Organisiere dich mit Notion – Teil 1

Hast du auch viele Aufgaben, Termine, Ideen und Notizen, die du dir gerne an einer Stelle zuverlässig merken möchtest, um sie einfach wieder finden zu können? Und das möglichst intuitiv und überall verfügbar? Dann kann ich dir Notion nur empfehlen!

Heute lernst du, wie du dein persönliches Wissensmanagement, deine Selbstorganisation digital mit Notion aufbaust. Und wie du gleich vorab auswählst, wie die Struktur aussieht, die zu deinem Leben passt und dich optimal bei deiner produktiven Arbeit unterstützt. Jetzt aber los!

Was ist eigentlich Notion?

Notion ist für mich die App, mit der du dein Leben organisieren, Projekte planen, Ideen sammeln und kreativ werden kannst. In deinem Arbeitsraum legst du Seiten an, auf denen du übersichtlich in Listenform oder als Kalender, aber auch optisch ansprechend in Galerien deine Notizen und Termine darstellen und erfassen kannst.

Notion selbst ist nur das Werkzeug, mit dem du einfache und komplexere Sachverhalte aus deinem Leben sammeln und wieder finden kannst. Es ist neutral, schreibt dir so gut wie nichts vor. Mit dieser großen Freiheit und Flexibilität kommt für dich die Verantwortung, erst einmal zu überlegen, WAS du eigentlich wirklich damit machen willst. Deshalb zeige ich dir hier am Beispiel einer Notizverwaltung, wie du diese je nach deinem Bedarf ganz einfach oder komplexer umsetzen kannst.

Deine Notizen mit Notion

Ich gehe jetzt mal davon aus, dass du dir einen kostenlosen Account bei Notion erstellt hast. Und vielleicht auch schon die App für deinen Rechner, dein Smartphone oder Tablet herunter geladen hast. Dann können wir loslegen!

Unter Notizen fasse ich hier mal verschiedene Informationen aus deinem beruflichen und privaten Leben zusammen, die du dir gerne merken und jederzeit aufrufen möchtest.

• ToDos
• Termine und Deadlines
• Ideen für neue Produkte
• Rezepte und Haushalts-Hacks
• Anleitungen und Howtos für die optimale Nutzung deiner Lieblingstools (WordPress, LinkedIn, Notion)
• Geschenkvorschläge für die Familie
• …

Diese Informationen sind in ihren Inhaltsstruktur sehr unterschiedlich:

• Termine und Deadlines brauchen ein Datum, zu dem sie fällig sind
• Rezepte brauchen Angaben zu Portionsanzahl, Zutaten und Zubereitung
• Anleitungen und Howtos haben meist einen Link, der auf die Quelle zeigt
• …

Überlege also zuerst, welche Datenfelder deine Notizen unbedingt brauchen. Je nachdem, wie genau du es mit diesen Detailinformationen nehmen willst, kannst du deine persönliche Notizverwaltung in Notion nach einem dieser Systeme ganz einfach Schritt für Schritt aufbauen. Heute starten wir mit der unkompliziertesten Version.

Notizen ganz einfach – die Struktur

Du rechnest nicht mit Unmengen von Notizen und hast es lieber ganz einfach? Dann löse dein Notizbuch mit dieser Notion-Anwendung ab. Logg dich bei Notion in deinen Arbeitsbereich ein und fang an. Du brauchst nur eine einzige Tabelle, die du auf einer Seite anlegst. So:

• Geh in der linken Spalte (Menü) auf den Link + Add a page und lege eine neue Seite an.
• Benenne sie z.B. „Notizen einfach“ und wähle unter „DATABASE“ Table aus.
• In der rechten Spalte wähle unter „Select data source“ + new database

Jetzt hast du eine Datenbanktabelle für deine Notizen und kannst die Spalten anlegen, die du für jede Notiz brauchst.

Du bekommst mit jeder neuen Tabelle schon zwei Felder automatisch erstellt (Abb. 1):

• Name: Der Name / Titel jeder Notiz, die du erstellst.
• Tags: Kategorien, denen du deine Notizen zuordnen willst, um sie besser zu finden

Für unsere einfache Notizverwaltung wählen wir für die Spalten diese Einstellungen:

• Name: Wird umbenannt auf „Überschrift“ (oder wie immer du es nennen willst). Klick dafür mit der rechten Maustaste auf den Spaltennamen „Name“ und wähle im Kontextmenü „Rename“, um sie umzubenennen.
• Tags: Wird umbenannt in „Kategorie„. Und dann ändere die Einstellungen so, dass jede Notiz nur einer Kategorie angehören kann. Das geht im Kontextmenü unter „Edit property“. Du wählst hier „Select“.
• Lege eine Spalte „Link“ an, indem Du neben der Spaltenüberschrift „Kategorie“ auf + … klickst. Hier benennst du die Spalte „Link“ und wählst unter „Type“ „URL“ aus.
• Jetzt brauchst du noch eine Spalte für ein Datum, z.B. für deine Termine: Lege sie wieder mit + … an und wähle jetzt als Typ „Date“. Hier kannst du auch ein Datums- und Zeitformat einstellen.

Jetzt kannst du ein paar Notizen anlegen und die Spalten deiner Tabellenübersicht füllen. Das sieht etwa dann so aus wie in Abb. 2.

Diese Tabelle zeigt nur die Daten, mit denen du deine Notizen organisierst.

• eine Überschrift, die dir sagt, worum es geht
• eine Kategorie, die dir bei der Suche und Sortierung hilft
• ein Link, wenn du deine Notizen oft aus dem Internet beziehst
• ein Datum, wenn es sich um etwas Zeitkritisches wie einen Termin oder eine Deadline handelt

Mehr Informationen zu jeder Notiz

Zusätzlich kannst du für jeden Eintrag eine eigene komplett flexiblen Inhalt anlegen, deine eigentliche Notiz. Klick dafür auf die Überschrift deiner Notiz und dann auf OPEN, um weitere Informationen aufzunehmen.

Eine leere Seite, die du völlig frei füllen kannst, erhältst du, wenn du das auswählst: „Press enter to continue with an empty page“. Wenn du den Mauszeiger oberhalb der Überschrift bewegst, erreichst du über die Links „add cover“ und „add icon“ die Eingabe für ein Coverbild – hier für ein Rezept (Abb 4.) und ein Icon (Abb. 3 und 4). Dabei kannst du auf jede Menge frei verfügbare Bilder und Icons zurückgreifen, aber auch z.B. eigene Bilder hochladen oder welche verlinken.

Auf der Seite kannst du deine Notiz mit Überschriften, Listen, Text, Links und vielem mehr erfassen. Sobald du mit der Leertaste eine neue Zeile erzeugst, kannst du entweder gleich losschreiben und einen Text eigeben oder dem Hinweis „Type ‚/‘ for commands“ folgen und eine Auswahl verfügbarer Formate aufrufen, z.B. Überschriften, Listen, Tabellen, Bilder und vieles mehr.

Wenn du die Auswahl nachträglich verändern und aus einer Überschrift doch wieder einen normalen Text machen willst, bewegst du den Mauszeiger direkt links neben diesen Inhalt auf einen „Anfasser“ (zwei senkrechte Reihen von je drei Punkten), mit dem du den Inhalt bewegen oder ein Kontextmenü mit Änderungsoptionen aufrufen kannst. Hier lässt sich jedes Element auch wieder löschen.

Du siehst die Vorteile dieser Struktur:

• Kategorien kannst du jederzeit neu hinzufügen
• Inhalte sind bis auf die organisatorieschen Infos (Überschrift, Kategorie usw.) vollkommen frei.
• Und auch diese Informationen müssen (bis auf die Überschrift) nicht alle ausgefüllt werden. Einen Link gibt es nicht für jeden Eintrag, und ein Datum wird nur für Termine benötigt.
• Mit der leeren Seite lassen sich jede Menge unterschiedlicher Informationen an deine Notiz anhängen

Einfache Notizen einfach organisiert mit Views

Bisher ging es nur um die Inhalte deiner Notizen. Über die Kategorien hast du sie schon einmal deinen Arbeits- und Lebensbereichen zugeordnet. Da geht noch mehr! Lege dir neue Unterseiten deiner Notizen-Seite an, die immer nur eine Kategorie auf einmal anzeigen. So bekommst du einen Terminkalender, ein Rezeptbuch, und vieles mehr.

Notion nennt diese Ansichten „Views“. Du kannst sie auf jeder Seite über den Link + add view erzeugen (Abb. 5). Dabei kannst du neben der Beschränkung der angezeigten Einträge auf eine Katgoerie auch passende Darstellungsformen wählen, die dir mehr bieten als die reine Tabellenansicht.

Ansicht für organisatorisches

In unserem Beispiel findest du unter dieser Kategorie Informationen zum Thema Zeitmanagement, Arbeitsorganisation usw. Das sind die Einstellungen:

• Als Filter nehmen wir die Kategorie „Organisation“
• Das Format wählen wir über „Layout“ „Gallery“ und „Card preview: None“
• dann können wir über „Properties shown“ auswählen, dass wir außer der Überschrift hier nur noch den Link angezeigt bekommen wollen.
• Mit „add filter“ beschränkst du diese Ansicht auf die Kategorie „Organisation“

Dein einfaches Rezeptbuch mit Notion

Für deine Rezepte hättest du sicher gerne mehr Informationen in der Übersicht: Nicht nur den Namen des Rezeptes, sondern auch gleich ein Bild, das dir zeigt, was du da eigentlich kochen sollst. Kein Problem:

• Du legst eine neue View an
• Du filterst nach deiner Kategorie „Rezepte“
• und du wählst als Format / Layout Gallery aus
• sowie als „Card preview“ „Page cover“
• Dann siehst du Bilder und Überschrift deiner Rezepte

Dein einfacher Terminkalender

Für deine Termine brauchst du natürlich eher einen Kalender als eine Liste. Wie gut, dass Notion das auch kann :)

• Lege wieder mal eine neue View an
• und wähle einfach nur als Layout „Calendar“
• du brauchst keinen Filter nach der Kategorie „Termine“, das Layout erfasst nur Notizen, die ein Datum haben. Fertig!
• Der neue Kalender zeigt die Termine mit Überschrift und Uhrzeit zum gewählten Datum an, also unsere Deadline am 5.5. um 11:00 Uhr.
• Und wie es sich für einen richtigen Terminkalender gehört, ist das aktuelle Datum ebenfalls markiert (der rote Punkt: heute ist der 9.5.)

Soweit unsere einfache Notizverwaltung mit Notion. Du siehst: Mit einfachen Mitteln geht schon viel. Und mit deinen Kategorien kannst du dir individuellen Ansichten deiner Termine, Rezepte und Infos anlegen, die sich flexibel erweitern lassen. Wie du mit Notion-Templates noch mehr daraus machen kannst, erfährst du in Teil 2.

Bild: Pexels