Aufscheiben und Prokrastinieren loswerden

4 Gründe, warum Prokrastinieren der Produktivitätskiller Nr. 1 ist – und wie du das verhindern kannst

Aufschieben, Prokrastinieren: Du kommst einfach nicht in die Puschen, um deine Aufträge abzuarbeiten? Du bist immer zu spät dran und ärgerst dich, weil du schon wieder viel mehr Zeit in das Kundenprojekt gesteckt hast als geplant? Weil dein Privatleben zu kurz kommt und das schlechte Gewissen dein ständiger Begleiter ist?

Schiebst du auch gerne auf?

Wenn du das kennst, bist du wahrscheinlich in die übelste Falle gerannt, die dich deine Produktivität kosten kann: Das Prokrastinieren. Will sagen: Du schiebst Projekte und Aufgaben immer wieder auf, statt sie einfach anzupacken und vom Tisch zu bekommen.

Hier zeige ich dir, warum das Aufschieben dir massiv schadet. Und wie du es in den Griff bekommst: Für mehr produktive Ergebnisse im Beruf und ein zufriedenes Privatleben.

1. Aufschieben ist reine Zeitverschwendung

Wann schiebst du deine nächste Aufgabe besonders gerne auf? Wenn du heute einfach keine Lust hast, einen wichtigen Anruf zu machen oder ein Meeting vorzubereiten. Weil du das Gefühl hast, hier lauert entweder eine anstrengende Herausforderung oder die pure Langeweile.

Ich verstehe dich: All das ist nicht lustig und motiviert auch nicht. Also heute (wieder) lieber nicht.

Aber was passiert dann?

Morgen stehst du vor genau derselben Situation, die du gestern durch Prokrastinieren umgangen hast. Der Anruf und die Planung des Meetings stehen immer noch aus. Und wenn du ganz ehrlich bist, hast du gestern statt dessen deinen Schreibtisch aufgeräumt oder (mit schlechtem Gewissen) nachgeschaut, wer gerade auf Facebook ein paar nette Katzenvideos gepostet hat.

Du hast also in der verfügbaren Zeit nichts getan, was dich weiter gebracht hätte, was deinen Zielen dienen könnte. Der aufgeräumte Schreibtisch sieht zwar nach Arbeit aus, ist es aber nicht wirklich. Und die Tour auf Facebook könnte Freizeit sein, aber sie fühlt sich nicht so an. Weil du dir nicht wirklich frei gegeben hast, sondern mit schlechtem Gewissen etwas von deiner produktiven Arbeitszeit abgezwackt hast. Der Erholungseffekt ist dann gleich null.

Und was noch blöder ist: Du brauchst heute doch noch einmal Zeit, um die aufgeschobenen Aufgaben wirklich umzusetzen. Wenn das keine Zeitverschwendung ist!

Das geht besser – mit schnellen Entscheidungen

Vielleicht war dein Gefühl ja richtig. Vielleicht hast du die Sache aus einem guten Grund aufgeschoben. Wenn du wieder einmal vor der Mauer aus schwerer, nerviger oder langweiliger Arbeit stehst, frag dich doch:

  • Ist diese Aufgabe wirklich wichtig? Und wenn ja: Muss ausgerechnet ich sie tun?
  • Manchmal bürdet man sich Dinge auf, die bei genauer Betrachtung den Aufwand nicht wert sind.
  • Ist also der Anruf, den du nicht machen willst, für dein Business wichtig? Oder eher nicht?
  • Und kann nicht jemand anders das Meeting organisieren, der das öfter und lieber macht?
  • Oder ist eines von Beidem inzwischen schon obsolet geworden?

Entscheide also klar und emotionslos, wann du eine Sache lieber garnicht tust, weil sie dir nichts bringt oder sie bei anderen besser aufgehoben ist. Und verschwende keine Zeit mehr, indem du diese Entscheidung vor dir herschiebst.

Wenn die Aufgabe aber wirklich deine Sache ist: Verschwende auch dann keine Zeit mehr und mache einen ersten kleinen Schritt zu ihrer Erledigung.

2. Der Teufelskreis Prokrastinieren

Bei hartnäckigen, gewohnheitsmäßigen Prokrastinierern ist Aufschieben ja nicht nur ein einmaliger Akt: Heute nicht, dann mache ich es morgen. Gewöhnlich schiebt man Dinge, die einem widerstreben oder gefährlich scheinen, mehrfach auf. So gerätst du dann in einen wahren Teufelskreis, der sich selbst füttert:

  1. Schritt: Du weigerst dich, eine schwere oder langweilige Aufgabe anzugehen. Und du schiebst sie auf. Tust lieber etwas, das leichter geht oder mehr Spaß verspricht. Morgen ist schließlich auch noch ein Tag!
  2. Schritt: Jetzt fühlst du dich erst einmal erleichtert: Weder Langeweile noch Überforderung durch diese Aufgabe drohen im Moment. Ein wirklich gutes Gefühl.
  3. Schritt: Dann meldet sich leider das schlechte Gewissen mit Selbstvorwürfen, weil du aufgeschoben hast: „Wie konnte ich nur?“ „Ich bin einfach zu faul / unfähig.“
  4. Schritt: Du siehst, dass die Aufgabe immer noch auf dich wartet. Das setzt dich gewaltig unter Druck. Eventuell noch mehr, wenn du eine Deadline hast, weil das den Stress noch steigert.
  5. Schritt: Dein Selbstwertgefühl sinkt. Du setzt dir mit unfreundlichen Selbstgesprächen wie: „Ich habe es wieder mal nicht geschafft, ich bin unfähig.“ zu und findest dich danach nur noch unzulänglich in deinem Job.
  6. Schritt: Wenn du jetzt daran denkst, dass du die Aufgabe morgen anpacken sollst, melden sich Selbstzweifel: „Schaffe ich das überhaupt, kann ich durchhalten?“ Das zieht dich noch weiter herunter.

Dann siehst du am nächsten Morgen die ungeliebte Aufgabe wieder vor dir. Und schon bist du wieder bei Schritt 1: Lieber noch mal aufschieben!

Du kannst dir vorstellen, wie der Teufelskreis die nächsten Tage automatisch anläuft und du deine Aufgabe wieder und wieder verschiebst. Und dich schlechter fühlst. Und vielleicht auch massive Konsequenzen erfährst, wenn du die Deadline schmeißt.

Das geht besser – mit kleinen Schritten

Oft schiebt man eine Sache auf, weil man nicht den richtigen Einstieg findet. Vielleicht kennst du dich mit der Planung des Meetings wirklich nicht so gut aus? Hier hilft es, einen ersten Schritt festzulegen, mit dem du startest. Irgendetwas, das du schon kennst. Vielleicht weißt du, wo du die Teilnehmerliste herbekommst? Oder wo du eine Vorlage für die Tagesordnung finden kannst.

Wenn du wirklich nicht weißt, wie du es anpacken sollst, könntest du als Einstieg ins Projekt jemanden ausfindig machen, der sich damit auskennt, und ihn / sie fragen, wie es geht.

Hauptsache, du hast einen ersten kleinen Schritt gefunden, mit dem du den Teufelskreis verlassen und die Initiative ergreifen kannst. So machst du dich nicht mehr zum Opfer der Umstände. Und ich kann dir sagen: Das fühlt sich richtig gut an!

Zurück zum wichtigen Telefonat: Vielleicht hast du ja keine Lust, hier einem Angebot nachzufassen? Oder eine unangenehme Kundenanfrage zu beantworten, weil du Angst vor negativem Feedback hast?

Was immer dich auch abhält: Mach die verhasste Aufgabe zu deiner persönlichen Sache! Stell dir vor, wie toll es wäre, wenn du durch dein Nachfassen den Auftrag an Land ziehen könntest. Und wie viel Potenzial in einer Kundenbeschwerde steckt, weil du sie richtig beantworten kannst. Das kann ich unterschreiben: Einer meiner besten, treuesten Kunden hat mich weiterempfohlen, nachdem ich seine Beschwerde qualifiziert beantwortet und das Problem aus der Welt geschafft habe.

Also motiviere dich durch die Möglichkeiten, die sich mit der unangenehmen Aufgabe für dich ergeben. Und pack sie einfach an.

3. „Ich bin unter Stress am besten!“ – Ein Märchen!

Bisher war von den sogenannten Vermeidungsaufschiebern die Rede: Sie wollen einer Situation entkommen, die ihnen Unbehagen bereitet.

Aber du gehörst zur Gruppe der Erregungsaufschieber? Du erledigst alles auf den letzten Drücker und findest, dass du dann erst zu Höchstform aufläufst?

Und so sieht es aus: Wenn alle anderen stöhnen, weil die Deadline schon so nahe ist und sie dem Zeitplan hoffnungslos hinterherlaufen, schlägt deine Stunde. Du sparst ja auch so viel Zeit, weil du einen Tag (und eine Nachtschicht) für ein Projekt brauchst, für das andere eine Woche angesetzt hatten. Und du lieferst auch auf den letzten Drücker. Aber ist das wirklich so und so gut?

Erregungsaufschieber werden meist dann aktiv, wenn der normale Betrieb sie langweilt, wenn ihr Beruf und ihr Leben nicht genug Spannung bereit hält. Mit dem einfachen Trick, alles bis kurz vor knapp aufzuschieben, bringen sie Spannung und Abenteuer in ihr Dasein. Sie arbeiten kurzfristig rund um die Uhr und liefern tatsächlich um 5 Minuten vor 12 ein Ergebnis.

Aaaber: Wie sieht es wirklich aus?

Eigentlich war eine Woche für das Projekt geplant, und jetzt soll es in einem Bruchteil der Zeit perfekt erledigt sein? Gewöhnlich fällt auch bei einem üppig eingeplanten Puffer die Zeitschätzung in Unternehmen nicht so großzügig aus, dass das möglich sein kann.

Der schnellen Erledigung fallen dann Korrekturschleifen, Tests und andere Maßnahmen zur Qualitätssicherung zum Opfer, und das Ergebnis ist suboptimal.

Das geht besser – mit etwas Planung

Wenn du dich auch oft auf den Kick der drohenden Deadline verlässt, aber gerne ein optimales Ergebnis liefern willst: Bau dir doch etwas Spannung mit der Rückwärtsplanung auf. Und mach dir klar, was deine Aufgabe so alles an Detailanforderungen enthält.

Du siehst so, wie ein Schritt vom anderen abhängt. Und erfährst, dass du nicht alles einfach an einem Wochenende gewuppt bekommst, weil da vielleicht der Ansprechpartner für das Buchen der Location nicht erreichbar ist.

Wenn du jetzt noch mehr Spannung hineinbringen willst: Definiere für den ersten Schritt einen festen Zeitraum, den du dafür verwenden willst (Time-Boxing) Und arbeite gegen die Uhr! Aber vergleiche auch nach dem Abschluss des ersten Schrittes, ob du in der Zeit wirklich das Ergebnis erreicht hast, das du brauchst.

4. Offene Aufgaben blockieren dich

Kennst du den Zeigarnik-Effekt? Die Psychologin Bljuma Zeigarnik stellte fest, dass man seine Aufmerksamkeit durch offene Aufgaben brutal blockieren kann: Sie verschwinden erst aus dem Gedächtnis, wenn sie abgeschlossen sind.

Im Klartext: Wenn du dir vorgenommen hast, den unangenehmen Anruf doch lieber morgen zu machen, wirst du immer wieder daran denken. Bis du ihn tatsächlich gemacht hast.

Wenn das geplante Telefonat wirklich wichtig ist, kann es dich sogar vom Schlaf abhalten und du grübelst stundenlang darüber, was denn dabei herauskommen wird: Ob du den Auftrag bekommen wirst oder der Kunde dich mit seiner Beschwerde zusammenfalten wird. Und welche schlimmen Dinge noch passieren könnten.

Damit baust du dir immer höhere mentale Hürden auf, die du dann erst einmal überwinden musst, wenn du den Anruf dann wirklich anpacken willst. Gewöhnlich steigt dann die Chance, dass du ihn noch einmal verschiebst. Und noch einmal. Und so weiter.

Du bist mitten im Teufelskreis. Aber du hast ja jetzt oben gelesen, wie man sich mit kleinen Schritten daraus befreit.

Das geht besser – mit weniger Perfektionismus

Wußtest du, dass man nicht nur am Anfang eines Projekts oder einer Aufgabe prokrastinieren kann, sondern auch kurz vor dem Abschluß? Angefangene, noch nicht abgeschlossene Aufgaben lieben es, immer wieder in deinem Gehirn herumzugeistern.

Du hast also das Meeting schon fast komplett vorbereitet, nur

  • die Tagungsunterlagen sehen noch nicht so schön aus, wie du es gerne hättest
  • und es fehlen auch sonst noch 1-2 Kleinigkeiten, um das Projekt richtig abzurunden.

Wenn es jetzt nicht voran geht, kann es daran liegen, dass du perfektionistisch bist und dein Produkt noch nicht auf die Welt loslassen kannst, ohne dabei Bauchschmerzen zu haben.

Wenn du dich hier wieder erkennst: Frag dich doch mal, was schlimmstenfalls passieren kann, wenn die Tagungsmappe kein optisches Highlight wird? Das wird in den meisten Fällen garnicht gebraucht. Und es wird dir bei einem Tippfehler vermutlich keiner den Kopf abreißen.

Wahrscheinlich bist du sowieso die Einzige, die solche Fehler überhaupt bemerkt.

Also überlege mal, ob gut nicht einfach gut genug ist. Weil du in die kleinen Feinheiten überproportional viel Zeit und Ressourcen steckst. Gewöhnlich erzielt man mit 20% des Aufwandes schon 80% des Ergebnisses!

Überprüfe also, wie wichtig die offenen Punkte auf deiner Liste noch für das Ergebnis sind – und ob du hier nicht besser einen Schlusstrich ziehst und das Projekt beendest. Um den Kopf frei zu bekommen und dich dann deiner nächsten Aufgabe zuzuwenden!

Fazit: Lass dich nicht blockieren!

Aufschieben aka Prokrastinieren ist eine Gewohnheit, die du auch loswerden kannst. Um dich befreit und effektiv deinen wichtigen Zielen und Projekten zuzuwenden. Investiere hier ruhig in deine Produktivität und finde heraus, wie du deine persönliche Form des Aufschiebens dauerhaft loswirst.

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Bild: Pexels über Pixabay

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