Quartalsplanung und Debriefing

Quartalsplanung und Debriefing – warum beides für deinen Erfolg so wichtig ist.

Ist dir auch aufgefallen, dass zwischen Schneeglöckchen und Ostereiern gerade das erste Quartal 2023 vorbei gegangen ist? Mit anderen Worten: 3 Monate von 12, die du für deine Jahresziele brauchst, sind schon Geschichte.

Wie geht es dir mit deinen Jahreszielen jetzt? Am besten überprüfst du das, wenn du deine Aufgaben und Zwischenziele für das Jahr durch Quartalsplanung übersichtlicher und greifbarer gestaltest. Und deine Ergebnisse regelmäßig überprüfst. Warum das so ist, erfährst du hier. Und natürlich auch, wie es für dich am besten funktioniert.

Warum Quartalsplanung? Reicht denn nicht ein Jahresziel?

Ich plane meine mittelfristigen Ziele (ja, es können gerne auch mehrere sein, wenn sie sich nicht gegenseitig blockieren) gewöhnlich zwischen Weihnachten und Silvester. Da habe ich Ruhe zum Nachdenken und kann ohne äußere Störungen meine Wünsche und Prioritäten für das kommende Jahr sortieren und formulieren. Ich kann so Klarheit über meine Ziele gewinnen: Was will ich wirklich erreichen – und wie komme ich innerhalb des nächsten Jahres genau dahin?

Ein Jahr ist aber auch ein verdammt langer Zeitraum. Wie kann ich zwischendurch wissen, wo ich gerade stehen sollte, wenn ich am 31.12. mein Ziel erreicht haben will? Der Überblick über ein ganzes Jahr ist schwer zu behalten, du brauchst Zwischenschritte, Zwischenziele.

Definiere Zwischenziele für jedes Quartal

Zwischenziele (Teilziele auf dem Weg zu deinem gewünschten Ergebnis) haben drei grandiose Vorteile für deine Produktivität:

  1. Du hast kleinere Einheiten vor dir, die du auf dem Weg zum Ziel schneller erreichen kannst. Dinge, die du zwischendurch unbedingt abhaken musst, um den nächsten Schritt zu tun. Die Bausteine deines großen Ziels eben.
  2. Weil diese Einheiten an Aufwand und Zeitrahmen überschaubarer und konkreter sind als das große Ziel, auf das sie einzahlen, fördern sie deine Motivation, konsequent darauf hin zu arbeiten. Du bleibst einfach leichter dran, statt dich zu verzetteln. Das ist ganz wichtig, denn viele gute Ergebnisse werden nie erreicht, weil uns auf dem Weg dahin die Motivation ausgeht. Kurzfristige Befriedigung ist einfach attraktiver und verführt uns dazu, unseren Zielkurs zu verlassen. Facebook scrollen statt arbeiten, eben!
  3. Quartalsziele helfen dir täglich, deine Prioritäten zu setzen und so die richtige Entscheidung zu treffen. Welche möglichen Aufgaben willst du heute erledigen, weil sie auf dein Ziel einzahlen? Dein Quartalsziel zeigt dir, was du in nächster Zeit erreichen willst. So findest du leicht heraus, was jeden Tag zu tun ist.

Aber da ist noch mehr!

Machst du schon Quartalsplanung? Dann auf zum Debriefing!

Wenn ja: Herzlichen Glückwunsch, du hast die beste Übersicht darüber, ob du deinen Zielen so nahe gekommen bist wie in dieser Zeit möglich. Um das genau zu überprüfen und Schlüsse für deine weiteren Schritte daraus zu ziehen, machst du am besten jetzt (also nach dem abgelaufenen Quartal) ein Debriefing.

Was ist Debriefing – und kann ich das alleine tun?

Debriefing? Das Konzept kommt eigentlich aus dem Bereich des Projektmanagements. Das Projektteam bewertet nach Abschluß des Projekts,

  • ob das gesteckte Ziel erreicht wurde
  • wie es im Detail gelaufen ist,
  • was man aus positiven Erfahrungen für das nächste Projekt mitnehmen kann
  • wo es noch Optimierungsbedarf gibt

Debriefing ist aber eine Technik, die du auch als Einzelselbständige effektiv nutzen kannst, um deine Erkenntnisse aus dem abgelaufenen Quartal zu gewinnen, damit die nächsten Quartale (noch) besser laufen. Nimm dir also nach Ablauf dieses Quartals etwas Zeit und schau zurück, wie du vorgegangen bist. Vergleiche dabei nicht nur, wie nahe du deinem Quartalsziel gekommen bist, sondern gehe ins Detail, um wirklich von deinen Prozessen zu profitieren. Frag dich also:

  • Hast du dein Quartalsziel erreicht? Wenn ja:
  • Wie bist du dabei vorgegangen? Welche Prozesse haben dich begleitet?
  • Hast du z.B. jeden Morgen konsequent eine Stunde an deinem Ziel gearbeitet? Oder hat dich dein Zeitmanagement-Tool (Kanban, Bullet Journal, GTD) besonders effektiv dabei unterstützt?
  • Wenn du mit deinem Ergebnis nicht zufrieden bist:
  • Welche Prozesse, welche Hilfsmittel lassen sich verbessern? Und wie könnte das klappen?
  • Welche externen Faktoren haben dazu beigetragen, dass dein Ergebnis nicht ausreicht, um dein Quartalsziel zu erreichen? Wurdest du oft unterbrochen oder warst du lange krank? Hast du die Zeit, die dir für dein Ziel täglich zur Verfügung steht, falsch eingeschätzt?
  • Welche internen Faktoren haben gewirkt? Hast du dich leicht ablenken lassen oder waren dir andere Dinge im Moment einfach wichtiger? War es zu anstrengend, täglich für dein Ziel zu arbeiten?

Debriefing hilft dir weiter, wenn du ehrlich mit dir bist.

Eben habe ich interne und externe Faktoren genannt, die dich in den letzten drei Monaten behindert haben könnten. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie dir helfen kann, vorurteilslos und effizient festzustellen, was es wirklich ist, das dich von der Erreichung deines Quartalsziels abgehalten hat. Es geht hier nicht nur darum, die Quelle des Problems zu finden, sondern besonders darum, sie richtig einzuordnen. Welche Unstände und Faktoren kannst du beeinflussen, welche nicht?

Überlege also genau, ob es wirklich in deiner Macht steht, äußere Bedingungen für deine Arbeit so zu ändern, dass die nächsten Quartalsziele erreicht werden können. Oder ob du dein Pensum für jedes Quartal einfach herunterschrauben und dein Jahresziel etwas kleiner formulieren solltest.

Wenn du also vielleicht zu optimistisch mit deiner Zeitplanung warst: Pass dein Tempo an die äußeren Gegebenheiten an, wenn du die nächsten Quartale angehst. Vielleicht tun es weniger neue Kunden und ein geringerer Jahresumsatz auch schon, weil mehr einfach unter den gegebenen Bedingungen nicht zu schaffen ist.

Finde die Stellschrauben, an denen du im nächsten Quartal drehen kannst

Aber erkenne auch, wenn es an dir gelegen hat, dass du nicht so weit wie geplant gekommen bist. Ohne dich mit Selbstvorwürfen zu überschütten und herunterzuziehen. Es geht nisch um Schuldzuweisung, sondern um dein persönliches Optimierungspotenziel!

Überlege, wo und wie du besser werden kannst. Vielleicht kannst du am Abend doch mehr für dein Ziel tun? Oder du kannst gezielt Ablenkungen ausschalten, indem du währen dieser Zeit dein Handy lautlos stellst und im Browser wirklich nur die Suchmaschine deines Vertrauens (und nicht Youtube oder Insta) offen hast.

Untersuche auch mal Aufgaben, die dir unverzichtbar erschienen sind, auf ihre Bedeutung für dein Ziel. Kannst du darauf verzichten oder sie einfach outsourcen? Oder werden sie vielleicht erst in einer späteren Phase deines Projekts wichtig, und sie würden dir jetzt nur wertvolle Zeit stehlen?

Du siehst schon: Mit diesem Debriefing kannst du mühelos deine Quartalsplanung anpassen und optimieren: Wenn du schneller bist als gedacht, geht mehr (oder du brauchst weniger Zeit), wenn es nicht perfekt lief, hast du jetzt einen besseren weil realistischeren Plan für den Rest des Jahres.

Du hast noch keine Quartalsplanung: Dann versuch es gleich mal!

Du kennst zwar deine Jahresziele, hast aber bisher einfach losgelegt, ohne deine Zwischenstufen zum Erfolg zu kennen? Kein Problem. Du kannst jederzeit einsteigen.

  • Unterteile deine Ziele in vier Blöcke mit je einem Milestone / Meilestein, den du jeweils zum Quartalsende erreicht haben willst.
  • Denk daran, dass wir alle gerne optimistisch planen, also ohne Phasen von Krankheit, externen Einflüssen wie Corona, die uns bremsen können. Und wir vergessen auch gerne, dass das Arbeitsjahr nicht 365, sondern nur ca. 220 Tage hat. Wochenende und Urlaub sollen ja schließlich auch sein.
  • Lege also deine Zwischenziele so, dass du genug Puffer für diese Dinge hast.
  • Greif auf deine Erfahrungen des letzten Quartals zurück: Wie oft hast du wirklich dein gewünschtes Soll erfüllt? Bist du so weit, wie du nach drei Monaten sein könntest?
  • Und schau mal, welche Erkenntnisse du aus deinem Arbeitsstil und deinen Ressourcen ziehen kannst. Bleiben dir wirklich zwei Stunden pro Tag, um an deinem Ziel zu arbeiten? Oder ist das zu viel, nachdem du deine Kinder zu Bett gebracht hast? Das ist besonders wichtig, wenn dein Ziel nicht Teil deiner Arbeit, sondern ein nebenberuflich entstehen soll.

Es ist nie zu spät

Wenn du es ernst meinst mit den Beschlüssen, die zu Silvester gefaßt hast. Wenn du daraus konkrete Ziele abgeleitet hast und willens bist, sie jeden Tag mit kleinen Schritten zu erreichen, hilft die die Quartalsplanung, den Überblick über Soll- und Ist-Zustand zu behalten. Damit kannst du jederzeit neu beginnen. Wichtig ist allerdings: Schließe jedes Quartal mit einem Debrifing ab, um den besten Nutzen aus deiner Arbeit zu ziehen und Optimierungspotenziale in deinen Prozessen aufzudecken.

Welches Tool du zur Planung benutzt, ist egal. Handschriftlich, mit Excel oder in einer App: Hauptsache, du benutzt es täglich, um deine Ziele im Blick zu behalten und deine Aktivitäten nach deinen Prioritäten auswählen zu können.

Bild: Paul Diaconu

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