Wie erreiche ich meine Ziele sicher mit Kaizen?

Silvester ist gefühlt eine Ewigkeit her (Spoiler-Alarm: 3 Monate) und all das, was wir uns damals bei einem Glas Sekt für das tolle, neue 2022 vorgenommen haben, um unsere Ziele endlich zu erreichen – ist vergessen! Wir wollten das Ruder unseres Lebens herumreißen, mit großen, bahnbrechenden Verhaltensänderungen auf diese Ziele zusteuern. Leider hat es (mal wieder?) nicht geklappt.

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Große Ziele – große Schritte!

Wir hatten für uns privat geplant, fitter und gesünder zu werden, ernähren uns aber immer noch von Pizza (kann ich gut verstehen, ich liebe sie!) und joggen auch nicht, wie wir es uns vorgenommen hatten. Wir wollten unser Unternehmen profitabler machen, haben aber trotzdem den Launch unseres neuen Produktes verschoben und unsere aktive Marketing-Strategie, die uns Wunschkunden bringen sollte, wieder an den Nagel gehängt.

Das passiert jedes Jahr immer wieder – uns allen! Weil wir die großen Veränderungen unseres privaten Lebens, unseres Businesserfolgs meist falsch angehen. Nämlich mit einer gewaltigen Hauruck-Aktion, bei der wir alles auf einmal ändern wollen!

Leider klappt das meist nicht, weil der Mensch allen Veränderungen erstmal mißtraut und ihnen möglichst aus dem Weg geht. Sie benötigen außerdem ein hohes Maß an Motivation, das wir im Einzelfall (morgens auf die Piste gehen, im Büro sofort die wichtigste Aufgabe für das neue Ziel umsetzen) einfach nicht abrufen können. Große Veränderungen überfordern unsere Willenskraft, weil wir die schnelle Belohnung lieben und die bei einem großen Ziel in zu weiter Ferne liegt. Da gehen wir lieber den Weg des geringsten Widerstandes und suchen uns eine einfachere Aufgabe, etwas, das uns gerade jetzt weniger anstrengt als eine Stunde Training oder eine langwierige, komplizierte Arbeit. Leider kommen wir so nicht wirklich weiter :(

Wenn wir also unsere großen Ziele möglichst effizient und einfach verwirklichen wollen, brauchen wir eine andere Herangehensweise. Eine, die uns nicht überfordert und möglichst wenig mit unserem sowieso schon anstrengenden Leben kollidiert. Kaizen! Weil das so ist und ich auch so ein Mensch ohne unerschöpfliche Willenskraft bin, schwöre ich auf Kaizen.

Kaizen?

In Japan ist Kaizen eine Lebenseinstellung – im Westen eine wirkungsvolle Methode, große Ergebnisse nachhaltig mit kleinen Schritten zu erreichen. Kaizen heißt übersetzt ganz einfach: Die Veränderung zum Guten. Weil nachhaltige, beständige Veränderung immer ein Prozess ist – und kein einzelner Schritt.

Stell dir vor, du willst endlich so richtig fit werden, und hast dir dafür vorgenommen, dich zum nächsten Halbmarathon anzumelden. Und dann jeden Tag mindestens eine Stunde zu trainieren, damit das auch klappt. Motivation sollte eigentlich kein Problem für dich sein, denn du siehst dich schon mit Startnummer auf der Strecke. Das pusht dich gewaltig!

Und dann ist es mal wieder 6 Uhr morgens und deine Laufstrecke wartet auf dich. Dein warmes Bett hält dich zurück. Die Motivation des großen Ziels reicht gerade jetzt nicht aus, um sich gegen den Wunsch, liegen zu bleiben, durchsetzen zu können. Die Ganz-oder-garnicht-Strategie hat versagt.

Anders ist es mit Kaizen. Hier näherst du dich deinem Ziel strategisch mit den richtigen Mitteln. In kleinen Schritten und jeden Tag ein wenig mehr. Du planst etwas Zeit dafür ein und beginnst mit ersten Maßnahmen. Die haben den Charme, dass du sie auch wirklich umsetzt. Dabei beobachtest du deine Erfolge und korrigierst deine Aktionen regelmäßig, um sie auf Grundlage dieser Beobachtungen zu optimieren. Wenn eine Aktion dich deinem Ziel näher bringt, machst du sie zu deiner Gewohnheit. Denn einmal erworbene Gewohnheiten kosten dich keinen Aufwand, sie täglich umzusetzen. Du erledigst sie automatisch.

Und so startest du mit Kaizen:

Die 5 Prinzipien des Kaizen und dein Warum

Kaizen basiert auf 5 Grundprinzipien. Und Kaizen ist so erfolgreich, weil es diese Regeln dafür sorgen, dass du an den richtigen Dingen arbeitest und die nötigen Schritte in deine Planung, deine täglichen Aktionen integrierst. Bevor du dich an die Details machst, klärst du zuerst dein Warum.

Das Warum

Was immer du erreichen möchtest: orientiere dich an deinem Ikigai (oh, schon wieder japanisch. Heißt aber nur etwas wie „der Grund, warum du jeden Tag aufstehst und aktiv wirst“). Und an dem, das, was dein Wesen ausmacht und was du vervollkommnen willst.

Im Business ist das dein USP und dein Unternehmensziel. Im persönlichen Bereich einfach das Bild, was du von dir als Person hast. Formuliere das Warum also so, dass er dir als Maßstab und Leuchtturm für all deine Aktionen dient.

Das Was

Kaizen ist am Prinzip der Effektivität ausgerichtet. Das, was du tust, sollte auch etwas bewirken. Und es soll dabei möglichst weder Zeit noch Material verschwendet werden. Deshalb orientierst du dich an diesen drei Kaizen-Prinzipien, wenn du dem „Was“ nahe kommen willst. Das gilt für dein Unternehmen genauso wie für deine persönlichen Ziele. Hier gilt es nicht nur, das richtige zu tun, sondern auch Verschwendung zu vermeiden, indem du Überflüssiges erkennst und darauf verzichtest.

1. Das Prinzip der Kundenorientierung

Der Kunde ist bekanntlich König. Was er haben will, bekommt er auch. Nur mit zufriedenen Kunden kann dein Unternehmen überleben und wachsen. Wer nach Kaizen lebt und arbeitet, informiert sich (immer wieder) gründlich darüber, was ihre Kunden sich von ihr wünschen.

Kaizen unterscheidet dabei nach externen Kunden (alle, die deine Produkte kaufen) und internen Kunden (alle, an die du etwas lieferst oder übergibst). Das sind z.B. deine Kolleginnen von der Webentwicklung, denen du als Grafikerin passend formatierte Bilder schicken sollst. Oder deine Familie: Was erwartet sie von Dir, wenn du dich ihr nach der Arbeit widmest?

Im persönlichen Bereich bist du auch selbst oft dein interner Kunde. Weil du etwas von dir erwartest, wenn du dein Ziel erreichen willst. Höre also auf dich, was das genau ist. Und verzichte auch hier auf alles, was dich von deinen Zielen abbringt oder einfach überflüssig ist.

2. Das Prinzip der Qualitätsorientierung

Im Business ist die Qualität der ausgelieferten Produkte extrem wichtig. Investiere hier Zeit und entwickle Prozesse, damit die Qualität dessen, was du an deine (externen wie internen) Kunden übergibst, tadellos ist. Denn alles, was seinen Qualitätskriterien nicht entspricht, ist entweder kompletter Ausschuss oder muss langwierig nachbearbeitet werden. Um beim Beispiel zu bleiben: Wenn du als Grafikerin die Bilder nicht im richtigen Format und auf schnelle Ladezeiten der Website optimiert an die Webentwicklerin übergeben hast, musst du nochmal ran und nachbessern. Und wenn du das Freizeitprogramm für deine Kinder mehr nach deinen eigenen Interessen gestaltet hast, ebenfalls!

3. Das Prinzip der Kritikorientierung

Woher bekommst du aber die nötigen Informationen darüber, was deine Kunden von dir erwarten? Und wie sie mit deinen Produkten derzeit zufrieden sind? Bleib offen für alles, was dir als Feedback von Kunden, nachgelagerten Stellen wie der Webentwicklerin und deiner Familie ins Haus kommt. Mehr noch: Bemühe dich aktiv darum, Feedback zu erhalten. Wenn es um dich persönlich und deine Entwicklung geht: Nimm dir Zeit dafür zu herauszufinden, ob deine aktuellen Aktionen wirklich auf dein großes Ziel einzahlen.

Das Wie

Jetzt geht es ans Eingemachte: Das Wie! Wir wissen, was von uns erwartet wird, damit wir unser Ziel erreichen (oder was wir von uns selbst erwarten). Aber wie wollen wir das umsetzen? Hier greifen die beiden letzten Prinzipien des Kaizen.

4. Das Prinzip der Prozessorientierung

Ziele sind gut und schön, bewährte Prozesse, die dahin führen, sind besser! Beim Kaizen liegt das Augenmerk auf optimierten und immer weiter optimierbaren Prozessen, weil du schon durch die Existenz eines Prozesses

weniger Entscheidungen treffen musst. Entscheidungen kosten Zeit und oft auch Willenskraft, die du besser nutzen kannst.
weniger Fehler machst, weniger Ausschuss produzierst, denn der Prozess zeigt dir genau, was wann zu tun ist, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten.
und das Rad nicht immer wieder neu erfinden musst.

Starte also jede Veränderung, die du vornehmen willst, indem du den zuerst aktuellen Prozess beschreibst, nach dem du derzeit vorgehst. Dann kannst du mögliche Schwachstellen ausmachen und eine erste Veränderung vornehmen. Vielleicht musst du als Grafikerin immer wieder eine Menge Bilder passend zuschneiden, verkleinern oder in der Dateigröße für das Internet reduzieren, bevor du sie auslieferst? Dann suchst du z.B. nach einer Funktion deines Bildbearbeitungsprogramms, die dir diese Arbeit automatisiert abnehmen kann (Batch Processing). Du probierst sie aus und beobachtest, ob das Ergebnis deinen Erwartungen entspricht.

Hier liegt das große Potenzial von Kaizen: Schon diese erste Veränderung ist immer klein und sollte so klein sein, dass du sie auch wirklich umsetzt. Du hast den ersten Schritt auf dein Ziel hin getan.

5. Das Prinzip der Standardisierung

Du hast deinen ersten Prozess beschrieben und auf Optimierungspotenzial hin untersucht. Und eine Veränderung vorgenommen. Sie hat sich bewährt, du erzielst mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse. An dieser Stelle meinen herzlichen Glückwunsch! Dann zieh den vollen Nutzen aus deinem Experiment und bau die Veränderung dauerhaft in den Prozess ein. Mach den neuen Prozess zum Standard. Und genieße das Ergebnis!

Du sparst regelmäßig Zeit (oder Material, wenn dein Prozess Materialverbrauch beinhaltet)
Du hast den ersten Schritt zu einer autmatischen Qualitätssicherung getan
Und du hast mit deinem neuen Prozess schon die Grundlage für eine weitere Optimierungsschleife: Nach dem Spiel ist ja bekanntlich vor dem Spiel!

Kaizen im Alleingang?

Kaizen kommt eigentlich aus der Welt der großen Unternehmen, deren Produkte durch das Zusammenspiel viele Mitarbeiter an unterschiedlichen Stellen erzeugt werden. Es ist ein Teamsport, weil sich Mitarbeiter des Unternehmens regelmäßig treffen, um Vorschläge für Veränderungen zu erarbeiten und umzusetzen. Deshalb denkt man erst einmal nicht, dass für solche Strukturen entwickelte Konzepte sich auch für kleine Unternehmen und uns Solopreneurinnen eignen. Dass wir Kaizen auch in unserem Business erfolgreich einführen können.

Wie du vieleicht schon gesehen hast: So bewerten wir Kaizen zu eng und nehmen uns eine Chance. Eben weil es kein starres System, sondern eine Denkweise, eine Philosophie ist, die sich nicht nur im Unternehmen, sondern auch im Privatbereich und in der persönlichen Entwicklung erfolgreich anwenden lässt.

Trau dich also und gib den kleinen Schritten eine Chance, damit du so deine großen Ziele erreichst.

Bild: vivi14216