Verschwendung aufdecken: Finde die ungehobenen Schätze in deinem Unternehmen

Da waren die Augen mal wieder größer als der Magen: Ein Kilo leckere Tomaten gekauft und dann nur die Hälfte verbraucht. Nach einer Woche landet der Rest leider in der Tonne. Oder die Bequemlichkeit verhindert, dass wir abends den Standby-Modus des Fernsehers ausschalten und den Rechner herunterfahren. Das kostet im Jahr diverse Kilowattstunden Mehrverbrauch, der uns nichts bringt.

Die reine Verschwendung!

Verschwendung – Falle und Potenzial für Unternehmen

Im Privatleben kennen wir das Problem der Verschwendung unserer Ressourcen (meist das liebe Geld, das wir für Tomaten und Strom hinlegen müssen, ohne etwas Sinnvolles dafür zu bekommen). Durch Ahnungs- oder Gedankenlosigkeit vernichten wir so immer wieder Werte.

Du kannst dir vielleicht vorstellen, dass gerade große Unternehmen Verschwendung betreiben (auch die werfen abends nicht verkaufte Tomaten einfach weg), aber dort plant und preist das Management diese Verluste ein (und lässt uns Verbraucherinnen dafür zahlen).

Aber sie vermeiden an anderer Stelle auch, dass Werte vernichtet werden und ihre Gewinne schmälern. Wäre es nicht so, könnten diese Konzerne nicht überleben. Denn: Verschwendung aufzuspüren und zu vermeiden bietet die Möglichkeit, neue oder verborgene Werte zu generieren.

Dabei muss es nicht um große Prozesse in weltweit agierenden Firmen gehen: Auch in deinem Einzelunternehmen findest du ungehobene Schätze, wenn du auf die Suche nach Verschwendung gehst.

Mit Kaizen!

Verschwendung aufdecken mit Kaizen

Mit dem Kaizen-Prinzip verbesserst du die Abläufe in deinem Unternehmen kontinuierlich und in kleinen, konsequenten Schritten. Dafür begibst du dich auf die Suche nach Prozessen, die in Sachen Effizienz noch Luft nach oben haben. Deine Belohnung:

• mehr Einkommen pro Zeiteinheit
• zufriedenere Kunden
• entspannte Freizeit

Muda – die Verschwendung ist hier der Maßstab, nach dem du deine Prozesse und ihre Ergebnisse überprüfst. Meist geht es bei uns Wissensarbeiterinnen und Solopreneurinnen um die kostbare Ressource Zeit, aber manchmal auch um mehr. Schau also einmal nach, wo du in deinem Unternehmen Verschwendung aufdecken und beseitigen kannst.

Digitalisierung spart Zeit und Material

Vor 20 Jahren habe ich meine Rechnungen noch ausgedruckt (auf echtem Briefpapier mit Briefkopf und Logo!) und an meine Kunden per Post verschickt. Weil damals als PDF verschickte Rechnungen vom Finanzamt noch nicht für die Umsatzsteuer anerkannt wurden. Das geht inzwischen besser.

Was mit dem Rest der teuer gekauften Briefbögen passiert ist, kannst du dir denken: Es wurde Schmierpapier für Entwürfe.

Also überlege, wo du in deinem Unternehmen Material (Papier, Toner, Briefmarken …) einsparen kannst.

• Wenn auch deine Lieferanten (Designer, Provider, Telefongesellschaft) ihre Rechnungen digital schicken, vereinbare mit deinem Steuerberater, dass er die Daten ebenfalls als PDFs übernimmt. Und du nichts mehr ausdrucken und ihm herüberreichen musst.
• Überlege, ob du deine Kundenkontakte in einem CRM organisierst, statt die Korrespondenz mit handschriftlichen Notizen zu verwalten.
• Wenn du mit deinen Kunden meist per Telefon kommunizierst: Halte deine Adressverwaltung auf dem Smartphone mit einem Cloudanbieter oder mit der NextCloud synchron.
• Organisiere deine Projekte mit einer Software, die du auch unterwegs auf dem Smartphone benutzen kannst. Trello oder Notion sind für die meisten Funktionen kostenlos und bieten komfortable Apps für beide Betriebssysteme an.

Mit etwas Nachdenken findest du sicher noch mehr Funktionen oder Objekte in deinem Unternehmen, die sich auch digital umsetzen lassen.

Aufgaben bündeln für mehr Effizienz

Der tägliche Kleinkram kann viel Zeit kosten. Besser ist es, ihn gezielt auf bestimmte Zeiten und Tage zu verteilen. So verzettelst du dich nicht und hast trotzdem alles im Griff.

• Reserviere dir einen Buchhaltungs-Tag pro Woche (oder im Monat, wenn das für dich reicht). Kontoauszüge holen, Zahlungseingänge prüfen, Rechnungen begleichen. Erfahrungsmäß ist das kein ganzer Tag, sondern du brauchst nur eine Stunde, um alles zu erledigen. Aber der feste Termin sorgt dafür, dass du es auch wirklich tust.
• 2mal pro Tag E-Mails checken reicht! Vertrau mir – das klappt wirklich. Wenn du allerdings dein Projektmanagement per E-Mail betreibst: Überleg mal, ob das nicht besser und übersichtlicher über Kanban mit Trello klappt.
• Plane einen Telefontag ein: Wenn du eine Terminanfrage erhältst, vereinbare sie für diesen Tag. Und halte dir den Rest der Woche frei für kreative Arbeit.
• Du bloggst oder betreibst einen Podcast: Arbeite deinen Redaktionsplan ab, statt jede Woche nach Themen zu suchen.

Je mehr Aufgaben du zusammenfassen kannst, desto leichter gehen sie dir von der Hand. Und die feste Planung von Zeitblöcken für diese Aufgaben sonrgt dafür, dass du sie auch wirklich anpackst. Und so jede Menge Zeit sparst.

Zeit sparen plus Qualitätssicherung durch Checklisten

Sicher hast du keine Lust, das Rad immer wieder neu zu erfinden! Aber wir alle tun das oft genug, wenn wir für Aufgaben, die selten getan werden müssen, aber extrem wichtig sind, keine Vorlage haben.

Wie war das nochmal letztes Jahr bei der Steuererklärung? Und wie ging das Website-Update, das ich nur einmal im Monat mache? Wie sorge ich mit einem optimalen Kunden-Onboarding dafür, dass das nächste Projekt schnell und zur beiderseitigen Zufriedenheit abläuft?

Wenn du hier einen Arbeitsschritt vergißt oder dich nicht mehr erinnerst, was zu tun ist, kannst du kostspielige Fehler machen. Oder im einfachsten Fall Zeit verschwenden, weil du immer wieder überlegen musst, wie du jetzt vorgehen solltest.

Mit Checklisten erreichst du, dass

• selten ausgübte oder komplexe Aufgaben nach Plan und optimal verlaufen. Ohne immer wieder zusätzliches Gehirnschmalz von deiner Seite
• die Qualität der Ergebnisse optimal ist, weil nichts vergessen wurde
• dein Arbeitstempo steigt, weil du nur einfach deine Checkliste abarbeiten musst
• weniger Nachbesserung nötig ist und weniger Ausschuss produziert wird, weil du alle Schritte genau kennst

Checklisten sind dein Freund. Sie kosten erst einmal etwas Zeit, um sie anzulegen. Aber die spielen sie mehrfach ein!

Wartezeiten nützen

Wer viel unterwegs ist, hat auch oft lange Warte- oder Leerzeiten. Warten auf den ÖPNV, im Flieger oder auf langen Autofahrten, vor Terminen. Wenn du diese Zeit nicht einfach zur gezielten Entspannung nutzen willst, sei einfach gut vorbereitet, und du verschwendest diese Zeit nicht.

• spick deine Tasche mit den Zeitungsartikeln, die du gerne lesen willst (Old School aber immer noch gut)
• höre deinen Lieblings-Podcast oder ein Hörbuch
• beantworte E-Mails
• oder nutze die kreative Auszeit, um Ideen für dein nächstes Projekt ins Smartphone zu diktieren

Du weiß sicher am besten, wo deine häufigsten Leerzeiten liegen und wie du diese Zeit nutzen statt verschwenden kannst.

Kurze Wege durch Büroorganisation

Gehen wir mal auf den Ursprung von Kaizen zurück. Da ging es um um die optimale Arbeitsumgebung, die durch ihre Gestaltung Prozesse und Wege verkürzte. Auch du kannst eine Menge Zeit einsparen, wenn du dein Büro passend zu deinen Workflows organisierst.

• Material wird so untergebracht, dass du es nach Häufigkeit der Benutzung organisierst
• auf dem Schreibtisch liegt nur, was du gerade jetzt brauchst: Rechner, Maus, Block und Stifte
• hinter dir und unter dem Schreibtisch findest du alles, was du oft benötigst: Büromaterialien, dein 43 Files Ordner, …
• alles andere (Archivunterlagen, alte Steuerbescheide, Dinge, die du einmal im Jahr anfasst) legst du im Keller oder sonstwo ab. Wo immer es dich nicht bei der täglichen Arbeit stört.

Check mal dein Büro, ob du hier noch Optimierungspotenzial ausmachen kannst. Das kostet nichts und spart jede Menge Zeit.

Unterstützung durch Routinen

Hast du dich auch schon einmal mühsam aufgerafft, um die ungeliebte Umsatzsteuervoranmeldung für deine Steuerberaterin vorzubereiten? Oder brauchst du generell morgens am Schreibtisch eine längere Anschubphase mit Facebook, Insta oder Netflix, um dich erst danach deiner produktiven Arbeit zuzuwenden?

Hier forderst du jedes Mal einen Teil deiner kostbaren Willenskraft an, um das Richtige (Nötige) zu tun. Das ist anstrengend, weil Willenskraft jede Menge Energie kostet. Und die ist nicht unbegrenzt verfügbar.

Dämme diese Verschwendung deiner Energie ein, indem du dich täglich durch Routinen, nützliche Gewohnheiten unterstützt.

Wenn ein positives Verhalten („Am 1. des Monats mache ich die Umsatzsteuer für den letzten Monat fertig.“, „Morgens überprüfe ich meinen Tagesplan, um mit der wichtigsten Aufgabe gleich zu starten.“) einmal zur Gewohnheit geworden ist, kostet es dich kaum noch Energie. Im Gegenteil: Wenn du es einmal vergisst, fehlt dir etwas.

Welche neue Gewohnheit willst du als Nächste etablieren?

Deine Zeit schützen

Bist du auch 24/7 für deine Kunden verfügbar? Und vernichtest du damit die notwendige Entspannung (und die Energie, die du für deine produktive Arbeit brauchst?). Dann verschwende deine beste Zeit nicht mit Bereitschaft, sondern begrenze die Stunden, in denen du erreichbar bist.

Wenn du nicht gerade einen 24-Stunden-Service für kritische Kundenanfragen alleine stemmst (mach das besser nicht!), kannst du deine ansprechbare Bürozeit problemlos beschränken. Oder kennst du einen normalen Supermarkt, der nach 8 Uhr abends noch offen hat?

Definiere also deine offizielle Bürozeit neu und kommuniziere sie aktiv

• auf deiner Website
• in deinem Google MyBusiness Profil
• mit einer freundlichen Anrufbeantworter-Ansage
• auf deinen Print-Produkten

Wenn du glaubst, dass es garnicht ohne 24/7 geht: Organisiere dir einen Büroservice oder einer persönliche Assistenz für die zusätzlichen Stunden. Hauptsache, du verschwendest keine Energie darauf, immer präsent zu sein.

Make or buy?

Machst du auch noch Dinge selbst, die jemand anderes für dich billiger (und oft auch besser) erledigen könnte? Hier lauert ein riesiges Verschwendungspotenzial.

In den ersten Jahren meiner Selbständigkeit habe ich meine Steuern für mein Solo-Unternehmen selbst gemacht. Jede Umsatzsteuervoranmeldung hat mich Nerven und Zeit gekostet, die ich besser in mein Unternehmen gesteckt hätte.

Gerade Solopreneurinnen arbeiten am Anfang nach der Maxime „Selbst und ständig“. Man weiß nicht, wo man das knappe erste Geld sinnvoll investieren soll. Um mehr daraus zu machen.

Oft ist die Antwort ganz einfach: Wenn du etwas zu einem geringeren Preis herausgeben kannst, als dein Stundensatz für dieselbe Zeit betragen würde, dann such dir eine Spezialistin. 8 Stunden zu deinem Satz in eine Social Media Kampagne gesteckt ist sicher schlechter als 4 Stunden von der Fachfrau. Und meist auch besser.

Also mehr Mut zum Outsourcen. Es lohnt sich. Denn die Zeit, die du nicht für diese Sache verwenden musst, hast du für Kundenaufträge frei. die dir Geld einspielen.

Was keine Verschwendung ist

Bitte nicht verwechseln: Freizeit und Zeitverschwendung. Es geht nicht darum, dass du jede Minute arbeitest. Im Gegenteil! Wir leben ja nicht, um zu arbeiten, sondern umgekehrt. Also: Das hier ist keine Zeitverschwendung, sondern etwas, das für dich, dein Wohlbefinden und deine Leistungsfähigkeit wichtig ist:

• Meine Nummer 1: eingeplante, reuelose Freizeit. Also nicht die halbe Stunde, die du auf Netflix verdaddelst, bevor du dich zur Arbeit aufraffen kannst. Nein, du brauchst jeden Tag, jede Woche, monatlich und im Jahr fest eingeplante Zeiten, in denen du deine Kräfte regenerierst, neue Inspirationen sammelst und einfach nur Spaß hast. Also trenne Arbeit und Freizeit, um beides effektiver zu gestalten.
• Auch Zeit, die du zur Pflege deiner Beziehungen brauchst, ist keine Verschwendung. Familie und Freunde sind der wichtigste Teil deines Lebens. Und die Pflege deiner Netzwerke verbindet private Freude und geschäftlichen Gewinn. Auch dafür brauchst du Zeit.
• Was gerne mal vergessen wird: Zeit, um an deinem Unternehmen zu arbeiten. Auch wenn du gerade keine Kundenaufträge abarbeitest und deine Social Media Kampagne fütterst: Du brauchst Zeit, um die nächsten Schritte für dein Business zu entwickeln. Die Jahresplanung, das nächste heiße Ding. Auch diese Zeit, die du vielleicht in Klausur verbringst, ist keine Verschwendung, sondern der Treibstoff, der dein Business auf die nächste Ebene katapultiert.

In diesem Sinne wünsche ich dir viel Erfolg bei der Suche nach muda – Verschwendung in deinem Unternehmen.

Bild: balouriarajesh