dem Projekt anzustellen, bevor das sprichwörtliche Kind in den Brunnen gefallen ist? Oder das Projekt tot?

Untersuchungen haben gezeigt, dass ein Blick vorab auf das Projekt, der davon ausgeht, dass es schon (suboptimal) gelaufen sei, unsere Chancen, mögliche Probleme jetzt schon zu erkennen, um 30% erhöht. Eine Vorab-Autopsie des potenziell toten Projekts bietet ungeahnte Möglichkeiten, einen tatsächlichen Fehlschlag zu verhindern.

Ich will hier nicht den ewigen Bedenkenträgern und Miesepetern das Wort reden, aber ein gesunder Pessimismus rettet Projekte.

Gary Klein hat 2007 die Methode des pre mortem kurz vorgestellt. Sie lässt sich für die Projektvorbereitung, aber auch für andere Business-Entscheidungen anwenden. Du arbeitest drei Schritte ab und hast mehr Sicherheit, dass dein Projekt in trockenen Tüchern ist.

Pre mortem Schritt 1: Das Katastrophen-Szenario

Sobald das Team über das kommende Projekt gebrieft wurde, trifft man sich zu einer Katastrophen-Sitzung. Der Leiter des Meetings stellt hypothetisch in den Raum, dass das Projekt leider komplett an die Wand gefahren wurde. Und fordert die Anwesenden auf, die Gründe für das Scheitern des Projekts zu finden.

Wichtig: Alles ist erlaubt! Auch skurrile oder extrem unwahrscheinliche Ereignisse wie „der Himmel ist uns auf den Kopf gefallen“, „kein Kaffee mehr da“ oder „der Teamleiter geht unangekündigt in Babypause“ dürfen erwähnt werden. Das öffnet die Teilnehmerinnen für eine freie Kommunikation. Der Benefit: Auch Dinge, die sonst nicht gleich erwähnt werden, kommen auf den Tisch. Das ist ein Brainstorming, also alles darf gesagt werden, es bleibt erst einmal ohne Bewertung. Die Masse macht’s! Aber auch typische Schwachstellen werden so aufgedeckt und konkretisiert:

• Zeitmangel
• fehlende Ressourcen
• ungeklärte Zusammenhänge
• Dinge, die man nicht bedacht hat

Pre mortem Schritt 2: Filtern, sortieren, bewerten

In diesem Schritt 2 sortiert man die bisher gesammelten möglichen Probleme und filtert sie, um einen Überblick zu bekommen:

• was ist wahrscheinlich, was könnte wirklich auftreten?
• was ist besonders gefährlich für das Projekt?
• worauf haben wir überhaupt Einfluss?

Hier engt sich der Blick wieder ein und konzentriert sich auf die für das Projekt schlimmsten und wahrscheinlichsten Risiken, gegen die man aber etwas unternehmen kann. Natürlich gehen wir nicht davon aus, dass uns der sprichwörtliche Himmel auf den Kopf fällt. Und auch die Kaffeeversorgung in der Kantine kann mit einem Abo auf Jahre hinaus gesichert werden. Aber vielleicht besteht die Chance, dass der Teamleiter wegen einer Babypause mitten im Projekt ausfällt? Oder eine Gesetzesänderung verhindert, dass wichtige Daten weiterhin zur Verfügung stehen? Oder der Kunde keine Ressourcen hat, um wirklich ein geplantes Blog mit Content zu füllen?

Die Aufgabe für das Team: Sucht jetzt die 5-10 Gründe für das Scheitern des Projekts heraus, die

• sehr wahrscheinlich auftreten werden
• einen großen Einfluss auf das Projekt haben
• bei denen Ihr dennoch etwas tun könnt, um das Ruder herumzureißen.

Pre mortem Schritt 3: Findet Lösungen – jetzt schon

Die möglichen, eher wahrscheinlich auftretenden Probleme sind bekannt, jetzt geht es um Lösungen. Darum, die Katastrophe verhindern zu können. Überlegt, wie Ihr den größten, übelsten Herausforderungen im Projekt begegnen könnt.

• der Teamleiter kann durch einen jetzt schon designierten Nachfolger bei Bedarf ersetzt werden.
• für eine absehbare Gesetzesänderungen plant Ihr einen Workaround, der ohne die kritischen Daten auskommt.
• falls der Kunde keine Ressourcen für sein Blog hat, habt Ihr SEOs, einen Redaktionsplan und Texterinnen im Hintergrund

Seid schon mal entspannt: Ihr werdet bei all diesen Problemen nicht kalt erwischt, sollten sie auftreten.

Pre mortem: Warum?

Keiner liebt Überraschungen während der Arbeit (eine freundlich herüber geschobene Tasse Kaffee einmal ausgenommen). Leider passieren sie trotzdem – und regelmäßig. Bei großen, kritischen Projekten lohnt es sich deshalb, einen Teil der (meist unangenehmen) Überraschungen vorauszuahnen.

Was Euch das bringt:

• größere Sicherheit im Team, dass das Projekt machbar ist,
• Zuversicht
• und immer einen Plan B, wenn etwas schief läuft.
• man hat ja den Worst Case schon mal (voraus) gesehen.

Geht das auch für Selbständige und Freelancer?

Eigentlich ist es ja eine Team-Übung, aber auch für Solo-Selbständige und Freelancerinnen lohnt es sich, eine völlig freie pre mortem-Sitzung einzuplanen. Einmal zurücktreten und die rosige Projekt-Zukunft gezielt schwarz zu malen. Was könnte so alles passieren?

• die Texterin könnte ausfallen
• der Ansprechpartner beim Kunden könnte nicht zuverlässig erreichbar sein
• der Rechner könnte jetzt wirklich ausfallen
• das Backup lässt sich nicht wieder herstellen

Also, liebe Kolleginnen, geht in Euch und macht – gerne auch beim Erstellen Eures Angebots – eine pre mortem Session. Und schafft Euch ein gutes Gefühl, dass Ihr den Worst Case schon kennt.

Links:

• Vorlage für pre mortem Session
• D. Kahnemann zu Wahrnehmungsverzerrung

Bild: stux auf Pixabay